Комментарии к законодательству
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Комментарии к законодательству». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Изменения по командировочным с 2020 года
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2021 году
Подобные категории описываются в трудовом законодательстве. Так, руководителю следует знать, что в деловые поездки за границу не допускаются:
- женщины, ожидающие появление ребенка;
- субъекты с имеющимся запретом на въезд в конкретную страну или же ограничением выездного характера;
- работники, не достигшие 18 лет. Исключением являются сотрудники культурного и творческого профиля. Например, зарубежная командировка разрешается несовершеннолетним актерам на время съемок;
- подчиненные на протяжении их студенческого отпуска.
Помимо этого, выделяют также группы лиц, которые допускаются в заграничную командировку только с их личного письменного согласия:
- матери малолетних детей, не достигших 3 лет;
- отцы-одиночки и матери-одиночки;
- одинокие опекуны, чьим отпрыскам еще не исполнилось 5 лет;
- родители несовершеннолетних инвалидов;
- опекуны малолетних детей;
- подчиненные, на которых лежит ответственность по обеспечению ухода тяжелобольного родственника по медицинскому предписанию.
Командировки в 2021 году: шпаргалка для бухгалтера
С учётом деятельности компании, в целях заключения договоров или проведения переговоров, отстаивания позиции в судах иностранных государств, российские компании направляют своих сотрудников в зарубежные командировки. Понятия «зарубежная» или «заграничная» командировка законодательство РФ не содержит, а значит, на них распространяются общие правила ст. 166-168 ТК РФ, с особенностью для такой деятельности за пределами страны. Итак, заграничная служебная командировка ― поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, за пределами Российской Федерации. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Это относится и к любым командировкам.
- Командировки – служебные поездки, за дни нахождения в которых сотрудник получает заработную плату с надбавками за проживание, питание, транспортные расходы и другие траты, вызванные служебной необходимостью.
- В экономическом выражении оплата подобных расходов называется суточными или командировочными выплатами, которые имеют определённые правила начисления.
- Какими будут суточные командировочные расходы в 2021 году?
Командировочные расходы в 2021 году
Чтобы поездка не сорвалась и компания не понесла лишние расходы, необходимо заблаговременно провести так называемые контрольные процедуры.
Прежде всего, необходимо проверить наличие задолженности командируемого сотрудника на сайте ФССП. Он не пройдет пограничный контроль при выезде за границу, если имеет задолженность более 10 000 рублей по алиментам и 30 000 рублей и более по другим требованиям.
В связи с тем, что данные о погашении задолженности обновляют на портале ФССП не сразу, важно заранее позаботиться о погашении задолженности.
Сначала нужно выяснить все условия, предлагаемые принимающей стороной. К примеру, иностранная компания может оплатить сотруднику проживание. Нужно выяснить у работника, есть ли у него загранпаспорт. Рассмотрим все этапы подготовки к поездке:
- Оформление визы, если это требуется.
- Бронирование номера в гостинице.
- Подготовка всех нужных документов.
- Расчет командировочных трат и суточных для определения размера аванса.
- Расчет зарплаты за период командировки.
- Внесение НДФЛ и взносов.
Рассчитать размер командировочных, зная заработок за расчётный период, количество отработанных дней за расчётный период, количество дней в командировке и размер суточных в организации, вам поможет наш калькулятор.
ВАЖНО! До 2021 года были установлены ограничения по продолжительности командировки. На данный момент они сняты. Продолжительные поездки должны быть обоснованы экономически. В частности, доходы от поездки должны превышать расходы.
ВНИМАНИЕ! Все первичные документы, связанные с командировкой, после окончания поездки прилагаются к авансовому отчету. Сдать его нужно в течение 3 дней после прибытия работника.
Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.
Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.
Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.
Перед отправкой сотрудника в командировку нужно составить смету для определения суммы аванса. В нее могут быть включены следующие направления расходов:
- Проезд.
- Проживание.
- Выплата суточных.
- Выдача страховки.
- Транспортировка багажа.
- Телефонные разговоры.
- Оформление загранпаспорта.
- Траты при обмене валюты.
Смету нужно приложить к расходному ордеру.
ВАЖНО! Обмен валюты в стране пребывания сотрудника затруднителен и предполагает дополнительные траты. Поэтому аванс рекомендуется выдавать в валюте государства, в которое отправляется работник.
Последние изменения в порядке мобилизации
- Гражданам, мобилизованным ошибочно и вернувшимся домой, выплатят пособия за период службы.
- Мэр Москвы С. Собянин заявил, что семьям солдат будут помогать материально, психологически и юридически.
- Женам призывников обещали помочь в трудоустройстве.
- Мобилизованные предприниматели получат кредитные каникулы.
- Представители коммунистической партии предложили законодательно закрепить бронь для докторов и кандидатов наук.
- 31 октября 2022 года в Министерстве обороны сообщили о полном завершении всех мероприятий, проводимых в рамках призыва мужчин по частичной мобилизации, включая выдачу повесток.
Расходы на проживание командированных работников возмещаются по перечню, предусмотренному п.п. «б» п. 1.4 раздела ІІ Инструкции № 59. К таким расходам относятся расходы на оплату:
- счетов за проживание в гостиницах (мотелях) или наем других жилых помещений;
- питания, стоимость которого включена в счета за проживание;
- бытовых услуг, предоставляемых в гостиницах, стоимость которых включена в счет за проживание (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды, белья, обуви);
- стоимости пользования холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые установлена отдельная плата), кондиционером.
Среди перечисленных расходов отдельно необходимо упомянуть о возможности возместить командированному работнику расходы на проживание в двухместном номере (по причине отсутствия свободных одноместных номеров).
По нашему мнению, если руководитель предприятия не установил ограничения относительно возможности проживания командированного работника в двухместном номере, то понесенные им расходы на проживание в таком номере могут быть компенсированы в полном объеме на основании предоставленного счета из гостиницы. Более того, предприятие имеет право включить такие расходы в состав валовых. Кстати, с такой позицией соглашалась и ГНАУ (см письмо от 08.12.2005 г. № 9146/н/15-0314).
Однако Минфин категорически против того, чтобы командированному работнику, оплатившему двухместный номер, расходы на проживание возмещались в полной сумме (см. письмо от 30.03.2007 г. № 31-18030-07-7/6449). В письме указано, что независимо от того, за какое количество мест в гостинице работник понес расходы, расходы на проживание могут быть возмещены командированному работнику в размере, соответствующем стоимости только одного места в гостиничном номере.
Мы не согласны с такой позицией Минфина, поскольку она не основывается на каких-либо нормах действующего законодательства. Ведь ограничение относительно расходов на оплату проживания стоимостью одного места в гостиничном номере действует только в отношении возмещения расходов на проживание при командировках на территории Украины (абзац первый п. 1.6 раздела І Инструкции № 59). Подобных ограничений в отношении расходов на проживание при загранкомандировках ни Инструкцией № 59, ни Законом о налоге на прибыль не установлено.
Кроме расходов на проезд и проживание, Инструкцией № 59 предусмотрена возможность компенсации работникам других расходов, понесенных им в загранкомандировке. Так, в соответствии с п.п. «в» и «г» п. 1.4 раздела II Инструкции № 59 предприятие может компенсировать работникам такие расходы на загранкомандировку:
- оплату телефонных счетов;
- оформление загранпаспортов и разрешений на въезд (виз);
- уплату комиссионных (в случае обмена валютных средств);
- обязательное страхование;
- другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.
Здесь следует прокомментировать отдельные вопросы компенсации расходов на оформление загранпаспортов и виз, а также стоимости страховки.
Прежде всего отметим, что средства, выданные работнику в качестве компенсации стоимости расходов на оформление визы и загранпаспорта (как часть расходов на служебную командировку), при включении их в состав валовых расходов по п.п. 5.4.8 ст. 5 Закона о налоге на прибыль не облагаются налогом с доходов физических лиц (п.п. 4.3.2 ст. 4 Закона № 889).
По поводу визы у налоговиков претензий нет , а вот относительно расходов на загранпаспорт у ГНАУ иная точка зрения (см. письмо от 12.04.2005 г. № 3064/6/17-3116). Налоговики считают, что возмещение работнику расходов на оформление заграничного паспорта (для осуществления служебной поездки) — это дополнительное благо и соответственно такую, сумму следует облагать налогом с доходов физлиц. В качестве аргумента налоговики ссылаются на отсутствие в законодательстве конкретных условий, которые бы касались оформления гражданами Украины паспорта в случае их направления в командировку. То есть в данном случае за основу принят тот факт, что после возвращения из командировки паспорт для выезда за границу остается в пользовании работника.
Исключение составляют дипломатические и служебные паспорта, которые являются собственностью Украины и выдаются только на время выезда в служебную командировку за границу лицам, пребывающим на соответствующих должностях. Поэтому, по мнению налоговиков, возмещение расходов, связанных с оформлением только таких паспортов, не рассматривается у их получателей как доходы, подлежащие обложению налогом с доходов физических лиц.
А теперь что касается страхования. Для целей применения Инструкции № 59 под обязательным страхованием имеется в виду страхование, обусловленное правилами оформления документов на выезд в загранкомандировку, а не виды страхования, приведенные в Законе Украины «О страховании» от 07.03.96 г. № 85/96-ВР. То есть, например, при командировке во Францию медицинская страховка (наличие страхового полиса) командируемого работника от несчастных случаев и внезапных болезней н�� период действия визы является обязательным условием для получения визы. Поэтому у предприятия при получении от работника подтверждающих документов о страховании (страховой полис, квитанция об оплате) будут все основания возместить такие его расходы. А вот, например, при въезде в Россию страховку не требуют, следовательно, в этом случае страховые расходы компенсации не подлежат. Для подтверждения обязательности страховки не помешает наличие перечня документов, требуемых для оформления визы, а также информация о том, каким документом предусмотрена обязательная страховка для въезда в страну командирования.
Несколько иначе дело обстоит с компенсацией расходов на проживание и прочих командировочных расходов работникам предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично финансируемых за счет бюджетных средств.
Расходы на проживание бюджетников возмещаются в соответствии с предельными нормами возмещения расходов на наем жилого помещения за сутки, приведенными в приложении к постановлению № 663 в зависимости от страны командирования. Такие нормы установлены с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные переговоры), холодильником, телевизором и других расходов (кроме расходов на бытовые услуги и расходов на оплату НДС). Расходы на наем жилья во время командировки в случае транзитной остановки, а также вынужденной задержки в дороге возмещаются в пределах норм, определенных для страны, где состоялась остановка.
Если фактические расходы командированного работника на наем жилья превысят предельные нормы, то их возмещение будет возможно только по решению руководителя учреждения.
Кроме того, командированный работник имеет право на возмещение расходов на:
- бронирование мест в гостиницах — в размере не более 50 % стоимости места за одни сутки (п.п. «б» п.п. 2.1.5 раздела II Инструкции № 59);
- бытовые услуги, стоимость которых включена в счет за наем жилого помещения (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды, белья, обуви), но не более 10 % от нормы суточных расходов, установленной для страны командирования за все дни проживания (п.п. «в» п.п. 2.1.5 раздела II Инструкции № 59). Например, за 4 дня командировки в Германию командированному работнику положено выплатить суточные в сумме 200 долларов США (50 долларов США x 4 дн.). Следовательно, за бытовые услуги ему можно возместить не более 10 % этой суммы, т. е. не более 20 долларов США;
- служебные телефонные переговоры — в размерах, согласованных руководителем (п.п. «д» п.п. 2.1.5 раздела II Инструкции № 59);
- оплату стоимости страхового полиса (при наличии его оригинала с отметкой об уплате страхового платежа), по которому предусмотрено возмещение расходов на (п.п. «е» п.п. 2.1.5 раздела II Инструкции № 59):
- оказание скорой и неотложной (экстренной) медицинской помощи страхователю и приобретение необходимых медикаментов;
- перемещение страхователя на территорию Украины для оказания медицинской помощи;
- отправку гроба с телом (урны с прахом) страхователя к месту погребения на территории Украины и другие связанные с этим расходы.
Обратите внимание: если по правилам въезда и пребывания страны командирования установлены требования о размере страховой суммы, то в договоре страхования определяется минимальная страховая сумма. При этом срок действия договора страхования должен соответствовать сроку командировки.
Если в стране, в которую отправляется страхователь, медицинская помощь оказывается иностранным гражданам бесплатно, то стоимость страхового полиса не возмещается (п. 61 постановления № 663 и п.п. «е» п.п. 2.1.5 раздела II Инструкции № 59).
С информацией о предоставлении медицинских услуг гражданам Украины за границей и о странах, при командировании в которые гражданам Украины предоставляется неотложная медицинская помощь на бесплатной основе, можно ознакомиться на официальных сайтах Министерства иностранных дел Украины и Министерства здравоохранения Украины.
Предварительный расчет
Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.
В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.
СОВЕТ
Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.
Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.
Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».
Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).
03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:
- на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
- билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
- наличными — 700 руб. (суточные).
10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.
В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:
- 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
- 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.
Условные курсы для оформления примера:
- 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
- 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
- 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.
Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF
| Дата | Дебет | Кредит | Сумма БУ | Сумма НУ | Наименование операции | Документы (отчеты) в 1С | |
| Дт | Кт | ||||||
| Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника | |||||||
| 03 июня | 71.21 | 520 | 520 | Выдача подотчетному лицу | Списание с расчетного счета — Перечисление подотчетному лицу | ||
| 39 520 | 39 520 | ||||||
| Авансовый отчет сотрудника о командировке в евро | |||||||
| 10 июня | 44.02 | 71.21 | 530 | 530 | 530 | Учет командировочных расходов | Авансовый отчет — вкладка Прочее |
| 40 300 | 40 300 | 40 300 | |||||
| Перечисление перерасхода в евро на карту сотрудника | |||||||
| 10 июня | 71.21 | 10 | 10 | Выдача подотчетному лицу | Списание с расчетного счета — Перечисление подотчетному лицу | ||
| 780 | 780 | ||||||
| Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных | |||||||
| 30 июня | 70 | 68.01 | 1 462 | 1 462 | Удержание НДФЛ | Начисление зарплаты | |
| 44.02 | 69.01 | 289,07 | 289,07 | Начисление ФСС | |||
| 44.02 | 69.03.1 | 508,37 | 508,37 | Начисление ФФОМС | |||
| 44.02 | 69.02.7 | 2 192,96 | 2 192,96 | Начисление ПФР |
Расходы, учитываемые для целей налогообложения
Рассмотрим расходы, которые включаются в расчет облагаемой базы:
- Проезд до места командировки и обратно. Сотрудники часто приобретают электронные билеты для поездки, оплачивая их банковской картой. Чтобы подтвердить такие расходы для целей налогообложения можно использовать контрольный купон электронного билета, которые направляется покупателю через интернет в электронном виде. Подтверждающим документом также может служить посадочный талон, так как он содержит информацию о стоимости, времени отправления и др. При приобретении электронного авиабилета в качестве подтверждающего документа может использоваться маршрут-квитанция и посадочный талон, содержащий отметку аэропорта о досмотре. Подтверждая расходы указанными документами выписки, которая подтверждает, что оплата производилась пластиковой картой не потребуется.
Если в командировку работник поехал на личном транспорте, то срок пребывания указывается работником в служебной записке. Записку и другие документы, подтверждающие использование личного авто (путевой лист, счет, квитанции и др.) работник предоставляет работодателю.
- Проезд на такси. Проезд сотрудника до места отправления (вокзала или аэропорта) на такси могут быть учтены только в том случае, если они являются экономически обоснованными. Документ, подтверждающий такие расходы при этом должен оформляться в соответствии с требованиями действующего законодательства.
- Наем жилого помещения. Расходы по найму работником жилого помещения подтверждаются квитанцией или счетом за проживание в гостинице. Если в подтверждающем оплату за проживание в отеле иностранного государства документе выделен НДС, то данная сумма также может включаться в расходы для целей налогообложения. Если подтверждающих расходы на проживание документов нет, то уменьшить облагаемую базу по налогу на прибыль нельзя.
- Суточные. При загранкомандировке не подлежат подтверждению чеками, квитанциями или другими документами. Устанавливается их размер в нормативных документах организации.
Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы
Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Из ст. 166 ТК РФ следует, что:
- Служебная командировка должна нести производственный характер.
- Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
- Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
- Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».
В Письме Минтруда от 09.06.
2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.
Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.
Трудовым кодексом РФ не установлено обязательного требования об установлении размера суточных в локальном акте работодателя или коллективном договоре в валюте страны командирования. Раньше суточные за время нахождения за границей чаще всего устанавливались в долларах, теперь это делается и в евро. Также это можно сделать и в рублях. Таким образом, в локальном акте организации необходимо установить не только размер суточных, но и валюту, в которой выдаются суточные.
Согласно п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Пункт 9 ч. 1 ст. 9 указанного закона не запрещает выдавать работнику аванс в валюте по оплате расходов, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ.
Обратите внимание: выдать работнику аванс в иностранной валюте организация сможет только, если у нее есть валютный счет. Если валютного счета у работодателя нет, аванс выплачивается в рублях, и работник уже сам обменивает выданные рубли на валюту. Организация не может снять со своего рублевого счета рубли и обменять их в обменном пункте на рубли. Указанный вывод следует из положений инструкции Банка России от 16.09.2010 № 136-И «О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц».
Вывод: закон не запрещает выплачивать работникам аванс на командировку в валюте, однако при этом у работодателя должен быть открыт валютный счет, с которого и производится выплата.
Кого нельзя отправлять в командировку за границу
Прежде чем отправить сотрудника в командировку за границу, необходимо знать, кого категорически нельзя использовать для таких деловых поездок:
- Беременных.
- Несовершеннолетних. Исключением являются работники творческого и культурного профиля, например, дети-актеры.
- Субъектов, которым в конкретную страну въезд запретили.
- Сотрудников, у которых есть ограничения на выезд из страны.
- Работников, которые находятся в студенческом отпуске.
Нужно брать согласие на заграничную командировку у следующих категорий работников:
- Матерей, детям которых нет 3 лет.
- Опекунов малолетних детей.
- Родителей и опекунов-одиночек, детям которых нет 5 лет.
- Родителей несовершеннолетних инвалидов.
- Сотрудников, которые ухаживают за тяжело больным близким родственником.
Открытое акционерное общество «Кимберлит»
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Уведомление N 17 ¦
¦ о возможности отказа от направления в служебную командировку ¦
¦ ¦
¦г. Мирный 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Уважаемая Елена Юрьевна, доводим до вашего сведения, что требуется¦
¦Ваше согласие на поездку в служебную командировку с 8 по 17 февраля¦
¦2010 г. в г. Браззавиль (Демократическая Республика Конго) в связи с¦
¦производственной необходимостью. Однако на основании ст. 259 Трудового¦
¦кодекса РФ Вы можете отказаться от направления в командировку. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Горный Е.П. Горный¦
¦ ¦
¦ Ознакомлена Верховцева Е.Ю. Верховцева ¦
¦ 15 января 2010 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------