Как написать заявление на учебный отпуск?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать заявление на учебный отпуск?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заявление на учебный отпуск на сегодняшний день не имеет унифицированного образца, так что работники предприятий и организаций вправе писать его произвольном виде или по внутреннему шаблону фирмы. При этом надо следовать нормам делопроизводства в плане структуры документа, а также учитывать правила русского языка.
Условия предоставления отпуска по учебе
Процедура предоставления рассматриваемого типа отпуска разобрана в гл.26 ТК РФ. На данный тип отпуска вправе претендоватаь не все сотрудники, получающие параллельно с работой какое-либо образование. Для использования гарантий, предоставленных гл.26, необходимо выполнение ряда обязательных условий:
- Получаемое образование является первым для работника (из этого условия возможны исключения – по договоренности с руководством работник может рассчитывать на дополнительные выходные оплачиваемые дни в связи с учебой при повторном обучении, также такое возможно, если данный момент отражен в локальном документе фирмы или трудовом соглашении с трудящимся);
- Присутствие у учебного учреждения аккредитации государственного типа, этот момент должен документально подтверждаться, при возникновении сомнений у работодателя в наличии таковой у учебного заведения он может потребовать предъявить копию соответствующего документа, свидетельствующего о присутствии лицензии на оказание образовательных услуг;
- Успешность обучения – обучающийся должен быть допущен к экзаменам или аттестации и не иметь долгов по предыдущим периодам
Для получения отпуска по учебе достаточно соблюдения указанных трех условий. Для получения оплаты за отпускные дни нужно также выполнение условия по форме обучения. Оплате из расчета среднего заработка подлежит только дополнительный отпуск при получении образования в заочной или очно-заочной форме.
Образец заполнения заявления
Заявление работник может составить в произвольном виде. Чтобы работодатель принял документ, необходимо обеспечить в нем наличие таких реквизитов:
- Данные о том, к кому обращается заявитель – сведения об организации и ее представителе;
- Название бумаги;
- Заголовок – можно сформулировать в зависимости от назначения отпуска, допускается отсутствие данного реквизита;
- Просьба предоставить выходные дни с сохранением оплаты, дополнительно просьбу можно подкрепить ссылкой на ТК РФ;
- Длительность необходимого отпускного периода, начальная и конечная даты;
- Причина данной потребности – прохождение промежуточной/итоговой аттестации, подготовка и защита выпускной работы, сдача госэкзаменов и т.д.;
- Наименование учебного учреждения;
- Реквизиты прилагаемой справки-вызова;
- Личная подпись работника;
- Дата написания заявления.
Бумага вместе со справкой-вызовом сдается работодателю, можно непосредственно перед началом отпускного периода. Документ проходит регистрацию в журнале входящей документации, далее применяется для дальнейшего формирования приказа.
Предоставление выходных по учебе
Заявление о предоставлении учебного отпуска составляется в тех случаях, когда работник проходит обучение следующего вида:
- повышение профессиональной квалификации;
- получение среднего образования;
- получение высшего образования (бакалавриат, магистратура);
- прохождение курсов общего обучения.
Во всех вышеперечисленных ситуациях работодатель должен предоставить сотруднику соответствующий отпуск.
При этом в обязательном порядке должны быть соблюдены определенные правила.
Правила предоставления выходных по учебе:
- первичное получение конкретного образования. К примеру, если ранее сотрудник обучался в ВУЗе на одну профессию, а по истечению некоторого времени решил освоить другую, работодатель не обязан предоставлять ему государственные гарантии;
- работа по совместительству. При наличии этого фактора ученический отпуск предоставляется только по одному месту трудоустройства. Вариант предоставления двух отпусков одновременно возможен только по инициативе работодателей;
- учебное заведение, в котором обучается сотрудник, должно иметь государственную аккредитацию;
- предоставление отдыха по учебе возможно только при наличии справки-вызова.
Приказ о предоставлении учебного отпуска
Приказ о предоставлении учебного отпсука Как правило, его составляют по форме № Т-6, хотя можно разработать и утвердить собственный бланк (ч. 4 ст. 9 ФЗ РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Но справку не всегда заполняют корректно, например, пропускают код получаемой специальности, а работники вместо оригинала документа иногда представляют его копию, обещая принести оригинал позже. Эти проблемы решают так.
Когда не хватает информации или есть сомнения в подлинности документа, то имеет смысл направить запрос в образовательное учреждение. К таким выводам приходят суды, рассматривая «учебные» споры.
Не следует игнорировать официальное подтверждение из вуза, так как эта информация позволит сотруднику в суде доказать вину работодателя.
Ситуация с отсутствием оригинала справки-вызова не столь однозначна. Когда работник злоупотребляет правом, игнорирует требования работодателя и намеренно затягивает представление оригинала справки-вызова, то суд может встать на сторону работодателя. Но если сотрудник предъявил справку позже по объективным причинам, например, из-за задержки вуза, то оснований для отказа в оформлении и оплате учебного отпуска нет. Когда суд установит, что работник учился, ему возместят положенные по закону суммы.
Учебный отпуск- основные вопросы возникающие на практике
В Трудовом кодексе имеется пять статей закрепляющие гарантии работникам совмещающим обучающим обучение с работой. Однако, закон закон не уточняет порядок их предоставления, что приводит к проблемам на практике.
Нередко работодатель требует от обучающегося работника доказательств успешного обучения, в частности запрашивают у работников копию зачетной книжки или выписку из зачетной ведомости. Такие требования являются неправомерными. Если работник подал заявление на учебный отпуск и предоставил справку-вызов из учебного заведения, работодатель обязан оформить ему учебный отпуск, так как закон не требует, чтобы он как-то подтверждал успешность обучения.Чтобы получить отпуск, работник должен подать заявление на учебный отпуск и приложить к нему справку-вызов, которая и служит для работодателя доказательством того, что работник обучается успешно и допущен к экзаменам.
Работодатели зачастую не знают как поступать когда учебный отпуск совпадает с основным отпуском. В таких случаях работодатель должен спросить работника, какой отпуск он намерен взять. Отказать в учебном отпуске работодатель не может. Он так же не может по собственной инициативе перенести ежегодный отпуск на другие даты. Работник сам должен решить, какой отпуск он возьмет. Конечно работнику выгодней брать учебный отпуск, так как на это время, включая праздничные дни, за ним сохраняется средний заработок и за ним по прежнему сохраняется право на ежегодный отпуск. Если работник просит предоставить ему учебный отпуск, то работодатель обязан перенести ежегодный отпуск на другое время, продлить его на дни учебного отпуска.
Если работник пожелает сдавать сессию во время ежегодного отпуска, то он должен отозвать заявление об учебном отпуске, а работодатель должен оформить работнику ежегодный отпуск по общему правилу.
Чтобы избежать конфликтов работодателю имеет смысл не включать такого работника в график отпусков на время когда работника вызывают на сессии.
Зачастую работодатели отказывают работнику в предоставлении учебного отпуска в связи с тем, что он уже получил диплом бакалавра и поступил в магистратуру. Такой отказ так же является неправомерным, так как в данном случае работник получает образование другого уровня, а потому по закону имеет право на учебный отпуск (ч. 5 ст. 10 ФЗ от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).
На практике у работодателей возникает вопрос когда оплачивать учебный отпуск, до получения второй части справки-вызова, либо после? Работодатель обязан оплатить учебный отпуск не позднее чем за три дня до его начала. Поскольку в законе не указано т как оплачивать учебный отпуск, на него распространяются общие правила по оплате отпуска. За нарушение срока оплаты учебного отпуска работодатель должен выплатить работнику денежную компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки Банка России от сумм, которые не выплатили вовремя.
Кроме того, работодателю могут подвергнуть штрафу в размере до 50 тыс. руб. в соответствии с ч.6 ст.5.27 КоАП РФ, а работник может взыскать по суду компенсацию морального вреда в соответствии со ст.237 ТК РФ.
Если работник работал по срочному трудовому договору и его срок истекает во время учебного отпуска, оплата отпускных все равно должна осуществляться полностью, так как закон не разрешает предоставлять учебный отпуск частями, а следовательно и оплачивать его частями нельзя. Если право на учебный отпуск возникло у работника до истечения срока договора, работодатель обязаны предоставить работнику гарантии в полном объеме.
Для получения права воспользоваться учебным отпуском работнику потребуется взять в образовательном учреждении справку-вызов. Сотруднику необходимо потребовать предоставить её в орг. отделе заведения. Справка выдаётся студентам очникам или заочникам в период сессии, вступительных экзаменов или сдачи итогового гос. экзамена.
Затем работник пишет заявление на отпуск, прикладывая к нему полученную в ВУЗе справку. Если все условия соблюдены, работодатель не вправе отказать в предоставлении отдыха от работы.
Заявление необходимо отдать руководителю предприятия лично или сотруднику кадровой службы. Кадровик в свою очередь передаст документ директору. Работодатель обязан рассмотреть прошение и принять решение. В случае положительного ответа на заявлении ставится подпись директора и издаётся соответствующее распоряжение. В приказе руководитель обозначает дату отпуска, точное количество календарных дней и вносит ясность в вопрос оплаты. Как только документ вступит в силу, работник может отправляться на учёбу.
Образец заявления на учебный отпуск с сохранением заработной платы
Если работник одновременно работает и учится, то он неизбежно будет вынужден брать отпуск для сдачи сессии. При этом подобные периоды будут весьма продолжительными. Соответственно, отсутствие на работе, необходимо оформлять.
Сделать это возможно путем предоставления специального отпуска на время сессии. Указанный порядок предусмотрен законодательством о труде. Учебный отпуск предоставляется на основании соответствующего заявления, которое необходимо правильно написать.
Чтобы правильно написать заявление на учебный отпуск, работник должен соблюдать правила, установленные законом, а также внутренние положения о делопроизводстве.
К числу основных условий, которым должен соответствовать документ, следует отнести такие моменты:
- необходимо четко указывать необходимый период. При необходимости, получить данные сведения можно в учебном заведении. К подобной просьбе гарантированно отнесутся с пониманием;
- правильно написать обращение необходимо с указанием конкретного учебного заведения. Ведь работодатель имеет право проверить такую информацию и убедиться в наличии ВУЗа и факте обучения в нем работника;
- нужно написать причину предоставления отпуска. Ею и станет период сдачи экзаменов.При этом следует предоставить работодателю документы, которые послужат подтверждением факта сдачи экзаменов именно в это время.
Может ли работодатель сказать «нет»
Закона прямо указано, что обучение по программам магистратуры лицами, имеющими диплом специалиста или диплом магистра, является получением второго или последующего высшего образования. Таким образом, обучение в магистратуре после специалитета по общему правилу не дает права на учебные отпуска.
На законодательном уровне требования, как правильно написать заявление на учебный отпуск, не установлены, используется свободная форма. Но поскольку это официальный документ, в текст обязательно включить следующие сведения:
- Ф.И.О. и должность руководителя;
- суть просьбы: обычно заявление начинают со слов «Прошу предоставить учебный отпуск с сохранением среднего заработка …»;
- вид экзаменов;
- вуз, где запланирована их сдача;
- период отсутствия;
- подпись заявителя;
- ссылка на подтверждающий документ.
При отсутствии на сайте необходимой вам формы документа следует обратиться в деканат факультета с просьбой о разъяснении.
Но это касается только основных периодов отдыха, а мы говорим об отсутствии в связи с сессией. Потому в график такой перерыв в работе не включают. Если учебный допотпуск совпал с ежегодным, последний работник вправе перенести.
Правило 5. Расчет среднего заработка за время учебного отпуска
В заявление нужно включить всю информацию, которая повлияет на предоставление, оформление и оплату учебного отпуска.
Прошу предоставить отпускные дни для прохождения обучения с сохранением среднего заработка с 01 по 18 февраля 2021 года продолжительностью 18 календарных дней для сдачи экзаменационной сессии в Санкт-Петербургском государственном университете (получение первого высшего образования по утвержденной программе в вузе с госаккредитацией).
Обучающиеся вправе просить об освобождении от работы на время сессии, но есть ситуации, когда работодатель не отпустит на законных основаниях. Речь идет о случаях, когда:
- вуз не имеет государственной аккредитации;
- студент получает не первое образование;
- сотрудник учится в двух вузах параллельно и уже отсутствовал по причине учебы в одном из них;
- место работы для студента — не основное.
Часть отпусков предоставляется без оплаты и при соблюдении перечисленных условий (например, для сдачи вступительных экзаменов).
Учебный отпуск в магистратуре нужно оплатить
Работник организации поступил в магистратуру. Спустя некоторое время он обратился с заявлением о предоставлении ему учебного отпуска.
Кадровик сомневается, оплачивается ли учебный отпуск в магистратуре, при условии уже имеющегося у работника высшего образования. Поможем кадровику разобраться в данном вопросе. В общем случае, сотрудники, получающие образование, в образовательных организациях, имеющих государственную аккредитацию по программам бакалавриата, специалитета и магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения, имеют право на учебный отпуск.
Причем дополнительный отпуск, связанный с получением сотрудником образования, оплачивается только при условии, что образование данного уровня работник получает впервые.
Оплачивается ли учебный отпуск в магистратуре и кому
Для того чтобы рассчитывать на высокооплачиваемые варианты трудоустройства сразу после окончания ВУЗа, очень многие студенты совмещают обучение с работой, приобретая так необходимый сегодня опыт. Ничего удивительного и особенно сложного в этом нет.
Часто учащийся ухитряется устраиваться на неплохую работу по осваиваемой специальности даже при дневной форме обучения. Серьезные проблемы могут возникнуть только в период сессии, которая требует обязательного присутствия на экзаменах.
Впрочем, с решением этой задачи также реально справиться достаточно успешно, если воспользоваться правом на ученический отпуск, который работодатель обязан предоставить студенту.
Муниципальное общеобразовательное учреждение
Учебный отпуск следует правильно рассчитать и полученную сумму учесть при расчете отдельных видов налогов, а также страховых взносов во внебюджетные фонды.
Рассмотрим, как оплатить и рассчитать учебный отпуск, который можно предоставить как с сохранением среднего заработка, так и без сохранения.
Пример. Работник проходит итоговую государственную аттестацию сроком до 4 месяцев при получении высшего образования по программе бакалавриата. За этот период за ним сохраняется средний заработок. Но если работник проходит вступительные испытания в такое образовательное учреждение, то средний заработок уже не платится. Работник может рассчитывать только на сохранение за ним места работы на период вступительных испытаний.
Средний заработок за время нахождения работника в учебном отпуске следует вовремя выплатить. Распространенный вопрос: «Выплаты к учебному отпуску так же, как к очередному, осуществляем за 3 дня до отпуска?»
Да, именно так (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-1).
Средний заработок работник должен получить до начала учебного отпуска. Выплачивать средний заработок после того, как работник принесет справку-подтверждение, ошибочно.
У вас может возникнуть другой вопрос: что делать, если работник не принес справку-подтверждение? В бухгалтерском учете следует сделать сторнировочные записи на сумму среднего заработка, выплаченного работнику до начала отпуска.
Сотрудник имеет все права претендовать на получение отпускного времени в соответствии с Трудовым кодексом (ТК РФ), если он проходит обучение этой категории первично. К примеру, когда он уже имеет одно образование высшей категории, то при получении ещё одного, он не имеет шансов претендовать на такую возможность.
Однако в ситуации, если руководство самостоятельно направляет сотрудника на обучение, чтобы получить новые профессиональные знания и был заключён соответствующий договор, получение ученического отпуска за установленную оплату является обязательным условием.
Стоит сконцентрировать внимание ещё на одном аспекте: в рамках законодательства получение отпуска является обязательным только в той ситуации, если студент осуществляет ученическую деятельность в образовательном учреждении, которое смогло получить аккредитацию на государственном уровне.
Подтверждение выглядит в виде справки, которая отправляется на место работы ВУЗом, колледжем или техникумом.
Можно ли работать в отпуске
Поскольку это целевой отпуск, не предполагающий ухода работника на отдых, осуществление рабочей деятельности в производственных целях не предусматривается. Но существует ряд ситуаций, когда подобная ситуация может стать допустимой.
На основании правительственного постановления 1156, можно осуществить перенос экзаменационных сдач для служащих по контракту. При этом, за военнообязанным предоставляется право сдать экзамены по возвращению с учений или боевой операции.
Отпуск, предоставляемый для обучения, является целевым и его использование возможно только при предъявлении специальной справки с учебного учреждения на определённый промежуток времени. Что касается планового отпуска, то его можно использовать согласно табельному расписанию в запланированный месяц.
Поскольку не предоставить любой из видов отпуска работодатель не имеет права, то сотрудник может согласовать перенос планового отпуска на другое время в соответствии с действующим ТК.
Несмотря на то, что законом не установлены требования к оформлению заявления, следует избегать ошибок при составлении.
Приведем некоторые типичные ошибки.
Ошибка №1. Отсутствие подтверждения необходимости отпуска. Работник при подаче заявления не прикладывает справку-вызов. В таком случае работодатель делает вывод, что сотрудник берет отпуск для ликвидации задолженности, и отказывается его оплачивать.
Ошибка №2. Сотрудник подает заявление после начала сессии. Работодатель вправе не принимать заявление в случае просрочки подачи, если работник не объяснит причины, по которым образовалась задержка.
Ошибка №3. Работник обязан составить заявление корректно. Если заявление составлено как для предоставления ежегодного отпуска, то изменить причины заявления потом не удастся. Как мы уже отмечали выше, на основании заявления составляется ряд документов, которые не подлежат изменению.
Ошибка №4. Недостаточно документов, подтверждающих информацию. При составлении заявления крайне важно указать номер справки-вызова. Если справка будет потеряна, то обосновать отсутствие на рабочем месте не удастся.
Если работнику требуется отпуск для прохождения учебы, то он обязан предоставить полный пакет документов, которые предусмотрены законом.
Когда военным дают отпуск по учебе
ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ регулирует возможность получить образование и, как следствие, отпуск для разных категорий служащих:
- офицеры-контрактники вправе обучаться в гражданских учебных заведениях по очно-заочной и заочной формам;
- контрактники, не являющиеся офицерами (при длительности службы без перерыва более 3 лет), вправе обучаться в средних профобразовательных учреждениях, в учреждениях высшего образования за счет средств бюджета очно-заочно и заочно;
- срочники, служащие по призыву, права на обучение не имеют.
Офицеры и другие категории служащих могут получить гарантии, связанные с оплатой дней учебы и иными компенсациями за проезд к месту обучения, получая образование:
- соответствующего уровня в первый раз;
- по направлению федерального госоргана, в котором есть военная служба.
Если у офицера, к примеру, есть среднее профобразование по окончании военного заведения, он имеет право на получение высшего и параллельно на соцгарантию — учебный отпуск.
Существует и еще одно условие, определенное Постановлением Правительства РФ от 03.11.2014 № 1155: военный, не относящийся к категории «офицер», может получить гарантии, связанные с учебой в гражданских учреждениях образования, если период непрерывной контрактной службы у него составляет от 3 лет.
Условиями получения оплачиваемого отпуска являются:
- учеба по гражданской специальности соответствующего уровня в гражданском учебном заведении впервые (все офицеры в армии имеют высшее военное образование; отсутствие у них гражданского среднего или высшего трактуется при поступлении в гражданское учебное заведение как получение образования соответствующего уровня впервые);
- очно-заочная форма обучение;
- прохождение службы по контракту в период поступления или учебы (возраст заключения первого контракта — 18-40 лет, предельный возраст пребывания на службе зависит от звания, то есть возраст учебы связан с фактическим нахождением на контракте).