Как подготовиться к проверке трудинспекции

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подготовиться к проверке трудинспекции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если инспекторы нашли нарушения, они составят предписание об их устранении в определённый срок. Устраняйте нарушения вовремя, тогда у вас будет шанс обойтись без штрафа и получить только предупреждение.

Как вы узнаете о проверке

О проведении плановой проверки инспекторы предупредят заранее не менее чем за 3 рабочих дня заказным письмом или электронным документом, подписанным электронной подписью.

Про внеплановую проверку вам могут сообщить любым способом не позднее, чем за 24 часа до начала в таких случаях:

• проверку проводят по заявлению работника;
• у вас уже прошла проверка, по результатам которой вам выдали предписание об устранении нарушений, но вы их не устранили и ГИТ назначил повторную проверку.

Этап 6. Личные карточки и приказы

Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные разрешено вводить как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе «Прием и переводы» возле каждого вписанного приказа.

Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ обязан иметь под собой основания — заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т. д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ задним числом. Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.

Приказы на отпуск проверяйте на наличие и на соответствие графику отпусков. Важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, к примеру, за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.

Внеплановая проверка осуществляется ⁴:

• если истек срок исполнения организацией ранее выданного ­предписания об устранении нарушений;
• если в инспекцию труда поступили соответствующие обращения и заявления о фактах нарушения работодателями требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы ­причинения вреда жизни и здоровью работников;
• если в федеральную инспекцию труда поступили:
  1) обращение или заявление работника о нарушении работодателем трудовых прав;
  2) запрос работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте в соответствии со ст. 219 ТК РФ;
• если руководителем инспекции труда издан приказ (распоряжение) в соответствии с поручениями Президента РФ, Правительства РФ, а также на основании требования прокурора о проведении такой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в ­органы прокуратуры материалам и обращениям.

Внеплановая проверка проводится в целях:

• соблюдения организацией обязательных требований нормативных правовых актов;
• выполнения предписаний компетентных органов;
• проведения мероприятий по предотвращению причинения вреда жизни и здоровью граждан ⁵.

О проведении проверки организация должна быть уведомлена любым доступным способом:

• о плановой проверке — не позднее чем за три рабочих дня до ее начала ⁶;
• о внеплановой проверке — не менее чем за 24 часа до начала ее проведения ⁷.

Кого будут проверять в 2023 г.

Перечень компаний, подлежащих плановой проверке в 2023 г., опубликован на сайте Федеральной службы по труду и занятости (Роструда). Данный перечень составлен в разрезе субъектов РФ. Периодичность подобных проверок зависит от группы риска, к которой относится компания. Присвоение организации определенной категории риска осуществляется согласно Правилам, которые утверждены Постановлением Правительства от 17.08.2016 № 806.

Определить свою группу риска работодатель может заранее, найдя свою организацию в соответствующем разделе на сайте Роструда по ее наименованию или ИНН. Рассмотрим, с какой периодичностью проводятся проверки трудовой инспекцией при соответствующей категории риска

Категория риска	Периодичность проведения проверки
Высокая	Один раз в 2 года
Значительная	Один раз в 3 года
Средняя	Не чаще, чем один раз в 5 лет
Умеренная	Не чаще, чем один раз в 6 лет
Низкая	Проверка не проводится

План проверок и их периодичность

Плановые проверки Роструда, назначаемые с учетом риск-ориентированного подхода к объекту контроля, проводятся с периодичностью (пост. Прав-ва №197 от 16/02/17 г.):

• высокий риск – 2 года;
• значительный риск – 3 года;
• средний риск – 5 лет и реже;
• умеренный риск – 6 лет и реже;
• низкий риск – проверок нет.

Основными критериями отнесения к группе риска выступают: результаты проверок фирмы за предшествующий трехлетний период, наличие или отсутствие случаев травматизма за тот же срок, задолженность по оплате труда предшествующие 12 месяцев.

Узнать, включена ли фирма в план проверок на текущий период, можно на сайте Роструда, на странице инспекции соответствующего региона. Сайт Генпрокуратуры публикует сводный план проверок фирм на год. Можно воспользоваться им. Для поиска, помимо наименования фирмы, необходимы ИНН и ОГРН.

Внеплановые проверки назначаются в случаях:

• истечения срока, данного на устранение ранее выявленных нарушений;
• поступления в инспекцию заявления о нарушении трудовых прав, законодательства о труде, (особенно если речь идет о сфере охраны труда либо о невыплате зарплаты);
• заявления от работника о нарушении его прав, с требованием провести проверку;
• издания приказа о проверке на основании поручения Президента, Правительства или требования прокурора (как результат поступивших в прокуратуру обращений, сведений).

Плановая (внеплановая) проверка может быть как выездной, так и документарной.

Наиболее вероятным поводом для внеплановой проверки является получение сведений о фактах возникновения угрозы причинения вреда жизни и здоровью граждан (пункт 90 регламента).

Возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью граждан может быть обусловлено следующими фактами (пункт 91 регламента):

• не проведена спецоценка условий труда;
• не предоставляются оплачиваемые отпуска;
• не выплачивается заработная плата полностью или ее часть;
• нарушается режим труда и отдыха работников предприятия;
• работники не обеспечиваются средствами защиты;
• не предоставляются гарантии и компенсации за работу во вредных условиях труда;
• не оформляются или ненадлежаще оформляются трудовые отношения;
• и другие.

Проверки при Covid-19

В 2020 и 2021 годах в связи с пандемией COVID-19 были введены льготные правила осуществления проверок ГИТ в целях соблюдения мер по недопущению распространения коронавирусной инфекции. Проверки организаций и ИП проводятся дистанционно в тех случаях, когда это возможно. Плановые проверки могут быть заменены инспекционными визитами.

План проверок на 2021 год также исключает организации, относящиеся к малому бизнесу. В том случае, если такая организация по ошибке была включена в плановый перечень проверок на 2021 год, ее руководитель имеет полное право обратиться в контролирующий орган, подав заявление с просьбой исключить данную организацию из перечня.

Эти изменения закреплены в Постановлении Правительства РФ № 1969 от 30.11.2020 года.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Самым частым нарушением, влекущим за собой штраф работодателю, является отсутствие всех необходимых документов.

Локальные акты обязательны для каждой, даже самой маленькой организации с наемными сотрудниками. Например, это свод правил внутреннего распорядка, положение о персональных данных работников.

Также обязательно выдавать расчетный листок (не является исключением оплата через безналичный расчет) — они не обязательно должны выдаваться под роспись, но сотрудники должны знать о своем праве – знать произведенный расчет за месяц. При желании у работодателя есть способ застраховать себя ведением журнала выдачи расчетных листков.

У работодателя в сейфе должны храниться трудовые книжки на всех сотрудников.

Зачастую работодатели допускают неточности в оформлении базовых документов. Например:

• В трудовом договоре не прописана ставка оплаты труда;
• На экземпляре трудового договора (любого другого документа), принадлежащего работодателю, не поставлена подпись работника;
• График отпусков подписан позже, чем за 14 дней до начала календарного года.

Помимо документов стоит позаботиться и о соблюдении всех норм трудового права. Очень важны своевременные аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте. Необходимы ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.

Прочие распространенные ошибки:

• Ежегодный отпуск разделен на мелкие части, и ни одна из них не достигает 14 дней;
• Заработная плата ниже МРОТ;
• Размер заработной платы указан не в российских рублях;
• Заработная плата выдается реже одного раза в 15 дней, при этом нет письменного согласия сотрудника на подобный график выплат;
• Наем иностранных граждан по срочному договору до окончания срока действия разрешения на работу. Чтобы избежать административной ответственности с иностранными гражданами лучше заключать стандартные бессрочные договоры.

Штрафы по результатам проверки

Привлечение к административной ответственности чаще всего выражается в наложении штрафа. Работодатели должны помнить, что выявленные в рамках одной проверки несколько нарушений норм законодательства о труде образуют самостоятельные составы административных правонарушений (Постановление Президиума Верховного суда РФ от 15.08.2014 № 60-АД14-16). Это означает, что по итогам одной проверки при обнаружении нескольких разных нарушений штраф будет наложен за каждое.

Вместе с тем работодатели должны знать, что выявленные в ходе двух разных проверок одни и те же нарушения могут образовывать единый состав правонарушения, а значит, штраф в таком случае должен быть только один. Подобный случай разбирал Верховный суд РФ: несколько работников пожаловались в ГИТ на нарушение их прав при сокращении. В результате двух внеплановых проверок инспекторы вынесли два отдельных постановления о привлечении к ответственности должностного лица работодателя, при этом тип правонарушения был единый. Вынося решение по данному делу, судьи подчеркнули, что однотипные нарушения должны быть включены в единый состав административного правонарушения, а значит, и штраф должен быть один, а не два. То, что штрафы выписывались по результатам двух разных проверок, и то, что пострадавшими были разные люди, судьи не посчитали фактом, позволяющим назначить двойное наказание за одно и то же нарушение законодательства о труде (Постановление ВС РФ от 01.10.2018 № 41-АД18-21).

Подводя итог, стоит сказать следующее: не стоит считать ведение кадрового делопроизводства и надлежащее оформление требований по охране труда второстепенной функцией в бизнес-процессах организации. Грамотное и аккуратное соблюдение необходимых процедур защитит компанию как от больших штрафных санкций, так и от судебных исков и иных жалоб работников.

Как сократить количество проверок Роструда

Новый закон предусмотрел механизмы, с помощью которых можно сократить количество проверок или вообще получить карт-бланш от ревизоров в виде освобождения от плановых проверок.

В отдельных сферах деятельности КНМ органов надзора заменят альтернативные институты:

• независимая оценка соблюдения обязательных требований;
• страхование ответственности;
• участие в саморегулируемых организациях.

К примеру, компания может быть освобождена от проведения плановых проверок, если заключить договор страхования рисков причинения вреда (ущерба) (п. 9 ст. 25 Закона о госконтроле) или станет членом СРО, у которого с надзорным органом заключено соглашение о том, что проверки деятельности членов организацией приравниваются к плановым проверкам органа надзора.

Что оценивают в ходе проведения проверки Государственной инспекции труда?

Все ревизионные мероприятия условно можно разделить на два направления:

1. Работа с документами.

Почти наверняка инспектор потребует представить:

— Учредительные документы и Устав предприятия.

— Коллективный договор и правила внутреннего трудового распорядка.

— Все бумаги, касающиеся оплаты труда.

— Приказы о приеме на работу и назначениях, трудовые договоры, заключенные с работниками, трудовые книжки (при наличии)+ книга учета движения книжек и вкладышей к ним, личные карточки.

— Штатное расписание.

— Табели учета рабочего времени: обычные, для работников, занятых вредным трудом, для расчета зарплаты.

— Больничные листы.

— График отпусков.

— Положение об оплате и премировании.

— Положение о защите персональных данных.

1. Оценка безопасности выполняемых работ.

Для начала инспектор оценит документацию и выполнение условий охраны труда. Затем перейдет непосредственно к тестированию безопасности условий:

• Соблюдение требований по периодичности обучения и инструктажей для работников.
• Меры безопасности в ходе рабочего процесса.
• Обеспечение работников средствами защиты.
• Проведение СОУТ.

В ходе такой ревизии инспектор может осматривать помещения и оборудование, опрашивать персонал, запрашивать дополнительные сведения.

Когда сотрудники инспекции по труду выявляет нарушения, то в первую очередь руководству компании объявлено предписание. Данный акт предполагает, что в установленные сроки директору следует устранить нарушения, если этого не сделать, деятельность компании будет приостановлена. Кроме того, могут применяться штрафные санкции. Мера может применяться как к самой фирме, так и к руководству, ИП.

Если имеет место нарушение трудового законодательства, то предприниматель отвечает в пределах 1 – 5 тысяч рублей, для фирм ответственность повышается до 30 – 50 тысяч. Когда данное нарушение совершается второй раз, меры наказания становятся строже. Они равняются 10-20 тысячам рублей для должностного лица, для ИП – 5-10 тысяч. Фирме придется заплатить от 50 до 100 тысяч рублей.

Если произойдет допущение человека к работе при отсутствии такого права, к примеру, когда он не оформил медкнижку, то работодателю назначают штраф в пределах 10-20 тысяч рублей. Если гражданин отрицает это, то для него санкция равна 3-5 тысячам.

Если с сотрудником не заключено трудовое соглашение, ИП платит 10 000 – 20 000 рублей, для компании штраф составляет 50 – 100 тысяч. При нарушении правил, касающихся охраны труда, штраф для предпринимателя равняется от двух до пяти тысяч рублей, для фирмы – от 50 до 80 тысяч. При повторном таком нарушении суммы вырастут. Для ИП – 30-40 тысяч рублей, для компании от ста до двухсот тысяч рублей.

Как проводится внеплановая проверка ГИТ. Что проверяет

Важно! Поводом к проведению внеплановой проверки, согласно закону, может послужить любое нарушение предпринимателем положений Трудового кодекса или иных правовых актов, имеющих отношение к нормам трудового права.

Чаще всего внеплановая проверка проводится по той причине, что один из сотрудников предприятия подал заявление (в соответствии со всеми требованиями закона) о нарушении его трудовых прав. Но инспекторы ГИТ также обращают внимание на:

• запросы сотрудников предприятий о проведении проверки охраны труда и условий работы на производстве;
• заявления и обращения в Роструд граждан (в т.ч. ИП и ООО);
• сведения, полученные из СМИ;
• информацию, поступившую от органов гос. власти.

Предприниматель обязан допустить инспектора к проверке также при следующем обосновании ее проведения:

• в соответствии с поручением Президента или Правительства РФ был издан приказ руководителя (или распоряжение зам. начальства) Федеральной инспекции труда о необходимости проведения выездной внеплановой проверки;
• было получено требование Прокурора об организации проверки предприятия на предмет соблюдения требований закона, основанное на обращениях, зарегистрированных в органах прокуратуры.

Похожие записи:

• Как пить дать: что будет с импортом алкоголя в Россию
• Статья 79 УПК РФ. Показания свидетеля
• Инструкция для инвестора: как платить налоги по дивидендам