Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Доверенность на получение товара внутри организации обычно выписывается на сотрудников, уполномоченных получать товарно-материальные ценности от лица компании: менеджеров по закупкам, руководителей отдела поставок, логистов, экспедиторов и т.д.

На что обратить внимание

Выдавать доверенность на получение ТМЦ вправе только руководитель или иное лицо, которое действует от имени организации в соответствии с учредительными документами. Ни главный бухгалтер, ни другие сотрудники не вправе ее подписывать. В некоторых компаниях предусмотрено визирование бухгалтером доверенности на получение материальных ценностей, однако по закону это не является обязательным.

Доверенным лицом (т. е. кому доверяется получить ТМЦ) может быть как работник организации, так и стороннее лицо. Если доверенный работает в компании, обычно указывают его должность.

Срок полномочий указывать не обязательно, но если не указана дата выдачи, официальная бумага является ничтожной.

В результате неправильного оформления документа контрагент может не выдать товар вашему представителю. Это, конечно, неприятно, особенно если человек зря проехал на большое расстояние. Но гораздо более существенными могут быть последствия выдачи дорогостоящих материальных ценностей неуполномоченному лицу. Поэтому требование о предъявлении оригинала полномочий и паспорта для таких ТМЦ во многих организациях являются обязательными.

Как уже говорилось ранее, заполненные образцы доверенностей на получение заказов и товаров от организации или ООО должны храниться в архивах предприятия, как минимум, в течение пяти лет. Подобная запасливость убережет владельца бизнеса от всевозможных проблем и неприятных ситуаций, касающихся споров с сотрудниками, поставщиками, экспедиторами и контрагентами.

Кроме того, современные фирмы нередко сталкиваются со случаями, в рамках которых нужно быстро и грамотно аннулировать ранее сформированный сертификат. Сделать это можно путем создания обыкновенного письменного уведомления, направляемого от имени самой организации. Причем специалисты в области юриспруденции рекомендуют забирать оригинальный бланк, вне зависимости от каких-либо сторонних обстоятельств. Таким образом, хозяин фирмы (или старшее, ответственное лицо), уберегает себя от проблем самого разного характера.

Унифицированная доверенность

Утвержденные формы доверенностей содержатся в Постановлении Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а. Данные формы не являются обязательными, поэтому предприятие может самостоятельно определить будет ли оно использовать доверенности по установленной Госкомстатом форме либо разработает свой собственный бланк.

Если разрабатывать собственный бланк, то он должен содержать все реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона No 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Унифицированную или собственную форму доверенности нужно утвердить учетной политикой организации или другим внутренним актом.

Формы М-2 и М-2а являются первичными учетными документами и готовятся бухгалтерией. Право получения ценностей может быть предоставлено как сотруднику организации, так и внешнему лицу (постановление Президиума ВАС РФ от 13.08.1996 N 1792/96). Унифицированная форма обязательно должна быть подписана директором организации и главным бухгалтером. Как правило, срок выдачи такой доверенности составляет 15-30 дней.

Для чего нужна доверенность М2-а

Кроме двухсоставной доверенности М2, существует документ по форме М2-а. Её заполняют тогда, когда нужно часто закупать или доставлять товары. Например, происходит постоянный подвоз товара на склад, и доверенное лицо должно на регулярной основе его принимать от производителя. Этот документ отличается тем, что в нём отсутствует отрывной талон. Когда сотрудник получает форму М2-а, он делает это под роспись в журнале по учёту выданных документов. Оформляется такой документ гораздо проще и быстрее, чем стандартная двухсоставная форма. Это сокращает время на организационные вопросы и позволяет организовать рабочий процесс гораздо эффективнее.

Не только большие предприятия могут выдавать доверенность своим ответственным лицам. Например, индивидуальные предприниматели могут выдавать другому индивидуальному предпринимателю такой документ. Если нужно заполнить форму М2, то нужно указывать фамилии, имя, отчества ИП, их данные из паспорта, а также номер регистрационного свидетельства в статусе ИП. Всё остальное заполняется стандартным образом.

Сроки действия документа

В настоящее время доверенность на получение материальных ценностей может оформляться на срок, который компания закрепляет в своих нормативных локальных актах.

Ранее организации могли выписывать доверенность сроком на десять дней. По его истечении, если представитель не успел воспользоваться данной доверенностью, фирма могла выписать ему новый бланк.

Сейчас руководство имеет право установить различные сроки действия доверенности для каждого случая. Главное требование — эти периоды нужны зафиксировать в локальных нормативных документах предприятия, например в учетной политике.

Существует практика, согласно которой подобные доверенности принято выписывать на период не превышающий 15 дней. Считается, что этого времени достаточно, чтобы получить материальные ценности.

Для формы М-2а чаще всего срок определяется в 30 дней, но она может быть оформлена и на период действия договора поставки.

Если выписанная ранее доверенность не использована, то ее обязательно нужно вернуть в компанию, чтобы ее погасили штампом «Не использована».

Как отозвать (аннулировать) доверенность

Можно столкнуться с ситуацией, когда возникает необходимость аннулировать доверенность до того, как закончится ее действие. В таких ситуациях заявитель должен оформить соответствующий документ в письменном виде. Отказ необходимо предоставить поставщику или другим лицам, которым эта доверенность предъявлялась. Момент, когда он будет оповещен об отзыве доверенности и будет считаться моментом начала его действия. Желательно получить документ, подтверждающий факт получения такого уведомления. Если отзыв передавался курьером, он начинает действовать с момента получения.

Однако для аннулирования необходимо помнить о некоторых нюансах. Например, отзыв необходимо оформлять тем же способом, который использовался при составлении доверенности. Если она заверялась нотариусом, к нему необходимо обратиться и для оформления аннулирования.

Также нужно знать, нет необходимости, чтобы с отзывом доверенности согласилось доверенное лицо. Данный документ составляется в одностороннем порядке. Для этого достаточно лишь желания доверителя досрочно прекратить действие доверенности. Вовсе нет необходимости объяснять причины такого решения.

1. Наименование компании.
2. Наименование документа.
3. Порядковый номер (указывать не обязательно, но желательно).
4. Место выдачи (населенный пункт).
5. Дата совершения, прописью указывается число, месяц, год (заполнять строго обязательно! Иначе, доверенность признается ничтожной).
6. Текст доверенности, который включает в себя:
   Наименование фирмы – доверителя, ОГРН, ИНН, адрес.
7. Данные лица (ФИО, должность), подписывающего доверенность от имени фирмы.
8. Данные доверенного лица (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации по месту жительства).
9. Перечень полномочий, для совершения которых выдается доверенность (можно конкретизировать). Указание на третье лицо, перед которым будут представлены интересы доверителя.
10. Срок действия доверенности.
11. Сведения о праве передоверия полномочий (если такое право предоставляется).
12. Подпись лица, на которое оформляется данный документ.
13. Подпись директора и главного (старшего) бухгалтера.
14. Печать компании.

Перечень товаров, передаваемых покупателю, количество, единицы измерения, порядковый номер указываются на оборотной стороне.

Если в бланке присутствуют незаполненные строки, ставится прочерк большим зигзагом. Ниже документ подписывается доверенном лицом, что подтверждает получение им данной доверенности.

Каков порядок заполнения доверенностей М-2?

Цитата:Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей. Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов по форме М-2а или М-2, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей. Доверенность должна обязательно содержать: Полное или сокращенное наименование организации, выдающей доверенность, в соответствии с тем, как оно указывается в учредительных документах, с указанием организационно-правовой формы (ОАО, ЗАО, ООО и т.п.); Код организации по ОКПО, который присваивается ей государственными регистрирующими и статистическими органами; Регистрационный номер доверенности, согласно журналу учета документации на предприятии; Дату составления доверенности. Дата составления доверенности не может быть ранее даты обосновывающего документа (счёт поставщика материальных ценностей); Срок действия доверенности. Доверенность должна быть действительной на момент её предъявления. Срок действия доверенности не может быть более тридцати дней с момента составления доверенности. Доверенности с не указанным сроком действия действуют десять дней с момента составления доверенности; Наименование потребителя и его адрес: ИНН, полное или сокращенное наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, полный юридический адрес; Наименование плательщика и его адрес: ИНН, полное или сокращенное наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, полный юридический адрес; Банковские реквизиты плательщика. Обязательно указывается расчётный счет и наименование банка плательщика; Сведения о доверенном лице. Фамилия, Имя, Отчество указывается полностью без сокращений. Паспортные данные с обязательным указанием номера, серии, даты выдачи, наименования учреждения, выдавшего документ; Полное или сокращенное наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, у которой нужно получить материальные ценности по данной доверенности; Наименование, номер и дата документа, по которому нужно получить материальные ценности (счёт поставщика материальных ценностей). Вписанные в доверенность реквизиты документов, служащих основанием для отпуска материальных ценностей, заменяют собой перечень материальных ценностей, подлежащих получению. В этом случае перечень материальных ценностей, подлежащих получению, не заполняется, а в таблице ставятся прочерки. Если же в доверенности не указан документ, на основании которого доверенное лицо будет получать материальные ценности от поставщика, либо в этом документе нет перечня материальных ценностей и их количества, соответствующие данные нужно указать в перечне материальных ценностей, подлежащих получению. Перечень материальных ценностей, единица измерения и количество, подлежащих получению, указывается обязательно прописью. Оставшееся пустое место в таблице после заполнения обязательно прочеркивается; В случае если планируется частичное получение материальных ценностей, указанных в счете, то необходимо заполнить перечень товаров и их количество в соответствии с обозначениями, указанными в счете поставщика; Подпись доверенного лица, получившего доверенность; Подпись руководителя организации, выдавшей доверенность. Подпись и расшифровка обязательно; Подпись главного бухгалтера организации, выдавшей доверенность. Подпись и расшифровка обязательно; Печать организации, выдавшей доверенность. Исправления, подчистки, помарки в доверенности не допускаются. Подписи руководителя, главного бухгалтера, уполномоченного лица на доверенности выполняются шариковой ручкой контрастными чернилами голубого, или фиолетового цвета. Не допускается простановка подписей методом факсимиле (штампик), распечатка отсканированных подписей, простановка подписей иными полиграфическими способами. Оттиск печати должен быть разборчивым, не допускается использование печатей воспроизведенных с помощью струйных принтеров и/или другим типографским способом. Наименование организации, ИНН или регистрационный номер в печати должны читаться однозначно. В доверенности не запрещено указывать дополнительные сведения. Предъявление доверенности с любым из недостатков, указанных выше приводит к отказу в выдаче товара. Доверенность на получение материальных ценностей не будет обладать юридической силой в следующих случаях: Бланк доверенности не отвечает установленным нормам и требованиям; Доверенность не имеет обязательных реквизитов. Предъявление доверенности, имеющей поправки и помарки. Вместо полного имени и отчества лица, на которое выписана доверенность, указаны только инициалы. Унифицированные формы доверенности предполагают указание полного имени и отчества. В банковских реквизитах отсутствует наименование кредитной организации. Возможно, номер расчётного счёта позволяет однозначно идентифицировать и прочие платежные реквизиты. Тем не менее, в данном случае поставщик обязан отказать в приёме доверенности и выдаче материальных ценностей. Указано только наименование и номер документа, в соответствии с которым производится отпуск. Для того, чтобы реквизиты считались заполненными правильно, необходимо указание даты документа. Окончание срока, на который выдана доверенность. Доверенность не содержит образец подписи лица, на имя которого она выписывалась. Предъявитель доверенности не имеет в наличии паспорта, данные которого указаны в документе. Не указана организационно-правовая форма (ОАО, ЗАО, ООО и т.п.) или иной дополнительный признак, позволяющий однозначно установить юридическое лицо, выписавшее доверенность. Дата выдачи доверенности является обязательным реквизитом. Отсутствие даты выдачи в любом случае делает доверенность ничтожной. Доверенность без печати выдавшей её организации. Получение сообщения получателя об аннулировании доверенности. Доверенности выдаются на получение материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по счету или другому заменяющему его документу. Помните, что бланк доверенности необходимо заполнять полностью. Даже пустые графы документа должны содержать прочерки, чтобы потом в них ничего нельзя было вписать. В случаях, когда доверенное лицо должно получать материальные ценности по нескольким счетам и другим заменяющим их документам, ему должно быть выдано несколько доверенностей. К каждому документу принимается отдельная доверенность. Доверенность к нескольким счетам и заменяющим их документов не принимается.

Порядок отпуска ТМЦ по доверенности

При отпуске ТМЦ на складе Поставщика, до начала отгрузки представитель Покупателя должен представить менеджеру склада оригинал паспорта и правильно оформленный оригинал доверенности. Данные в доверенности должны совпадать с данными в паспорте гражданина РФ, который предъявляется при получении товара. Оригинал доверенности передается Поставщику.

Получить товар без доверенности вправе только руководитель организации, который должен иметь при себе печать организации, а также копию заверенного им приказа и решения о назначении на должность, с проставлением печати организации.

Отпуск товарно-материальных ценностей не производится в случаях:

1. предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
2. предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;
3. непредъявления паспорта, указанного в доверенности;
4. окончания срока, на который выдана доверенность;
5. аннулировании доверенности.

Оттиск печати должен быть разборчивым, не допускается использование печатей воспроизведенных с помощью струйных принтеров и/или другим типографским способом.

Наименование организации, ИНН или регистрационный номер в печати должны читаться однозначно.

Срок доверенности на получение ТМЦ

Срок действия данного документа равен 5 годам – это прописано в законодательстве и указывается на самом бланке. Если этой записи на документе нет, тогда с момента составления доверенность действительна ровно год. На ней должна быть указана дата выдачи, без этой записи бумага недействительна. Доверенность удобнее получать на максимальный срок, но иногда это невозможно. Товар может поставляться централизованно или во время каждой сделки перечень ТМЦ будет различаться. Если документ выдаётся на разовое получение товара, тогда он действителен только в течение 10 дней.

Учёт этих бланков осуществляется в специальной книге – прошнурованном и пронумерованном журнале «Учёт доверенностей».

В журнале отображается:

• Номер доверенности, он должен совпадать с номером на бланке.
• Данные доверенного лица.
• Срок выдачи документа.
• Подпись доверенного лица – это свидетельство того, что он получил документ.

После получения товара, сотрудник должен отчитаться, и на следующий день представить бухгалтеру документ о совершении операции. Специалист отмечает в журнале номер накладной и дату получения товара напротив той графы, в которой отображаются данные об этой доверенности на получение ТМЦ. Документ должен находиться у продавца вместе с товарной накладной.

На какой срок выдается доверенность и у кого она остается

Доверитель определяет не только объем полномочий, но и срок, по истечении которого документ утрачивает свою силу. Точный срок указывается на самом бланке при его оформлении. При его отсутствии документ действует на протяжении одного года, начиная от даты оформления.

Конечно, доверенность, оформленная на длительный срок, намного удобнее. Но она не всегда уместна. К примеру, не удастся воспользоваться данным документом, если каждый раз при получении товара его перечень будет меняться. Чтобы выполнить разовые обязательства, оформляется документ сроком лишь на десять дней.

После получения товара доверенное лицо обязано сообщит о совершении сделки. В журнале доверенностей бухгалтер делает пометку, проставляя дату получения товара и номер документа.

Особенности письменного полномочия на товарно-материальные ценности

Согласно п.1 ст. 185 ГК РФ Доверенностью признается письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. По сути, доверенность ТМЦ – документ, подтверждающий полномочия должностного лица на получение ТМЦ от продавца на основании договора поставки (купли-продажи) товара.

Оформление допускается, как на покупателя, так и продавца, с целью обеспечить правовую безопасность обеим сторонам. Данная бумага необходима:

• ТМЦ могут передаваться покупателю от продавца на территории покупателя. Продавец доставляет товар собственными силами.
• ТМЦ могут получаться на территории (складе) поставщика. В данной ситуации продавец обязан проверить полномочия доверенного лица.
• ТМЦ могут передаваться на нейтральной территории. Условия передачи товара прописываются в договоре поставки.

Обратите внимание! Если передача ТМЦ происходит в одном месте (складе) по нескольким сопроводительным документам, допускается оформление одной доверенности, с указанием номеров и дат всех сопроводительных документов.

А при необходимости получения материальных ценностей в разных местах (складах) от одного поставщика, применительно оформление нескольких документов.

1. Допускается оформление доверенности ТМЦ на любого сотрудника компании.
2. Не запрещено оформление доверенности стороннему лицу (родственнику, приятелю и т.п.). Но в этом случае, у аудиторов, при обнаружении данного факта, возникнет вопрос, на каком основании доверенное лицо оказывает услуги. Безвозмездное оказание услуг может навести на мысль о неофициальном трудоустройстве или заработной плате в «конверте».
3. Случается, что подобные документы выписываются на курьеров логистических фирм, на которых возлагаются обязанности по доставке товара. В этой ситуации, правовые отношения регулируются договором на оказание транспортно-логистических услуг.

Генеральная доверенность	Обычная доверенность
Что общего между ними?
Структура обоих документов может быть идентичной
В отношении передаваемых полномочий по обоим типам доверенности законодательно установлены одинаковые ограничения
В чем разница между ними?
Определяет широкий круг полномочий доверенного лица	Определяет ограниченный круг полномочий доверенного лица
Требует нотариального заверения	Требует нотариального заверения только в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством
Доверенное лицо не обязано информировать человека, выписавшего доверенность, о вступлении в какие-либо правоотношения	Доверенное лицо обязано информировать человека, выписавшего доверенность, о вступлении в правоотношения

Представителем интересов компании, который имеет право действовать без каких-либо дополнительных документов, а просто на основании положений, прописанных в уставе, является ее генеральный директор. В крупных компаниях руководитель, хоть в конечном итоге и отвечает за все, не может физически участвовать в абсолютно всех областях деятельности. В этом случае свою ответственность он делегирует подчиненным. Одна из таких областей деятельности, в которой полномочия передаются ответственным сотрудникам, связана с товарооборотом. Полномочия в данном случае могут быть переданы на основании доверенности на получение ТМЦ.

Разновидности доверенностей

Типовые бланки доверенности, которые можно скачать в Word или в Excell ,представлены в двух основных формах М-2 и 2а. Их отличие в том, что первый вариант является «одноразовым» и предназначен для совершения одиночных сделок, в то время, как М-2а используется для длительного сотрудничества с постоянными партнерами.

По «объему» полномочий существует 3 вида ДПТ:

• Общие (генеральные). Дают право совершать все юридические действия в рамках законодательства РФ: Например, получение (покупка) оборудования с последующим использованием для каких-либо нужд, с правом продажи, передачи в аренду и пр.
• Специальные. Определяют возможность реализации «связанных» или однотипных действий. Например, закупка различной продукции, оформление аренды и др.
• Разовые. Ограничивают права доверенного лица на совершение одной сделки. Например, получение пенсии за определенный месяц.

Похожие записи:

• Как выписать человека из квартиры и можно ли без согласия
• Включаются ли в среднесписочную численность декретницы?
• Где проходят суды с МФО по долгам 2024 год