Аудит кадровых документов организация проведение ошибки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит кадровых документов организация проведение ошибки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Любой бизнес время от времени сталкивается с официальными ревизиями. Визиты представителей ГИТ проходят по графику, который обычно составляется на год вперед. Это значит, что о предстоящей инспекции вас обязаны оповестить. Исключение – внеплановые визиты, назначить которые могут из-за жалоб. Подготовиться к ним можно только одном способом: регулярно проводить профилактические мероприятия и устранять обнаруженные в их ходе недочеты.

Объекты аудита кадрового делопроизводства

Когда речь идет о полной комплексной проверке, эксперты уделяют внимание деятельности всех отделов компании. При этом изучению подвергаются документы:

• Трудовые договоры.
• Трудовые книжки и книга учета их движения (наличие, соответствие требованиям законодательства, качество оформления).
• Приказы (о трудоустройстве, о переводе, об отпусках и т.п.)
• Графики отпусков.
• Финансовые документы (расчетные листки, платежные поручения).
• Личные дела и личные карточки.
• Локально-нормативные акты (ЛНА).

При рассмотрении документации предприятия в первую очередь оценивается ее соответствие требованиям ТК. В нем указаны правила заполнения и ведения бумаг, а также – их хранения, архивирования, составления общей отчетности. Пренебрежение даже мелочами – это нарушение.

Одна из важнейших групп объектов – документы внутреннего использования. Изучив их, эксперты не только оценивают правильность оформления, но и делают выводы об эффективности работы с персоналом в целом. А также ищут ошибки, просчеты и зоны риска, формируют рекомендации по решению имеющихся проблем. Кроме того, аудиторы обязаны оценить качество работы с личными данными сотрудников: они не должны быть доступны третьим лицам.

Подробному анализу подвергают:

• Штатное расписание и внутренний трудовой распорядок.
• Журналы инструктажей по охране труда.
• Журналы учета внутренних документов (договоров, приказов и т.д.).

Практика показывает, что даже на успешных предприятиях, на которых тщательно следят за качеством бумаг и соблюдают все регламенты, при проведении кадрового аудита нередко выявляют ошибки. Распространенная причина штрафов — небрежное отношение к персональным данным.

Преимущества внешнего кадрового аудита

Проверка с привлечением профессиональной команды «со стороны» – это отличный способ экономии материальных и временных ресурсов, а также – залог более точных и качественных результатов. Специалисты внешней подрядной организации рассматривают все процессы, происходящие в бизнесе, отстраненно и беспристрастно. Кроме того, заказывая аутсорсинг этой услуги, вы почти наверняка получите в свое распоряжение целую команду экспертов, которые распределяют нагрузку между собой и проверяют результаты по несколько раз. Выделить и освободить от основных обязанностей такое же количество специалистов из числа работников – просто нереально.

Поручите кадровый аудит своего бизнеса компании «Проверка труда»! Являясь экспертом в области трудового права, мы помогаем клиентам успешно преодолевать любые проверки и совершенствовать подходы к стратегическому планированию. Кроме того, нам можно поручить разрешение споров и конфликтных ситуаций (в досудебном и судебном порядке). За последние 2 года мы помогли своим заказчикам сэкономить на штрафах больше 65 млн рублей!

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта

Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
• для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, деятельность ИП и юрлиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет. Такие наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).

Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:

• нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
• несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений в отчётных документах;
• нарушение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников;
• нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

—-T——————T—————T————————————¬
¦ N ¦ Нарушение ¦ Что нарушили ¦ Оценка рисков при продолжении ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ данного нарушения ¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 1 ¦Выплата ¦ТК РФ, ¦Со стороны государственных органов ¦
¦ ¦заработной платы ¦ст. ст. 136, ¦либо в процессе трудового конфликта¦
¦ ¦один раз в месяц ¦236 ¦работодателю будет предъявлено ¦
¦ ¦без выплаты ¦ ¦обязательное требование выплатить ¦
¦ ¦компенсации ¦ ¦компенсацию за задержку заработной ¦
¦ ¦согласно ст. 236 ¦ ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦
¦ ¦ТК РФ ¦ ¦момента вступления в действие ТК ¦
¦ ¦ ¦ ¦РФ). При этом за задержку выплат ¦
¦ ¦ ¦ ¦более 2 месяцев предусмотрена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ответственность вплоть до уголовной¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 2 ¦Внутренние ¦ТК РФ, ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные ¦
¦ ¦локальные ¦ст. ст. 136, ¦нормативные акты, принятые без ¦
¦ ¦нормативные акты ¦135, 190 ¦соблюдения установленного ст. 372 ¦
¦ ¦утверждены с ¦ ¦настоящего Кодекса порядка, учета ¦
¦ ¦нарушением ¦ ¦мнения представительного органа ¦
¦ ¦установленной в ¦ ¦работников, не подлежат применению.¦
¦ ¦трудовом ¦ ¦То есть применяемые локальные ¦
¦ ¦законодательстве ¦ ¦нормативные акты являются ¦
¦ ¦процедуры, т.е. ¦ ¦недействительными, что лишает ¦
¦ ¦без учета мнения ¦ ¦работодателя возможности применять ¦
¦ ¦представительного¦ ¦их ¦
¦ ¦органа ¦ ¦ ¦
L—+——————+—————+————————————

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Таблица 4

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

1. Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
   • планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
   • система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
   • вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
   • аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
   • система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
   • социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
2. Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
3. Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

1. Частота проведения:
   • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
   • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
   • постоянный – устраивается регулярно;
   • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
2. Охват объектов аудита:
   • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
   • локализованный – анализ выбранного объекта.
3. Способ анализа:
   • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
   • системный – используется весь комплекс доступных методов;
   • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
4. Уровень исследования:
   • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
   • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
   • тактический – проводится кадровыми службами.
5. По отношению к компании:
   • внутренний – организовывается собственными силами;
   • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Аудит кадровых документов: как себя вести

Инструкции больше относятся к охране труда и технике безопасности, чем к кадровым документам, но, тем не менее, должны быть доступны в организации. Если у вас есть эти документы, проверьте, соответствуют ли они правилам (статья 212 Трудового кодекса, Постановление министра труда от 13.01.2003).

Карточка Т-2 практически никогда не оформляется должным образом, данные в нее не вносятся (Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225). Это небольшой документ, за который нет серьезных штрафов, но есть много требований. Кроме того, мы показываем карточки не только в инспекции по труду, но и в Роскомнадзоре, который контролирует работу с персональными данными, и в Министерстве культуры, которое контролирует соблюдение архивных правил.

Что написано на карточке Т-2, какие данные внесены, вклеена ли фотография или нет, есть ли кляксы, мазки, есть ли исправления, будет определять результат каждой проверки контрольными органами. Поэтому карты следует проверять, но, возможно, чуть менее тщательно, чем другие документы. Ни в коем случае нельзя полностью исключать их из аудита.

СИТ проверяет, как работодатели оформляют расчетный листок, сколько раз в месяц выдают его работникам, что на нем написано, утверждена ли форма расчетного листка, как того требует статья 136 Трудового кодекса.

Приказы разделены законом на обязательные и факультативные (ст. 80,127, 128, 255, 256 ТК РФ). Ваши юристы, которые должны быть в составе комитета, помогут вам в их распространении. Например, заявление об увольнении работника по собственному желанию является обязательным в соответствии со статьей 80 Трудового кодекса. Проверьте наличие и правильность всех обязательных заявлений.

Это уведомления об изменении условий трудового договора, расторжении трудового договора, отпуске по графику, увольнении в связи с сокращением штата и т.д. Их также следует разделить на обязательные и необязательные. Необязательные можно полностью опустить, заменить другим документом или отправить сотрудникам в электронном виде.

Это приказы о приеме на работу или увольнении, назначении дисциплинарных наказаний, обязывании работать в выходные и праздничные дни, направлении в командировки. Они являются обязательными и должны быть. Другие, например, сверхурочная работа, перевод на другую работу, дополнительная работа, отпуск, не требуются по закону.

После получения результатов аудита персонала те, кто его проводил, готовят отчет о результатах аудита. В отчете о кадровом аудите представлены обнаруженные ошибки и меры, необходимые для их устранения, сделаны выводы о состоянии кадрового учета и рисках, которые он несет для компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке опишите результаты аудита обязательных кадровых документов компании (локальные нормативные акты, постановления по основной деятельности, графики занятости, графики отпусков и т.д.).

Во втором блоке опишите результаты проверки документов дела каждого сотрудника (трудовой договор, кадровая карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Как показывает практика внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает абсолютно идеальным. Данная статья поможет HR-специалистам и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных российским трудовым законодательством.

В Российской Федерации отсутствует законодательство, регулирующее порядок проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от бухгалтерского аудита). В этом отношении необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний аудит персонала?

Это комплекс мероприятий, включающий диагностику юридической и канцелярской корректности локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, выработку рекомендаций и, при необходимости, проведение работ по исправлению ошибок в кадровых документах.

Какова цель внутреннего HR-аудита?

Цель проведения — улучшить работу отдела кадров и минимизировать возможные риски для работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергнуться работодатель в процессе проверки государственными органами и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, является одним из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

Когда проводится внутренний аудит человеческих ресурсов?

Также следует проанализировать, какие документы являются обязательными, поскольку именно их отсутствие влечет ответственность работодателя. Результаты этого анализа приведены в таблице 1. Вы должны оформить документы в соответствии с правилами. Наиболее часто на производстве используется Альбом унифицированных форм основных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики использовали Перечень архивных документов типовой экономики, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проведении проверок лучше знать свои права, изложенные в Федеральном законе № 294-ФЗ от 26.12.2008. «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.2011, далее — Закон № 294-ФЗ). Также важными и часто используемыми в работе отдела кадров являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).

Имя документ		Ссылка на. нормативный акт
Книги для сотрудников	Все сотрудники (кроме substitutes). Сохраняется до прекращения трудовых отношений. сотрудник. Невостребованные — по крайней мере 75 лет в соответствии со списком, статья 664	ТОС Российской Федерации, статья 66
Работа контракты	со всеми сотрудниками организации (включая неполный рабочий день, временные работники и т.д.). С периодом хранения 75 лет в соответствии со списком, статья 657	ТОС Российской Федерации, статья 67
Государство гармонограмма	Утверждено приказом директора активность. Изменения также вносятся в соответствии с такими приказами. С постоянным срок хранения в соответствии с перечнем, статья 71	ТОС Российской Федерации, Статья 57. Альбом N 1, Форма Т-3
Предыдущие заказы. основной поток мероприятия	В течение срока постоянного хранения в соответствии с Перечень, пункт «а» Статья 19	Альбом N 1, Инструкция к Заполнить Форма Т-3
Предыдущие заказы. персонал (reception, Перевод, dismissal)	Сроком хранения 75 лет в соответствии с. Перечень, пункт «b» ст. 19	Альбом N 1, Форма Т-1, T-1a, T-5, T-5a, T-8, T-8a. ТК РФ, Искусство. 68, 62
Приложения сотрудники на отклонение по собственному желанию инициатива, отдых	Срок годности 75 лет согласно. Перечень, пункт «b» ст. 656	ТОК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, статья 80, 128, 127, 122
Правила внутренний работа порядок работы	Может быть оформлена как приложение к Коллективный трудовой договор, статья 190 Трудового кодекса. от Срок хранения 1 год после замены на новый в соответствии с перечнем, статья 773	ТОС Российской Федерации, статья 189.
Положение (инструкция) или другие формы формы работа с персональный данные сотрудники	ТРК РФ не устанавливает четкой формы документирование этих документов. С термином Срок хранения 3 года после замены на новые Согласно перечню, статья 655	ТОС Российской Федерации, пункт 8 Статья 86
Расписание праздников	Утверждено работодателем не позднее. менее чем за две недели до происшествия календарный год. Срок хранения составляет 1 год в соответствии с перечнем, статья 693	Альбом N 1, Форма Т-7. ТК РФ, статья 123.
Предыдущие заказы. каникулы	Срок годности 5 лет согласно. Перечень, пункт «b» Статья 19	Альбом N 1, form T-6, T-6a
Персональные карты Т-2 сотрудника	Все сотрудники организации, Заполнить не позднее первого дня работа. со сроком хранения 75 лет Согласно перечню, статья 658	Альбом N 1, форма Т-2
Бухгалтер. сотрудник время	Срок годности до 5 лет в соответствии с. Лист, статья 586	Альбом N 1, Форма Т-13. ТК РФ, Статьи. 91, 99
Положение o оплата за работу (ок. заработная плата, на повторения, на революция в год)	Точное название документа в законодательные и исполнительные акты не являются идентифицирован. С периодом хранения 5 лет после замены на новые в соответствии с Перечнем, article. 411	ТК РФ, статья 135

Аудит человеческих ресурсов в организации: цели, методы, результаты

Правила составления акта изложены в статье 16 Федерального закона № 294. Пункт 1 статьи 16 гласит, что акт составляется в 2 экземплярах после осмотра. Его форма утверждается Правительством Российской Федерации. Согласно пункту 2, документ должен содержать следующую информацию:

• Дата и место создания документа.
• Наименование государственного учреждения, проводящего аудит.
• Номер приказа или постановления, на основании которого осуществляется действие.
• Наименование должностных лиц, ответственных за проведение проверки.
• Имя проверяемого лица.
• Дата и время события.
• Дата результатов проверки.
• Информация о правонарушениях, обнаруженных, во время проведения мероприятия.
• Информация о прочтении или отказе от прочтения акта.
• Подписи лиц, оформивших акт.

Внутренние аудиты делятся на множество типов. Например, это:

• Аудит.
• Инвентарь.
• Служебный контроль в отношении работника.
• Расследование несчастного случая на производстве, аварии.

Предоставление отчета об инспекции Отчет об инспекции должен включать:

• дата, время и место составления протокола осмотра;
• Наименование органа государственной инспекции (надзора) или органа муниципальной инспекции;
• дата и номер приказа или распоряжения руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля;
• Фамилия, имя, отчество и должности должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку;
• наименование проверяемого юридического лица или фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя, а также фамилию, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя, присутствовавших при проведении проверки;
• дата, время, продолжительность и место проведения проверки;
• Информация о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований и требований, установленных правовыми актами муниципального образования, их характере и лицах, допустивших эти нарушения;
• Сведения об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с протоколом осмотра руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его представителя, присутствовавших при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от подписи, а также сведения о внесении записи в журнал учета проверок о проведенной проверке или о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием указанного журнала в журнале учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя;
• Подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.

Перед началом проверки проверяющие предъявляют удостоверение личности, копию приказа или распоряжения с указанием фамилий всех лиц, участвующих в проверке, и с подробным изложением предмета проверки и срока проведения проверки — часть 9 статьи 12 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного (надзора) и муниципального контроля».

С юридических лиц, индивидуальных предпринимателей не взимается плата за осуществление деятельности по проведению проверок — п. 8 и 9 ст. 3 и п. п. 3 ст. 7 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного (надзора) и муниципального контроля».

Аудит в отделе кадров, как и в бухгалтерии, сводится к проверке документации, хранящейся в отделе кадров и архивах компании. Если все документы находятся в идеальном состоянии, работодатель может спокойно готовиться к аудиту и не бояться штрафов за неправильно оформленные тетради и приказы, неполные записи или отсутствие обязательных положений.

Проводим внутренний кадровый аудит

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

• для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
• какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
• какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• журнал учета трудовых книжек;
• график отпусков;
• табель учета рабочего времени;
• положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

• трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
• трудовая книжка;
• личная карточка Т-2;
• приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Доверьте эту работу экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат. Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Преимущества кадровый аудита

Проведение внутреннего кадрового аудита силами собственной компании не позволяет быть уверенными в точности и достоверности данных. Это связано с высокой загруженностью специалистов, которые, как правило, совмещают основную должность с работой аудитора. Кроме того, на точность влияют личные отношения сотрудников.

Привлечение независимых аудиторов лишено всех этих недостатков и позволяет получить качественный результат. Аудиторы со стороны оценивают отчетность и бизнес-процессы беспристрастно, работают в команде из нескольких специалистов, что позволяет в короткие сроки проверить колоссальные объемы данных, не упустив из вида ни одной детали.

В результате руководство получает четкое понимание состояния кадрового учета в компании, может принять превентивные меры и избежать штрафов во время проверок.

Аудит кадровых документов: как провести самому

Стоит учитывать, что, в отличие от бухгалтерского, аудит кадровых документов в РФ законом никак не регламентирован. Поэтому руководителям и владельцам компаний стоит знать: внутренний аудит кадровой документации можно и нужно проводить, не дожидаясь предписаний контролирующих структур или объявления о грядущем визите трудовой инспекции. А в случае, если появление инспекторов в обозримом будущем все-таки планируется, такая процедура поможет к нему подготовиться и защитить свои интересы.

Внутренний аудит кадровых документов – это комплекс мер, в числе которых оценка локальных нормативных актов, отчетов, учетных книг на предмет юридической корректности и полноты. При этом многие недочеты и ошибки можно устранить сразу – во время проверки.

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг.

Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга. Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно.

Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем. При проверке трудовых книжек необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе. Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания.

Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Суть кадрового аудита

В каждой организации ведутся кадровые документы. Их количество бывает больше или меньше, но есть обязательный набор локальных актов, которые разрабатываются и утверждаются в любой компании. Они всегда подлежат любой проверке со стороны трудовой инспекции и иных контролирующих органов. Помимо прочего, кадровые документы регулируют внутреннюю деятельность организации по трудовому законодательству, т. е. определяют взаимоотношения между работником и работодателем.

По своей сути кадровый аудит заключается в установлении наличия в организации обязательных документов по трудовому законодательству, в определении соответствия их требованиям действующего законодательства,

Проводится он, по общему правилу, в следующих случаях:

• плановая проверка;
• предстоящая проверка;
• смена кадровика;
• изменение законодательства;
• потенциальная жалоба в трудовую инспекцию или в суд;
• штатные мероприятия в компании и т. д.

Выделяют следующие виды аудита кадрового делопроизводства:

• внутренний;
• внешний.

Отличаются они друг от друга теми сотрудниками или организациями, которые проводят проверку.

Внутренний проводится за счет собственных человеческих ресурсов, т. е. специалистами, обладающими достаточной квалификацией для проведения проверки. Это специально созданные структурные подразделения, например контрольно-ревизионные службы, или специалисты вышестоящие, когда за рядовым сотрудником проводит проверку его начальник или его заместитель.

Внешний аудит проводится особыми приглашенными специалистами или специализированной организацией.

Отдельно следует остановиться на ведомственном КД. Проводится он сторонней организацией, но из собственного же ведомства.

В зависимости от компании кадровый аудит проводится с разной периодичностью, разным численным составом, по разным направлениям. С точки зрения упорядоченности проведения ревизионных мероприятий, целесообразно составлять план проведения кадрового аудита в отделе кадров, который позволит заранее спланировать ревизию.

План составляется в компании по усмотрению руководителя, он бывает:

• на 3 года;
• на год;
• полгода;
• иной срок.

Оформляется, по общему правилу, программа аудита кадровых служб в табличном виде с указанием срока проведения, информации об ответственных лицах. Зачастую в программе прописываются схема и инструментарий для проведения кадрового аудита, системы управления персоналом ревизором, то есть те, кто контролирует самих ревизоров. По итогам проведения мероприятия делается соответствующая отметка об исполнении.

Документы, которые проверяются

Список необходимых кадровых документов законом не утвержден, однако существует негласный перечень локальных актов, которые проверяются контролирующими органами: прокуратурой, трудовой инспекцией, ведомственным контролем и т. п.

Список необходимых документов, которые ведутся на каждом предприятии вне зависимости от правовой формы и подлежат кадровому аудиту, следующий:

• трудовые договоры с дополнительными соглашениями с работающими в компании. Напомним, что этот документ составляется в течение 3 дней с момента трудоустройства в письменном виде в 2 экземплярах, один из которых отдается на руки работнику. Документ должен содержать основные положения по трудовой деятельности сотрудника, включая место и режим рабочего времени, систему оплаты труда, льготы, гарантии и компенсации и иные существенные условия;
• личные карточки работников, которые ведутся по форме Т-2 или в иной форме, разработанной на предприятии;
• трудовые книжки, в которых при кадровом аудите проверяют правильность и корректность внесения записей (формулировка должна быть в точном соответствии с нормами ТК РФ, проставлены печати и подписи руководителя). Помимо этого, проверяется способ хранения трудовых — они должны находиться в сейфе. Дополнительно подлежит аудиту журнал учета движения труд. книжек, в нем должны быть отметки о выдаче книжки на руки, если сотрудник прекратил свои трудовые отношения с работодателем;
• уведомления работающих о выборе формы труд. книжки с отметкой о получении уведомления со стороны сотрудника компании;
• штатное расписание, в котором указан численный кадровый состав с разбивкой по структурным подразделениям и должностям;
• приказы по основной деятельности, в которых проверяется корректность составления и наличие подписей и дат ознакомления с работником;
• правила внутреннего труд. распорядка должны содержать все существенные условия работы в компании: правила приема, увольнения, режим труда, гарантии и льготы, права и обязанности работника и работодателя и т. д. С точки зрения ТК РФ, составление этого документа является обязательным (ст. 189 ТК РФ);
• положение по оплате труда устанавливает принцип начисления зарплаты;
• график отпусков — обязательный документ, ст. 123 ТК РФ;
• табель учета раб. времени (ст. 91 ТК РФ);
• иные документы.

Дополнительно подлежат кадровому аудиту документы по персонифицированному учету и защите информации, к которым относятся:

• положение о перс. данных — разрабатывается в каждой компании, содержит перечень персональных данных, правила их обработки, порядок передачи 3 лицам и т. д. (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ);
• согласие на обработку персданных и т. д.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

1. Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
2. Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
3. Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
4. Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Похожие записи:

• Можно ли оспорить соглашение о разделе имущества супругов не заверенное нотариусом
• Штрафы за превышение скорости за 2024 год
• Что такое производственная необходимость