Примеры заполнения бумажной трудовой книжки
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Примеры заполнения бумажной трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как правило, на неправильно совершенные записи либо их полноту лицо обращает внимание только при выходе на пенсию, во время оформления заграничного паспорта для выезда за рубеж или при сборе необходимой документации для получения банковского кредита. Некорректное заполнение основного трудового документа лица может повлечь отрицательные последствия, которые необходимо немедленно устранить. Однако не всегда это возможно сделать быстро и без существенных временных затрат, ведь организация – бывший работодатель может быть реорганизована, сменить свое фактическое место нахождения, поменять руководителя либо вообще быть ликвидирована. В этом случае потребуется не один день на восстановление правильной записи в трудовой книжке.
Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.
Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству
| Вопрос | Решение |
| Увольняется сотрудник, у которого книжка ведется на двух языках. Как проводится заверка записей в этом случае? | В этом случае требуется писать об увольнении также на двух языках. Заверка нужна для обоих текстов. |
| Сотрудница ушла в отпуск с последующим увольнением. Теперь отказывается приезжать в офис и забирать книжку. Можно ли направить документ почтой? | Документ можно отправить почтой только в одном случае: специалист дал на это свое согласие. Если согласия нет, требуется направить письменное извещение с просьбой самостоятельно забрать документ. |
| Нужно ли писать «ознакомлен» при заверке записи об увольнении? | Закон не устанавливает обязанности писать «ознакомлен», поэтому делать это необязательно. Но если написать «ознакомлен», это не будет большой ошибкой. |
| Бизнесмен открыл ИП, нанял много работников. Должен ли предприниматель самостоятельно вести книжки сотрудников? | Предприниматель должен самостоятельно вести бланки. Можно также назначить ответственное лицо. Издается приказ о передаче полномочий кадровику, секретарю или бухгалтеру. Прядок установлен пунктом 45 Правил. |
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Как сделать запись об увольнении
Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата увольнения;
- в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
- в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).
Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?
Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:
- уволен по сокращению штата;
- уволен в связи с ликвидацией;
- уволен по собственному желанию;
- уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.
Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.
Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.
Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.
Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:
- если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
- если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).
При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:
- по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
- если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.
Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.
Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.
Увольнение в порядке перевода
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
- В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
- В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
- В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
- В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
- Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
- В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.
Трудовая книжка представляет собой небольшой многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Его форма предусмотрена государством и является обязательной к применению на основании положений норм закона. В трудовой книжке формируются история трудовой деятельности и стаж наемного работника.
Форма и порядок составления таких книжек закреплены в двух подзаконных актах:
- Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
Рассматриваемый документ, как правило, хранится у работодателя. Исключение из правил составляют случаи, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму в организации или у индивидуального предпринимателя.
Кто может подписывать этот документ?
Вопросы, касающиеся ведения и заполнения трудовых книжек, регламентируются Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года.
В случае увольнения работника в его трудовую книжку вносится соответствующая запись, указывающая на:
- причину расторжения рабочих правоотношений сторон;
- дату этого события;
- реквизиты приказа, который лег в основу увольнения.
Вносить записи в трудовую книжку имеют право:
- руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (ИП);
- руководитель кадрового подразделения компании;
- специально назначенное лицо, уполномоченное на заполнение трудовых книжек, например, на период отсутствия кадрового работника.
Для того, чтобы передать полномочия по заполнению трудовых книжек определенному сотруднику, руководитель предприятия издает соответствующий приказ.
Если внесение записей в трудовые книжки является основной работой начальника отдела кадров, то на период его отсутствия (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) обязанность по ведению и заполнению трудовых книжек должна быть возложена на другого работника. Делается это путем издания соответствующего приказа, в котором должны содержаться следующие сведения:
- Ф. И. О., должность лица, которому временно вменяется исполнение обязанностей по ведению трудовых книжек;
- промежуток времени, в течение которого сотрудник должен исполнять данные обязанности;
- информация о доплате за выполнение дополнительного объема работ.
После заполнения всех граф трудовой книжки (порядковый номер, правовое основание прекращения трудового договора, реквизиты приказа, дата увольнения) специалист, уполномоченный на ведение книжек, или ИП должен подписать документ и тем самым подтвердить достоверность внесенных сведений. При этом подпись уполномоченного сотрудника или ИП должна включать в себя:
- наименование занимаемой должности;
- непосредственно подпись;
- расшифровку подписи, т. е. фамилию, имя и отчество без сокращений.
Оформление трудовой книжки при увольнении
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2007, N 2
Оформление трудовой книжки при увольнении
Кто подпишет?
Подписывает работодатель
Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку. Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнении трудовых книжек (далее — Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований прекращения (расторжения) трудового договора.
———————————
Утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
В графе 1 проставить порядковый номер записи.
В графе 2 указать дату ее внесения.
В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Ответственность за фиктивные записи в трудовой
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
За фиктивные записи в трудовой книжке генеральному директору, сотруднику, ответственному за заполнение трудовых, или индивидуальному предпринимателю может грозить уголовная ответственность.
Так, если человек будет получать пенсию, на которую не имеет права, фиктивные записи могут расценить как мошенничество с госвыплатами. Наказание варьируется от штрафа до лишения свободы на срок до 2 лет. Еще могут применить статью уголовного кодекса о служебном подлоге. Квалификация зависит от того, кто вносил запись, а также как и для чего.
Делегируем полномочия
Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительные обязанности по обеспечению кадрового делопроизводства и работе с трудовой книжкой. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. Пример 1).
С должностью или без?
Еще один вариант, когда подпись работника совершается не совсем по правилам: присутствует личная подпись, присутствует расшифровка, но нет указания на должность работника, например,
«Образец подписи 4»
И.И. Иванов». Но отсутствие указания на должность делает реквизит «подпись» неполным. Кроме того, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника должны производиться по одинаковым правилам, поскольку п. 35 Правил не делает между ними различий.
Так, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, просто немыслима без указания на должность (см. Пример 3). Тогда почему такое указание игнорируется, когда подпись проставляет работник? По мнению автора, обе подписи должны воспроизводиться по аналогичным правилам.
Иногда приводится довольно необычный аргумент против указания должности в подписи работника в трудовой книжке. Считается, что увольняющийся работник — уже «отрезанный ломоть», то есть работником теперь не является, а поэтому и не надо указывать его должность, поскольку таковой у него не имеется. Это противоречит нормам Трудового кодекса РФ.
Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем увольнения (днем прекращения трудового договора) является последний день работы. В этот день и должна быть внесена запись об увольнении (п. 10 Правил), а также выдана трудовая книжка на руки работнику. Этот день указывается в табеле учета рабочего времени как отработанный. То есть в последний день работы работник еще трудится по обусловленной трудовым договором трудовой функции, а значит, выполняет работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ). Таким образом, должность у увольняющего работника никуда не делась.
Все эти аргументы свидетельствуют о необходимости указания на должность в подписи работника.
В то же время есть один нюанс. Представим, что увольняющийся работник занимал должность юрисконсульта. Его подпись будет выглядеть так:
Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.
Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству
| Вопрос | Решение |
| Увольняется сотрудник, у которого книжка ведется на двух языках. Как проводится заверка записей в этом случае? | В этом случае требуется писать об увольнении также на двух языках. Заверка нужна для обоих текстов. |
| Сотрудница ушла в отпуск с последующим увольнением. Теперь отказывается приезжать в офис и забирать книжку. Можно ли направить документ почтой? | Документ можно отправить почтой только в одном случае: специалист дал на это свое согласие. Если согласия нет, требуется направить письменное извещение с просьбой самостоятельно забрать документ. |
| Нужно ли писать «ознакомлен» при заверке записи об увольнении? | Закон не устанавливает обязанности писать «ознакомлен», поэтому делать это необязательно. Но если написать «ознакомлен», это не будет большой ошибкой. |
| Бизнесмен открыл ИП, нанял много работников. Должен ли предприниматель самостоятельно вести книжки сотрудников? | Предприниматель должен самостоятельно вести бланки. Можно также назначить ответственное лицо. Издается приказ о передаче полномочий кадровику, секретарю или бухгалтеру. Прядок установлен пунктом 45 Правил. |
Регламентирующие документы по печати
Вопрос, связанный с постановкой печати в документе рассматриваемого вида, регулируется многими законодательными статьями, которые не образуют единый раздел, а присутствуют в разных актах нормативно-правового характера.
Тот же Трудовой кодекс содержит по этому поводу минимальную информацию, сообщая, что записи в «трудовые» должны вноситься в соответствии с определенными правилами, не уточняя, какие это правила. В этом законодательном документе нет отдельной статьи, регламентирующей требования по постановке печати.
Большей подробностью в рамках поставленного вопроса отличается информация, содержащаяся в правилах для кадровиков, которые устанавливают, каким образом надо хранить «трудовые» и заполнять. Так, п. 35 этих правил сообщает, как подтверждаются записи посредством печати.
О том, как ставится печать на титульный лист, не в подробностях, но достаточно понятно рассказывает Письмо Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года в пункте 2/2.
А теперь мы передадим многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек. Т.к., к сожалению, никакого руководства по постановке штампа не существует.
Ознакомление работника с записями в трудовой книжке
Обновление: 16 декабря 2020 г.
Организации и индивидуальные предприниматели ведут на своих сотрудников трудовые книжки. Этот документ подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж. Как следствие, информация, внесенная в этот документ, оказывает влияние на последующее трудоустройство работника и начисление пенсии по завершении трудовой деятельности. По этой причине законодательство строго регламентирует порядок ведения этого документа, давая четкие рекомендации по внесению тех или иных записей и совершению прочих действий с этим документом (производству бланков, хранению и т.п.). Работник с записями в трудовой книжке должен быть ознакомлен (образец записи о таком ознакомлении законодательством не предусмотрен, для соответствующего подтверждения достаточно подписи работника).