Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Статус подотчетного лица может получить один или несколько сотрудников компании. Их перечень утверждается руководителем в Приказе или другом внутреннем учетном документе. Фактически подотчетными являются сотрудники, которые входят в штат юридического лица, а также специалисты, которые работают по совместительству, уполномоченные руководством на получение авансовых средств.
Если в авансовом отчете была найдена ошибка, то исправлять ее нужно по общим правилам:
- Если была сделана неправильная запись. (К примеру, на канцтовары сотруднику выдали под отчет 6000 рублей. Фактическая стоимость оказалась 5483,12 руб. Но во время заполнения авансового отчета человек сделал ошибку и указал сумму расхода в 5493,12 руб. Для исправления нужно зачеркнуть одной строкой ̶5̶4̶9̶3̶,̶1̶2̶, написать верную сумму 5483,12.
- Рядом поставить отметку «исправлено», исправление должно быть читаемым.
- Исправление необходимо заверить подписью сотрудника.
Штрафы за отсутствие авансового отчета
Если отчет не был предоставлен в установленный срок, это нарушение кассовой дисциплины. В таком случае могут быть применены следующие штрафные санкции:
- За отсутствие первичных документов положена административная ответственность. Это грубейшее нарушение требований к бухгалтерской отчетности и бухучету, за него предусмотрен штраф до 10000 рублей. Если нарушение произошло повторно, штраф увеличивается до 20000 рублей (статья №15.11 КоАП).
- Штрафы доначислений сумм за неуплату страховых взносов и НДФЛ, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Для ИП или организации предусматривается штраф 20% от суммы доначислений (статьи №122, 123 НК).
Таким образом, налоговый инспектор может обратить внимание на следующие нарушения:
- у авансового отчета нет подтверждающих документов;
- нет заявлений на выдачу авансового отчета.
Электронные документы и регистры
Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:
| Код формы | Наименование формы | Для каких целей применяется, комментарии |
|---|---|---|
| 0504512 | Решение о командировании на территории РФ. | Для направления работника/подотчётного лица в служебную командировку на территории РФ и расчёта размера командировочных расходов. |
| 0504513 | Изменение Решения о командировании на территории РФ. | Для изменения Решения о командировании (ф. 0504512) или изменения расчёта размера командировочных расходов по ранее утверждённому Решению (ф. 0504512) или для отмены командировки. |
| 0504515 | Решение о командировании на территорию иностранного государства. | Для направления работника/подотчётного лица в служебную командировку за пределы РФ и расчёта размера командировочных расходов. |
| 0504516 | Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства. | Для оформления изменения соответствующего Решения (ф. 0504515). |
| 0504517 | Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей. | Для формирования расчёта суммы компенсации работникам — «северянам» проезда в отпуск и обратно. Заполняется работником/подотчётным лицом, которому по закону положено возмещение указанных расходов. |
| 0504518 | Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объёма. | Электронная заявка-обоснование оформляется в случае приобретения через подотчётное лицо товаров, работ, услуг малого объёма для собственных хозяйственных нужд учреждения. Заполняет форму указанный подотчётный сотрудник. |
| 0504520 | Отчёт о расходах подотчётного лица. | Применяется для учёта расходов с подотчётными лицами на основании шести вышеупомянутых электронных документов (ф. 0504512, ф. 0504513, ф. 0504515, ф. 0504516, ф. 0504517, ф. 0504518). |
Новые Журналы операций – для всех учреждений
Расширено количество подлежащих формированию Журналов операций (ф. 0504071). Напомним, сейчас все осуществляемые учреждением финансово-хозяйственные операции подлежат отражению в восьми указанных регистрах. После вступления изменений в силу для обособления операций межотчетного периода и исправления ошибок прошлых лет будут применяться отдельные журналы операций:
| Код формы | Наименование формы |
|---|---|
| 0504071 | Журнал по исправлению ошибок прошлых лет. |
| 0504071 | Журнал операций межотчетного периода. |
Если аванс выдан в рублях
Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).
Кассовый чек, который выдают сотруднику при покупке, подтверждает, что тот оплатил покупку. Кроме того, из кассового чека проще всего понять, на что подотчетник потратил деньги компании. Минфин полагает необходимым прикладывать кассовые чеки к авансовому отчету (письмо от 31.05.2018 № 03-03-06/1/37141).
С 1 июля 2019 года чеки будут обязаны почти все продавцы. Так, допустим, онлайн-кассу обязаны будут использовать ИП на патенте, которые не нанимали сотрудников (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Это означает, что если подотчетник что-то купил у него, то чек должен быть. Ранее чека могло не быть, поскольку его не был обязан выдавать ИП-продавец.
Если же продавец и после 1 июля 2019 года откажется выдавать чек, то нужно взять у него квитанцию об оплате, в которой должны быть обязательные реквизиты, в том числе подпись (п. 2.1, 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Также обратите внимание, что с 1 июля 2018 года НА ВСЕХ чеках должен быть QR-код (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). “Старые” чеки уже, по сути, вне закона.
Выгоды покупки отчетных документов в компании
Выбор купить отчетную документацию с помощью компании, экономит время, деньги и решает кажущуюся неразрешимой проблему. Сотрудничество с ней имеет ряд неоспоримых преимуществ, которые, отмечают в своих отзывах те, кто уже воспользовались услугами компании. Среди достоинств взаимодействия можно отметить:
- удобство доставки и комфортные способы внесения платежей;
- возможность выбора удобного для себя времени и места доставки в Москве или другом регионе.
- гарантированную конфиденциальность;
- подлинность всех необходимых реквизитов и отметок в документах, их высокое качество, соответствие всем действующим нормам и требованиям;
- невысокий цены, делающие услуги доступными для всех категорий заказчиков.
Авансовые отчеты в 2021 — 2021 годах: где посмотреть пример и бесплатно заполнения
Изменений по авансовым отчетам в 2021 году (равно как и в 2019 году) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Заполняем авансовый отчет по командировке: образец 2020 года
Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи.
Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке. Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте в 2020 году.
Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке.
В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
- наименование организации;
- своё Ф.И.О;
- должность;
- структурное подразделение;
- цель выдачи денежных средств (командировка).
Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение. Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
- наименования подтверждающих документов;
- суммы расходов по ним.
Почему бухгалтерия «придирается» к оформлению авансовых отчетов?
Прежде всего потому, что при расчете налога на прибыль произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы только в случае, если эти расходы документально подтверждены, а приобретенное имущество (работы, услуги) используется в деятельности, направленной на получение дохода. Эти требования содержатся в п. 1 ст. 252 НК РФ. В нем также сказано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Кроме того, правильное оформление расходов, понесенных через подотчетных лиц, имеет значение для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Только при наличии подтверждающих документов компенсация таких расходов работнику не является выплатой в его пользу и, соответственно, не учитывается при расчете:
-
НДФЛ (письмо Минфина России от 08.04.2010 № 03‑04‑06/3-65);
-
взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 420 НК РФ);
-
взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
Составление авансового отчета
Зачастую бухгалтера используют унифицированную форму, тем более, что она предусмотрена программами учета. По правилам подотчетное лицо должно заполнять часть отчета, где указываются приложенные документы, суммы в них и вид расхода. Но чаще это делает сам бухгалтер.
Шапку отчета — с наименованием компании, ее данными, можно не заполнять от руки, а сразу сделать частью бланка. Так удобнее. Заполнять отчет смешанным способом — автоматизировано и вручную закон не запрещает.
Если вы применяете «стандартный» отчет АО-1, то заполнять его следует так:
1. Указать дату составления авансового отчета, структурное подразделение (если есть), в котором работает сотрудник, ФИО, табельный номер, должность и назначение выданного аванса (например, «на покупку материалов»).
2. Заполнить таблицы (см. рис. 1):
3. Далее указывается количество приложений к авансовому отчету, то есть документов, которые подтверждают расходы и следуют подписи ответственных лиц.
Осталось обратить внимание на строку с утвержденной суммой отчета. Она может отличаться от суммы, которую указал сотрудник. Причины — нет подтверждающих документов на расход, документы оформлены ненадлежащим образом, не хватает документов (например, прилагается товарный чек, но нет кассового).
Бухгалтер сверяет сведения, которые указал работник (на оборотной стороне отчета) с оригиналами документов.
Не важно какой документ используется у вас — АО-1 или собственный бланк, печать организации на авансовом отчете не нужна.
Если в авансовом отчете допущена ошибка, ее можно исправить (в соответствии с частью 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, пунктом 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, пунктом 16 Положения № 34н):
В форме АО-1 есть отрезной корешок. Он подтверждает факт передачи от работника бухгалтеру отчета и документов к нему — эта часть передается подотчетному лицу.
Как отчетные документы командировочных отражаются в бухгалтерском учете
Чтобы бухгалтеры могли документально учитывать затраты на командировки и компенсации выезжающим сотрудникам, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В нем дебет счета показывает полученные работником суммы денег, а кредит отражает все расходы, возникшие у него в служебной поездке.
Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.
Если выданных денег оказалось недостаточно, и сотрудник истратил свои личные денежные средства, предприятие возмещает ему причиненные затраты сверх предварительного аванса, сопровождая это оформлением расходного ордера.
Проводки по расходам сверх выданного аванса
| Дебет | Кредит | Название операции |
| 71 | 50 | Выданы денежные средства под отчет |
| 50 | 71 | Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу |
| 71 | 50 | Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
С учетом целей служебной поездки командировочные расходы разносятся в бухгалтерском учете по соответствующим счетам. Затраты на развлечения и культурные мероприятия подлежат учету как внереализационные расходы.
Когда в командировочных расходах показан НДС, о чем имеется документальное подтверждение с обособленным отдельной строкой налогом (бланки строгой отчетности, счет-фактура), данный НДС разносят на счет 19, после чего направляют его к вычету (если указанные расходы таковы, что уменьшают налоговую составляющую при определении налога на прибыль от продаж).
Что если нет подтверждающих документов
Если работник приложил к авансовому отчету документы с неустранимыми недостатками (к примеру, поврежденные), либо не приложил их вообще (кассовый чек потерян, получить дубликат нельзя), то это не значит, что нельзя принимать авансовый отчет.
Нужно помнить, что товары или работы, на которые выдавались деньги, могут быть реально получены. В такой ситуации бухгалтеру все равно необходимо проверить поданный документ, а руководитель уже сам решает — утверждать его либо нет.
Если руководитель принимает положительное решение, и дает указание возместить подотчетному лицу затраченные средства без подтверждающих на это документов нужно помнить, что все эти затраты нельзя будет учесть при расчете налога за этот период. Если организация работает с НДС, то входной налог принять к вычету также не получится.
Заполняем авансовый отчет по командировке
Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.
Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.
Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.
Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.