Компенсация за использование личного автомобиля: порядок расчета и особенности

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за использование личного автомобиля: порядок расчета и особенности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (смотрите, например, письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68286, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ признан утратившим силу Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ). Вместе с тем Федеральным законом от 03.07.2016 N 243-ФЗ (в редакции Федеральных законов от 30.11.2016 N 401-ФЗ и от 19.12.2016 N 448-ФЗ) Налоговый кодекс РФ дополнен разделом XI, включая главу 34 «Страховые взносы», вступившим в силу с 01.01.2017.

Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абзаце втором пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ. Применительно к рассматриваемой ситуации для указанных плательщиков страховых взносов согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами (если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ) признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ. Так, согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Аналогичная норма содержится и в Федеральном законе от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ) (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете расходов ⇓

• Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
• Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
• Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
• Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
• Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

Как документально можно оформить использование личного автомобиля

Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:

Трудовой договор	Дополнительное соглашение к трудовому договору	Договор аренды
При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017	Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации	Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать

Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.

Как выплачивает компенсацию ИП

Из названия Постановления N 92 следует, что его действие распространяется на организации. Но в Письмах Минфина России от 11.03.2012 N 03-11-11/74, от 31.01.2013 N 03-11-11/38, от 26.02.2013 N 03-11-11/82 разъяснено, что нормы, указанные в Постановлении N 92, применяются для определения расходов на выплату как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.

Пример. В соответствии с заключенным с работником письменным соглашением организация ежемесячно производит выплату компенсации работнику за использование личного автомобиля для управленческих нужд организации. Размер компенсации определяется исходя из ежемесячного износа автомобиля, сумма которого определена равной 7 400 руб., и стоимости израсходованного за месяц бензина, приходящихся на служебные поездки работника на личном автомобиле.

Данные о расходе ГСМ и пробеге за месяц определяются на основании путевых листов, оформляемых организацией.

За текущий месяц стоимость приобретенного бензина составила 12 600 руб., общий пробег автомобиля за месяц — 2 500 км, в том числе пробег по служебным заданиям — 1 500 км.

Рабочий объем двигателя автомобиля превышает 2 000 куб. см.

Компенсация работнику состоит из суммы ежемесячного износа автомобиля и стоимости израсходованных ГСМ в части, приходящейся на служебные поездки. Таким образом, в текущем месяце сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, равна 12 000 руб. ((7 400 руб. + 12 600 руб.) / 2 500 км x 1 500 км).

В учете организации, применяющей УСН (объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов»), расходы, связанные с выплатой компенсации, приведены в таблице.

Об этом свидетельствует арбитражная практика:

Реквизиты судебного решения	Вердикт суда
Постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 г. №А12-15477/2011	Общество имело право заявлять расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт, обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено.
Постановление ФАС Московского округа от 19.12.2011 г. №А40-152815/10-116-694	Доводы налогового органа о необходимости ведения учета служебных поездок и оформления путевых листов обоснованно отклонены судами, поскольку оформление путевых листов при использовании личных автомобилей действующим законодательством не предусмотрено.
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2009 г. № Ф04-8171/2008(18850-А70-40)	Является нормативно необоснованным довод Инспекции о необходимости в рассматриваемом случае наличия именно путевых листов.

Какие сведения вносятся в договор?

При назначении компенсации сотруднику за использование личного автомобиля учитываются многочисленные параметры автомобиля. Все сведения относительно назначения компенсации вносятся в трудовой договор. К ним относится:

• точные параметры машины, принадлежащей сотруднику компании;
• порядок эксплуатации авто в рабочих целях;
• основания для владения машины, так как работник может являться не только ее собственником, но и доверенным лицом, а также арендатором;
• срок, в течение которого должностные обязанности будут выполняться с помощью ТС;
• точный размер компенсации;
• другие затраты, связанные с эксплуатацией машины;
• документы, которые должны подготавливаться работником, чтобы он смог подтвердить свои расходы на автомобиль;
• порядок, на основании которого должны перечисляться средства;
• сроки, в течение которых выплачивается компенсация работнику.

Если нарушается хотя бы один пункт договора, то работник может отказаться от использования своей машины в рабочих целях.

Работодатели, привлекающие для работы сотрудников, имеющих собственные транспортные средства, должны знать, как грамотно оформить им компенсацию за использование машины. Для этого грамотно подготавливается соответствующая документация. Процедура назначения компенсации предполагает выполнение следующих действий:

• при трудоустройстве гражданина необходимо, чтобы в трудовой договор была внесена информация о необходимости перечисления компенсации, так как новый сотрудник будет пользоваться своей машиной для выполнения заданий руководителя;
• передается правоустанавливающая документация на автомобиль работодателю, причем сюда относится не только свидетельство о регистрации, но и ПТС, а если гражданин является доверенным лицом, то дополнительно передается копия доверенности, на основании которой он пользуется машиной;
• далее оговариваются все условия сотрудничества, которые должны быть выгодными для обоих участников трудовых отношений;
• если давно трудоустроенный работник покупает машину, которой начинает пользоваться в служебных целях, то формируется дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору;
• если передается машина для использования другими должностными лицами компании, то составляется акт приема-передачи автомобиля;
• ежемесячно или еженедельно работником компании составляется отчет, в котором указываются все траты на автомобиль, используемый в рабочих целях;
• к этому отчету прикладываются многочисленные платежные документы, подтверждающие траты и представленные разными чеками, накладными или другими аналогичными бумагами.

Управлять автомобилем может непосредственный собственник или другие работники компании, назначаемые ответственными лицами приказом работодателя.

Какие применяются нормы?

Нормы компенсации за использование личного автомобиля обязательно учитываются руководством компании, так как от них зависит, можно ли снизить налоговую базу по налогу на прибыль на расходы, связанные с перечислением компенсации владельцу имущества, представленному сотрудником компании. Данные нормы закрепляются на государственном уровне. К ним относится:

• если используется легковое авто, объем двигателя которого не превышает 2 тыс. куб. см., то норма оплаты составляет 1,2 тыс. руб.;
• если объем двигателя превышает 2 тыс. куб. см., то норма равна 1,5 тыс. руб.;
• если арендуется мотоцикл, то плата за него в пределах нормы составляет 600 руб.

При использовании грузовых автомобилей не устанавливаются какие-либо нормы в законе, так как такие расходы включаются в другую категорию затрат фирмы.

Как правильно оформить

Компенсация сотруднику компании выплачивается на основании приказа руководителя. Для этого гражданин подает администрации заявление, в котором указывает следующие сведения:

• обстоятельства использования машины по служебной необходимости;
• периодичность применения авто.

К заявлению прилагаются документы:

• на автомобиль, включая техпаспорт и свидетельство о постановке на учет;
• путевой лист;
• чеки, другие документы, подтверждающие расходы сотрудника на машину.

Оформление компенсации

Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:

• Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
• Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
• Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
• Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.

Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.

В каких ситуациях компенсационные суммы облагаются НДФЛ?

Теперь поговорим о налогах. Вся прибыль, которую получают физические лица, в том числе сотрудники предприятий, облагается налогом на доходы физических лиц. Освобождаются от налогообложения все типы предусмотренных трудовым законодательством компенсаций.

То есть необлагаемая сумма та, которую указали в договоре об использовании личного автомобиля в служебных целях. При этом должна быть документация, подтверждающая принадлежность эксплуатируемого транспортного средства налогоплательщику. Также при помощи документов нужно будет подтвердить фактическую эксплуатацию транспортного средства для интересов предприятия и сумму растрат, с ней связанную.

Но ни в трудовом, ни в налоговом законодательстве не содержится:

1. Перечень документации, которой можно подтвердить эксплуатацию собственного транспортного средства.
2. Положения, которые запрещают руководителю предприятия возместить сотрудникам растраты, понесенные в ходе выполнения трудовых обязательств.

Отсюда следует, что руководитель предприятия может сам создать правила определения необлагаемых компенсационных выплат для сотрудников, использующих личный автомобиль в служебных целях, предусмотрев самостоятельно их размер.

Если для работы сотрудники предприятия используют личные автомобили, то компенсации за это не облагаются налогом, но при следующих условиях:

• использование транспорта и компенсация письменно зафиксированы (составляется отдельное соглашение или это предусматривает трудовой договор);
• работники предоставили документы на авто (свидетельство о регистрации, ПТС);
• организацией оформляются маршрутные листы.

В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.

Размер выплат определяют следующими способами:

• Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
• Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.

Чтобы определить сумму выплат, учитывают:

• интенсивность поездок;
• срок полезного использования;
• износ авто;
• траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.

За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о выплате компенсации работнику «за использование, износ (амортизацию)» имущества. Но что именно кроется за этим самым «использованием» – непонятно. Пробел постарались восполнить чиновники.

Так, недавно в письме от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 Минфин указал: в компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации машин (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Данная позиция является устоявшейся (см. письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/ 39239). Причем в более ранних разъяснениях финансисты подчеркивали: в компенсацию входят вообще любые издержки, появляющиеся при использовании транспорта, в том числе расходы на его техобслуживание (письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 и др.). Вторят им и столичные налоговики (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).

Приведенная позиция имеет определяющее значение в первую очередь в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых машин и мотоциклов учитываются лишь в пределах норм, установленных древним постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Эти лимиты просто смехотворны: для авто с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1200 рублей в месяц, свыше 2000 куб. см – 1500 рублей, а для мотоциклов – 600 рублей.

Основание для компенсации личного авто

Основные условия оплаты за пользование легковыми автомобилями в сфере труда регулируются законом, поэтому необходимо учитывать эти основания оплаты:

• приказ управляющего директора о размере вознаграждения на основании прилагаемых документов
• Оплата работнику при выполнении служебных обязанностей в связи с командировками в соответствии с должностными инструкциями.
• размер компенсации в соответствии с законом
• Оплата производится один раз в месяц.
• Если работник не пользуется личным транспортным средством, вознаграждение не выплачивается.

Использование работником имущества работника в виде автомобиля для выполнения работ, таких как износ, ремонт, парковка, бензин, должно быть документально подтверждено. Вы можете использовать такие опции:

1. Вознаграждение в соответствии с ТК РФ
2. договор аренды
3. бесплатная регистрация

Во всех случаях существуют преимущества и недостатки как для работника, так и для работодателя.

Похожие записи:

• Как стать ветераном труда в Самарской области и что это дает
• Ответственность за разглашение персональных данных в 2022 году
• Можно ли ламинировать ИНН и СНИЛС