СЗВ-ТД в 2022 году: кто должен сдавать и когда
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «СЗВ-ТД в 2022 году: кто должен сдавать и когда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма отчёта утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. В 2021 году бланк обновился — в нём появились дополнительные поля. Соответственно, изменился и порядок его заполнения. Расскажем, как заполнить СЗВ-ТД.
Форма заполняется на основании документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, приказов, распоряжений. Состоит она всего из одного листа, однако на каждого работника составляется отдельный отчёт.
Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:
- регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
- наименование организации (ФИО ИП);
- ИНН;
- КПП — только для организаций.
Второй блок называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» — он появился в форме с 1 августа 2021 года. Этот блок следует заполнить при реорганизации в том случае, если правопреемнику работодателя, снятого с учета в качестве страхователя, нужно исправить ранее представленные предыдущим работодателем данные о работниках (пункт 2.4 Порядка заполнения). Здесь указываются данные предыдущего работодателя — регистрационный номер в ПФР, название / ФИО ИП, ИНН, КПП.
Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:
- фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
- дата рождения;
- СНИЛС
В следующем блоке отражается информация о поданных заявлениях. Это может быть заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если одно из них подано, в соответствующей строке нужно указать дату подачи.
На практике может произойти так, что человек написал заявление с решением по поводу формата трудовой книжки, но затем изменил своё мнение. В этом случае в строке подлежащего отмене заявления в поле «Признак отмены» нужно указать знак «X» и рядом поставить дату заявления, которое должно быть отозвано.
В таблице отражаются данные о трудовой деятельности работника. Она состоит из 11 граф, в которых нужно указать:
- Номер записи о кадровом мероприятии.
- Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
- Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
- Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
- Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
- Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
- Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
- Наименование документа-основания кадровых действий.
- Дата этого документа.
- Номер документа без указания значка «№».
- Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».
В каких случаях нужно заполнить и сдать форму СЗВ-ТД
Подавать форму СЗВ-ТД следует как по тем сотрудникам, с которыми работодатель заключил трудовой договор по основному месту работы, так и по другим — работающим дистанционно или по совместительству. Отчётность подаётся и на иностранных работников, если с ними подписан договор. А вот по сотрудникам, которые работают на основе гражданско-правовых отношений, эта отчётность не подаётся.
Правила подразумевают сдачу формы СЗВ-ТД при следующих кадровых ситуациях:
- приём и увольнение сотрудника;
- смена должности в рамках одного предприятия;
- присвоение нового разряда, квалификации;
- заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК;
- судебный запрет занимать определённую должность.
Также эта форма нужна будет в случае, если компания сменила название. То же самое касается и переименования должности.
Если по работнику не было никаких кадровых изменений, СЗВ-ТД на него не подаётся.
Кто сдает форму СЗВ-ТД?
Отчет СЗВ-ТД ввели для реализации проекта электронных трудовых книжек. Расшифровка аббревиатуры СЗВ-ТД — «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Идея проста: работодатель в оперативном режиме направляет сведения в ПФР обо всех кадровых передвижениях сотрудников, а ПФР заносит их в единую базу. В результате каждый работник может быстро получить данные о своей трудовой деятельности (а в будущем и правильно посчитать пенсию).
Согласно п. 2.4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» сведения по форме СЗВ-ТД компания (или ИП) подает на работающих у нее лиц при наступлении кадрового события, в том числе:
- приеме на работу;
- увольнении;
- переводе на другую работу (постоянную).
Отчет направляют в бумажном или в электронном виде. Если работников на предприятии более 10, то применяется электронный формат. Индивидуальный лицевой счет (ИЛС) сотрудника в ПФР включает часть «Сведения о трудовой деятельности». В персонифицированный отчет входят следующие сведения о:
- месте работы (название учреждения-работодателя, его регистрационный номер в качестве страхователя, ИНН);
- трудовых функциях;
- трудовых периодах (наименование подразделения, прием, название должности или специальности, квалификация);
- перемещениях по службе;
- увольнении и его основаниях;
- документах — основаниях для оформления.
Обстоятельства, при которых сдаётся СЗВ-ТД
В 2022 году СЗВ-ТД не относится к постоянным видам отчетности, а подаётся в определённых обстоятельствах, которые характеризуются как кадровые изменения. К ним относятся:
- Приём человека на работу;
- Перевод сотрудника на другую работу;
- Увольнение персонала;
- Повышение квалификации или получение дополнительной специальности;
- Решения суда, запрещающие человеку занимать определённые должности;
- При получении от работника заявления с выбором формы трудовой (как мы уже говорили, сотрудник может выбрать, в каком виде будет фиксироваться его трудовой стаж — в бумажном или цифровом).
Как определить «Код выполняемой функции» в отчёте
Напомним, что согласно нововведениям, начавшим свое действие в 2021-ом, пункт «Код выполняемой функции» в отчёте СЗВ-ТД должен быть прописан в обязательном порядке. Этот пункт нельзя пропускать даже если предприятие (или конкретная должность) не применяет профессиональных стандартов. Код, соответствующий должности или обязанностям работника (если нет профстандартов) можно найти в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08).
Код представляет собой пять цифр и формируется по определенным правилам:
- четыре цифры слева направо отражают наименование группы занятий в классификаторе.
- вторая часть кода представляет собой контрольное число, расположенное в колонке справа от кода наименования группы занятий.
Найти код можно несколькими способами:
- Способ №1. (актуален для должностей, профстандарт которых утверждён после 1 января 2016 года).
- Способ №2. (подходит для должностей без утверждённого профстандарта).
- Способ №3. Можно воспользоваться специальными сервисами, которые быстро помогут найти нужный код.
В первом разделе ОКЗ «Общие сведения» можно найти таблицу «Группа занятий», в которой есть код для конкретных должностей. Будьте внимательны, поскольку действующий ОКЗ стал актуальным только с 1 июня 2015 года. До этого существовал другой классификатор, утверждённый в 1993 году. Коды в двух документах не совпадают, поэтому мы советуем обращать внимание, на какой из двух документов стоит ссылка в профстандарте.
В классификаторе, помимо конкретных должностей, как в способе №1, приведены коды для занятий без утверждённого профстандарта, но с описанием трудовых функций. То есть, через поиск можно найти конкретную задачу, которой занимается работник, и присвоить его должности конкретный код.
Что будет, если не сдавать отчет?
В свою очередь, сдача формы СЗВ-ТД с соблюдением сроков является обязательным требованием для всех работодателей. А вот нарушения следующих норм могут повлечь административное наказание:
- Несоблюдение сроков сдачи СЗВ-ТД;
- Предоставление недостоверных данных о трудовой деятельности работников;
- Направление неполной информации о кадровых мероприятиях.
В соответствии с КоАП совершившие подобные правонарушения могут наказываться:
- Предупреждением;
- Штрафом 1000 – 5000 рублей для должностных лиц;
- Штрафом 30000 – 50000 рублей для компаний;
- Дисквалификацией должностного лица, а также штрафами более крупного размера, если допущено за год повторное нарушение.
КТО И КОГДА СДАЕТ СЗВ-ТД
СЗВ-ТД сдают абсолютно ВСЕ страхователи, у которых есть регистрационный номер ПФР, за исключением ИП без сотрудников. Даже если в компании только один человек — Генеральный директор, то сдавать СЗВ-ТД все равно нужно, чтобы у этого директора не было проблем при подтверждении стажа для назначения пенсии в ПФР. На совместителей также нужно заполнять СЗВ-ТД.
С апреля 2020 года сроки сдачи СЗВ-ТД следующие:
- в случаях приема и увольнения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа;
- в остальных случаях (перевод, заявление по книжкам) — ежемесячно не позднее 15-го числа.
Преимущества и недостатки отчета по форме СЗВ-ТД
В введении нового аспекта документооборота имеются свои плюсы и минусы для кадровых работников, бухгалтеров и предпринимателей, которые оформляют сотрудников на работу самостоятельно:
| № | Преимущества нововведения | Недостатки появления новой формы отчетности |
| 1 | Освобождение от необходимости ведения большого количества бумажных трудовых книжек (от оформления выписок, исправления ошибок “от руки”, выдачи документа в срок при увольнении и т.д.) | Необходимость в изучении новой формы отчета и порядка ее заполнения |
| 2 | Быстрый доступ к базе данных с информацией о трудовой деятельности сотрудников российских фирм
(и для работодателей, и для подчиненных) |
Необходимость в исправлении ошибок в случае, если форма не отправляется в электронной форме с первой попытки |
| 3 | С 2022 года не придется заниматься заполнением и хранением бумажных трудовых книжек | Сохранение части работы с бумажными трудовыми книжками, которые останутся по просьбе сотрудников до окончания 2022 года (при наличии письменного заявления) |
| 4 | Отсутствие обязанности сдачи формы в случае отсутствия работников (информация еще не подтверждена, т.к. решение по данному вопросу пока не было принято) | Возможность быть оштрафованными за несвоевременную подачу или неверное заполнение нового вида отчетности |
Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Как заполнить СЗВ-ТД за январь 2022 года”
Вопрос: Как быть с бумажными трудовыми книжками сотрудников, которые в письменной формы попросили работодателя не заводить им электронные трудовые книжки до начала 2022 года? Нужно ли продолжать делать в них записи, или достаточно будет записей, которые производятся в электронном документе?
Ответ: За сотрудников, на которых уже заведены электронные трудовые книжки, сведения передаются в Пенсионный Фонд исключительно в электронном виде. Если за работником до сих пор числится бумажная трудовая книжка, необходимо традиционным способом продолжать вносить в документ записи о трудовой деятельности, а также передавать информацию в ПФ РФ в электронном или бумажном виде (т.е. путем подачи отчета СЗВ-ТД).
Вопрос: Не понятно, как сдавать отчет по форме СЗВ-ТД. Если на предприятии за отчетный период (месяц) не наблюдается никаких кадровых изменений, нужно ли вообще подавать отчет? Или отсутствие “новостей” от компании будет воспринято Пенсионным Фондом как отсутствие необходимости что-либо менять в базе данных по трудовой деятельности?
Ответ: Данный вопрос еще не был решен, и официального ответа от органов власти пока не поступало. На всякий случай следует подать отчет, чтобы избежать штрафных санкций. Как только вопрос прояснится, можно будет на законных основаниях отказаться от подачи отчетов (если будет принято решение о возможности непредставления отчетов в случае отсутствия кадровых изменений).
Как заполнить и сдать СЗВ-ТД по новой форме
Форму отчёта СЗВ-ТД утвердили постановлением Правления ПФа от 25.12.2019 № 730п. Заполнять её нужно на каждого сотрудника отдельно, и только если по работнику были кадровые изменения или он определился с форматом трудовой книжки. Чернила любого цвета, кроме красного и зеленого. Важно, чтобы все буквы были написаны понятно, а слова разборчиво и без ошибок. Поручите это кадровику или бухгалтеру компании.
С 1 января 2021 года введена ответственность за непредставление, нарушение сроков или ошибки в СЗВ-ТД установлена в КоАП. Штраф для должностного лица составит от 300 до 500 руб., для юрлиц ответственности не предусмотрено (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП в редакции Закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ, п. 2 ст. 2 Закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Полномочия выписывать эти штрафы с 1 января 2021 года получили трудовые инспекции.
Если сотрудник, который ответственен за отчёт, в течение 10 рабочих дней со дня, когда сам обнаружит ошибку, дополнит или исправит его, штрафа не будет.
Вопросы и ответы:
Является ли нарушением сдача СЗВ-ТД в день приема работника, а не в день издания приказа?
Да, является. Подать сведения по форме СЗВ-ТД нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме. Если отчет подадите в день приема, а приказ издавали раньше, то это будет нарушением срока сдачи отчета.
Можно ли сдать СЗВ-ТД позднее даты приказа о приёме или увольнении?
Да, можно, но это будет нарушением срока сдачи отчета. Подать сведения по форме СЗВ-ТД нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме. Если отчет подадите в день приема, а приказ издавали раньше, то это будет нарушением срока сдачи отчета.
Кто должен сдавать СЗВ-ТД за январь 2020 года
Сдать новую форму СЗВ-ТД должны юрлица и ИПэшники, у которых есть кадровые сведения для передачи в ПФР. Но не все.
Во-первых, СЗВ-ТД сдают страхователи в системе обязательного пенсионного страхования. Не все, а те, у которых есть наемный персонал. Причем персонал должен быть нанят по трудовому договору.
Новая форма СЗВ-ТД – это формуляр, которым работодатели будут наполнять электронные трудовые книжки. Поэтому сдавать его нужно не на всех застрахованных, а только на работающих по трудовому договору. А вот физлиц, с которыми оформлен ГПХ-контракт, в СЗВ-ТД вносить не нужно.
Возможен такой вариант.Работник трудится по трудовому контракту и одновременно выполняет какую-то работу по ГПХ-соглашению. В СЗВ-ТД вносите сведения только о работе по трудовому договору.
Во-вторых, у работодателя должна быть информация для отражения в отчете:
- Кадровые преобразования, которые состоялись в январе 2020 года. Например, приемы или увольнения и т.д.,
- Получение от физлиц заявлений на ведение привычных трудовых,
- Получение от работников заявления о представлении сведений о трудовой деятельности.
Если кадровых движений не было, и заявления от персонала не собраны, то для наполнения СЗВ-ТД информации нет. А сдача нулевого отчета не предусмотрена. То есть СЗВ-ТД за январь 2020 года отправлять не нужно.
Как заполнить обновленную форму СЗВ-ТД
Утвержденная форма СЗВ-ТД включает шесть разделов. Заполнять их можно и от руки, и печатным способом. Порядок заполнения утвержден Постановлением Правления ПФР № 730п от 25.12.2019г.:
|
Раздел |
Что указать |
|---|---|
|
Сведения о страхователе |
Данные о работодателе:
|
|
Сведения о работающем физлице |
Информация о работнике:
|
|
Информация о заявлениях |
Указать дату подачи заявлений:
|
|
Отчетный период |
Указать, за какой месяц какого года составлен отчет |
|
Сведения о трудовой деятельности |
Перечислить кадровые факты, состоявшиеся у данного работника в отчетном месяце:
|
|
Дата и подпись |
|
Как заполнить первый отчет СЗВ-ТД на каждого работника
Вместе с первыми данными за 2020 год работодатель должен передать информацию о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года. Это требование п. 1.7 Порядка заполнения, утвержденного Постановлением Правления ПФР № 730п. от 25.12.2019г.
Что это обозначает? В первом отчете на каждого наемника сначала укажите последнее кадровое изменение, отраженное в бумажной трудовой. Но только при условии, что последнюю запись делали вы. Если по состоянию на 1 января 2020 года последняя запись в бумажной трудовой сделана не вами, то вносить ее в СЗВ-ТД не нужно.
Пример 1
Вы приняли работника в 2019 году. По состоянию на 1 января 2020 года у него в трудовой книжке последняя запись – это прием на работу. Эту запись вы должны указать в первом отчете на данного работника. Во втором и дальнейших отчетах на этого работника запись 2019 года указывать не надо.
Пример 2
В декабре 2019 года сотрудник уволился с предыдущей работы. А в январе 2020 года устроился к вам. Последняя запись на 1 января 2020 года сделана не вами, а предыдущим работодателем. Поэтому вам ее вносить в СЗВ-ТД не нужно, сразу указывайте сведения о приеме в 2020 году.
Если в январе у сотрудника не было ни кадровых мероприятий, ни заявления, то сдавать СЗВ-ТД по нему в январе вы не будете. Допустим, в феврале работник подаст заявление на ведение обычной трудовой. Тогда первый отчет за это физлицо вы сдадите в марте. Там вы укажете последнюю запись из обычной трудовой по состоянию на 01.01.2020г.
Возможна такая ситуация: в течение всего 2020 года у работника не было никаких кадровых перемещений. И заявлений он не писал. У работодателя за весь 2020 год не появилось повода, чтобы подать в ПФР сведения о данном сотруднике. Тогда последнюю запись на 1 января 2020 года нужно будет отправить в 2021 году. Срок – до 15 февраля 2021 года (п. 1.7 Порядка заполнения).
Новая отчетность в ИФНС
С 2023 года работодатели будут обязаны ежемесячно представлять в налоговые органы персонифицированные сведения, необходимые для правильного назначения работникам страховой пенсии и накопительной пенсии (Федеральный закон от 14.07.2022 № 239-ФЗ). Эта отчетность заменит собой ежемесячную отчетность, представляемую сейчас страхователями в ПФР по форме СЗВ-М. С 2023 года обязанность страхователей каждый месяц представлять в ПФР сведения СЗВ-М упраздняется.
Новая персонифицированная отчетность в ИФНС будет представляться на каждого сотрудника компании, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера о выполнении работ (об оказании услуг), договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки и т.д.
Новая отчетность будет включать в свой состав персональные данные физлиц и сведения о суммах зарплат и иных выплат и вознаграждений, осуществленных в их пользу за предшествующий календарный месяц. С
рок представления новой отчетности – не позднее 25 числа каждого месяца, следующего за истекшим (новая редакция п. 7 ст. 431 НК РФ).
Отчетность необходимо будет сдавать по месту нахождения организации и по месту нахождения ее обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты в пользу работников. ИП будут сдавать отчетность в ИФНС по месту своего жительства. Организации и ИП, перешедшие на применение АУСН, представлять в ИФНС новую персонифицированную отчетность не будут.