Как правильно документально оформить представительские расходы в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно документально оформить представительские расходы в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.

Что включается в представительские расходы?

В представительские расходы часто включают затраты на организацию мероприятия, к примеру, проведение обеда или ужина и пр. Таким образом, мероприятие может проводиться в общественном месте (ресторане, кафе), и при этом главное — иметь подтверждение, что мероприятие имеет деловую направленность.

Важно! Если подтвердить, что мероприятие имеет деловую цель, то в случае потребления алкоголя за ужином его стоимость также можно включить в представительские расходы (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 г. № 03-03-06/1/3120).

В представительские расходы разрешено включать и затраты на обслуживание приглашенных персон. К ним относятся конкретные затраты на:

• транспортировку к месту мероприятия и обратно;
• обслуживание при осуществлении переговоров;
• оплату приглашенных переводчиков, если они не входят в штат хозяйствующего субъекта.

Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?

Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

• расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Как правильно рассчитать сумму принимаемого к вычету «входного» НДС по представительским расходам?

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль.

Иными словами, принять к вычету «входной» НДС по представительским расходам можно только в отношении той части расходов, которая «уложилась» в норматив.

При регистрации счета-фактуры в книге покупок отражается НДС в пределах суммы, принимаемой к вычету.

В связи с тем, что при расчете 4 %-го норматива суммы представительских расходов и расходов на оплату труда берутся нарастающим итогом с начала года, возможна ситуация, что в следующем отчетном периоде[1] вся сумма представительских расходов будет учтена при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль. В этом случае тот «входной» НДС, который не был принят к вычету из-за превышения норматива в одном отчетном периоде, может быть принят в следующем, когда норматив будет соблюден. При этом следует помнить, что нельзя принять к вычету «входной» НДС, относящийся к сумме представительских расходов, превысивших норматив по итогам года.

Воспользуемся данными примера 1. «Входной» НДС по представительским расходам, понесенным в I квартале 2019 года, составил 80 000 руб. (400 000 руб. х 20 %), в II квартале – 20 000 руб. (100 000 руб. х 20 %).

В I квартале 2019 года из 400 000 руб. представительских расходов по нормативу можно учесть только 320 000 руб. К вычету можно принять только часть «входного» НДС в размере 64 000 руб. (320 000 руб. x 20 %).

По итогам полугодия вся сумма представительских расходов может быть учтена для целей исчисления налога на прибыль. Следовательно, в II квартале можно принять к вычету НДС в размере остатка 16 000 руб. (80 000 — 64 000) плюс «входной» налог в сумме 20 000 руб.

---

[1] Напомним, что согласно п. 2 ст. 285 НК РФ отчетными периодами по налогу признаются I квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.

Покупка алкоголя оптом по договору поставки

На продажу алкоголя у оптовой компании должна быть отдельная лицензия. При этом оптовую реализацию можно осуществить путем заключения договора поставки, которая регулируется статьей 506 ГК РФ. Приобретение алкоголя по договору поставки предполагает его применение в предпринимательских целях, что в принципе соответствует использованию алкоголя на представительские расходы. Оплата по договору поставки может быть произведена как в наличной, так и в безналичной форме.

Приобрести алкоголь у компании с лицензией на оптовую продажу по договору поставки возможно, лицензия при этом покупателю не потребуется. Декларировать закупку алкогольной продукции также не нужно в соответствии с пунктом 1 статьи 14 ФЗ № 171-ФЗ от 22.11.1995 г.

Обратите внимание! С 01 июля 2019 года при приобретении алкоголя по договору поставки в чеке необходимо указать наименование покупателя, ИНН организации-покупателя, сумму акциза и регистрационный номер таможенной декларации (при наличии), страна происхождения товара.

Акт о списании затрат

Рассматриваемый акт предназначен для удостоверения факта совершения ПР уполномоченными лицами. Чаще всего — входящими в состав специальной комиссии из числа представителей компании, которая осуществила ПР.

Соответствующий акт может содержать:

• дату, наименование документа (например, «Акт на списание расходов в рамках проведения делового завтрака»);
• перечень членов комиссии, удостоверяющих факт совершения фирмой ПР;
• перечень статей расходов с указанием соответствующих им фактических сумм, которые подтверждаются комиссией (данный блок может быть идентичным отраженному в предыдущем документе — отчете);
• общую сумму фактических расходов в рамках мероприятия, которая подтверждается комиссией — аналогично, как в отчете;
• заключение комиссии об обоснованности осуществления расходов в указанном перечне;
• заключение комиссии о списании соответствующих расходов в расходы той категории, что определяется в рамках бухгалтерского учета (чаще всего это «прочие затраты» в соответствии с п. 8 ПБУ 10/99).
• Ф. И. О., должности членов комиссии, их подписи.

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

• контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
• внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

• наименование;
• дату составления документа;
• название фирмы;
• сведения об учитываемом хозяйственном факте;
• сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
• сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Документальное оформление представительских расходов

Унифицированных форм по оформлению таких расходов не существует. Каждая организация разрабатывает свои удобные формы, некоторые из которых являются обязательными:

• Приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контрагента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль.

• Программа представительского мероприятия. Данная программа прикладывается к приказу, в ней необходимо отразить основные этапы и даты официального приема. Программа утверждается руководителем организации.

• Смета представительского мероприятия. Смету желательно расписывать на каждое мероприятие в отдельности. Обязательно утвердить у руководителя. В смете как правило расписывают по статейно: транспортные расходы, буфетное обслуживание, расходы на приобретение букетов, сувенирных изделий.

• Отчет о проведении мероприятия. В отчете необходимо отразить дату и место проведения, цель, наименование партнеров, участники мероприятия пофамильно с должностями и результат, который был достигнут в ходе мероприятия.

• Акт на списание представительских расходов. А акте необходимо отразить точную сумму (вплоть до копеек), согласно понесенных расходов. Акт подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Что нельзя относить к представительским расходам

Обращаем ваше внимание, какие расходы нельзя относить к представительским расходам:

• Обеды в пансионатах, санаториях, в развлекательных (кроме баров и ресторанов) местах;

• Оформление визовых документов для своих сотрудников;

• Затраты на оформление праздничных мероприятий (например, Новый год, 8 марта, 23 февраля), а также юбилеи сотрудников;

• Сумма представительских расходов, в сумме превышения нормы.

С 1 июля 2021 года учет оборота маркируемого алкоголя ведется поштучно. Соответствующие изменения внесены в ФЗ №171, регулирующий алкогольный рынок России в настоящее время. Методика организации учета по новым правилам размещена на сайте Росалкогольрегулирования. Отменены обязательные ранее бумажные справки, сопровождающие алкогольную продукцию. Чиновники считают, что это уменьшит трудозатраты организаций по учету алкоголя.

Вопрос: Как отразить в учете торговой организации расходы по уплате государственной пошлины за продление срока действия лицензии на розничную продажу алкогольной продукции на пять лет? Торговая организация, осуществляющая продажу алкогольной продукции, до окончания срока действия лицензии уплатила госпошлину в размере 325 000 руб. за ее продление. В месяце уплаты государственной пошлины она подала заявление и пакет документов в лицензирующий орган. В целях налогообложения прибыли организация применяет метод начисления. Посмотреть ответ

Рассмотрим, как обстоят дела на практике. Для поштучного учета необходимы:

• увеличение количества складских работников, их обучение;
• покупка нового оборудования и ПО, без которых учет невозможен (генерация кодов групповой тары, непрерывного сканирования бутылок у производителя, сканирование при приемке товара для продажи и т.д.);
• доработка имеющегося ПО до требований законодательства, привлечение дорогостоящих специалистов для настройки ПО, организация хранения и корректного использования огромных информационных массивов.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

Можно ли учесть для целей налога на прибыль расходы на приобретение алкогольных напитков для организации официального приема? Посмотреть ответ

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Представительские расходы: можно ли учесть алкоголь?

Да, можно. Заметим, что специалисты финансового ведомства в вопросе отнесения в состав представительских расходов стоимости спиртных напитков, приобретенных для организации делового мероприятия, поддерживают компании. Так, в письме от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 финансисты указали, что расходы на организацию официальной встречи с клиентами для заключения договоров на следующий год согласно п. 2 ст. 264 НК РФ учитываются в части затрат на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков.

Правда, есть два достаточно старых разъяснений финансистов, в которых они выдвинули одно условие для учета рассматриваемых расходов. В письме Минфина России от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 сказано, что расходы организации на алкогольную продукцию, куп­ленную для проведения официального приема, могут включаться в представительские расходы, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении переговоров. При этом ст. 5 ГК РФ под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе. Такой же вывод сделан и в письме от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30.

Согласитесь, приведенное понятие обычая делового оборота достаточно абстрактно. Поэтому кто-то может посчитать для себя нормальным количеством ящик водки, а кто-то бутылку шампанского.

А вот налоговые органы категорически против учета в составе представительских расходов стоимости алкогольной продукции. Это подтверждает судебная практика, которая, кстати, складывается в пользу налогоплательщиков. Приведем одно дело по аналогичному спору, которое было рассмотрено ФАС Поволжского округа (постановление от 15.01.2013 № А55-14189/2012).

Организация для проведения переговоров с контрагентами, целью которых было установление и поддержание сотрудничества, закупала алкогольные напитки. В ходе проведения налоговой проверки инспекторы не согласились с тем, что такие затраты могут быть включены в состав представительских расходов при расчете налога на прибыль. В результате спорные расходы были исключены из налоговой базы по прибыли, а компании налоговики доначислили налог на прибыль, выставили штрафные санкции и начислили пени. Компания с таким решением проверяющих не согласилась и обратилась в суд.

Суды трех инстанций поддержали налогоплательщика. Вот какие аргументы привели арбитры. Согласно подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ в числе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются представительские расходы. Под ними подразумеваются затраты компании, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Порядок учета таких расходов установлен в п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем сказано, что к представительским относятся расходы:

• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоя­щих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Организация подтвердила факт несения расходов на закупку алкогольных напитков (представлены авансовые отчеты, товарные и кассовые чеки, акты о списании представительских расходов, отчеты о проведенных мероприятиях, исполнительные сметы). В связи с тем что п. 2 ст. 264 НК РФ не содержит перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, спорные затраты признаны обоснованными, связанными с осуществлением деятельности организации, направленной на получение дохода.

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Уральского округа от 10.11.2010 № А60-2408/2010-С6, Центрального округа от 27.08.2009 № А48-2871/08-18, Северо-Западного округа от 16.07.2008 № А56-15358/2007 (Определением ВАС РФ от 17.11.2008 № ВАС-14668/08 отказано в передаче дела на рассмотрение в Президиум ВАС РФ). Арбитры отклоняют доводы налоговых органов о том, что стоимость алкогольной продукции не может быть учтена в составе представительских расходов по той причине, что была приобретена для организации развлечений, а не переговоров.

Таким образом, если затраты на покупку алкогольной продукции, которая, по вашему мнению, необходима для переговоров, велики, то вы с успехом можете отстоять в суде право на их учет для целей налогообложения прибыли.

Нормы по представительским расходам

Для представительских расходов установлен норматив – они не должны превышать 4% от фонда оплаты труда (ФОТ). К ФОТ в данном случае относятся выплаты в пользу работников, которые учитываются для налога на прибыль: оклад, надбавки, премии и т.п. (ст. 255 НК ПФ) Если выплата не влияет на расчет налога на прибыль (например – материальная помощь), то ее нельзя учитывать и при нормировании представительских расходов.

Расчет как самих представительских расходов, так и затрат на оплату труда нужно проводить нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).

Поэтому если у бизнесмена были существенные представительские расходы в начале года, то ему может не хватить лимита для того, чтобы учесть их все в 1 квартале. Затем, по итогам 6, 9 месяцев и года размер ФОТ увеличится и можно будет списать больше представительских расходов.

Но если не хватит лимита за год в целом, то остаток представительских расходов нельзя будет переносить на следующие налоговые периоды (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Как подтвердить представительские расходы

Перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в НК РФ не регламентирован. По мнению Минфина, кроме стандартных первичных документов (накладные, акты, авансовые отчеты), для этого нужен отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем компании (письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).

Установленной формы этого отчета нет. Но для обоснования затрат необходимо включить туда всю основную информацию о встрече: место проведения, список участников, цель переговоров и достигнутый результат.

Представительские расходы, которые оплачены «по безналу» следует включать в расчет налога в том периоде, когда был утвержден отчет о мероприятии. Если же производились затраты наличными, то нужно списать расходы в наиболее позднюю из дат составления двух документов: отчета о мероприятии или авансового отчета сотрудника, который оплачивал расходы.

В стоимость услуг, оплачиваемых организацией при приеме представителей других фирм, входит НДС. Его можно принять к вычету. Но здесь действует такое ограничение. Вычету подлежит только та часть «входного» налога, которая приходится на представительские расходы, укладывающиеся в норматив, установленный для налога на прибыль. На это указано в п.7 ст.171 Налогового кодекса РФ.

НДС, приходящийся на сверхнормативные расходы, к вычету принять нельзя. Более того, эту часть налога нельзя списать на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Между тем в бухгалтерском учете его относят на тот счет, где отражены сами представительские расходы: 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу». Таким образом, по сверхнормативному НДС также образуются постоянные налоговые разницы.

Спорные ситуации по представительским расходам

Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.

Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.

В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).

Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Но бизнесмен может попробовать включить в представительские расходы сувениры с символикой компании. Однако в этом случае вероятны споры с налоговиками. Судебная практика в пользу налогоплательщиков по этому поводу имеется (например, постановление ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10).

Нередко участники переговоров приезжают на них из других городов или стран. Иногда принимающая сторона берет на себя все расходы: билеты, размещение в гостинице, в случае необходимости – оформление виз.

Все подобные расходы, по мнению налоговиков, нельзя отнести к представительским. Также нельзя учесть для налога на прибыль и организацию развлекательной программы для гостей. Аргументы чиновников здесь те же, что и для сувениров – указанные расходы не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ (письма Минфина от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235 и от 01.12.2011 № 03-03-06/1/235).

Правда, бизнесмен может попробовать учесть затраты на билеты и гостиницу в составе «обычных» прочих расходов, не относящихся к представительским. Ведь организация проживания иногородних деловых партнеров необходима для переговоров, а значит – ее можно считать экономически обоснованной (постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

Воспользуемся условиями примера 1. За 1 квартал 2019 года для налога на прибыль было учтено 60 тыс. руб. из общей суммы затрат 100 тыс. руб.

Отложенный налоговый актив будет равен 20% от оставшихся 40 тыс. руб., т.е. 8 тыс. руб. На эту сумму 31.03.2019 нужно сделать проводку:

ДТ 09 – КТ 68.4 (8 тыс. руб.) – начислен ОНА

По итогам полугодия все представительские расходы были учтены для налога на прибыль. Поэтому отклонений между двумя видами учета больше нет и нужно списать ранее начисленный ОНА обратной проводкой на дату 30.06.2019:

ДТ 68.4 – КТ 09 (8 тыс. руб.) – списан ОНА

Если же на конец года разница между двумя видами учета полностью не исчезнет, то возникнет постоянный налоговый расход (ПНР). Это значит, что отклонение между бухгалтерской и налоговой прибылью уже не изменится.

Чтобы начислить ПНР, нужно сначала списать остаток налогового актива со счета 09:

ДТ 68.4 – КТ 09

Затем следует отнести эту же сумму на счет 99 «Прибыли и убытки», на котором для ПНР нужно открыть специальный субсчет:

ДТ 99.2 — КТ 68.4

Похожие записи:

• Что полагается за третьего ребенка?
• Повремённая форма оплаты труда
• Порядок оформления компенсации процентов по ипотеке сотруднику