Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
К авансовому отчету работник должен приложить подтверждающие расходы документы. Работник должен знать, какие требования предъявляются к первичным документам, чтобы суметь проверить их сразу на месте при совершении покупки.
Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
- оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
- после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
- оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):
| Проводка | Операция |
| Д 71 — К 50 | Работнику выданы деньги под отчет |
Что учесть в 2022 году
Принимая авансовый отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО — в состав обязательных реквизитов включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.
Оформляя расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений, помните:
- Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
- Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.
3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).
3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.
В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».
Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).
Как выдаются подотчетные средства
Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.
Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.
Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.
НДФЛ с подотчетного лица
По мнению Минфина, не возвращенная сумма считается доходом сотрудника и в следствии этого облагается НДФЛ.
Эту позицию полностью отверг Президиум ВАС (пост. Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08) он указал, что выданные работнику денежные средства под отчет до момента подписания авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. В связи с этим с подотчетной суммы нельзя взыскивать НДФЛ.
Однако из арбитражной практики практики следует следующее:
- если подотчетные суммы были израсходованы, расходы обоснованы и документально подтверждены, то в этом случае НДФЛ удерживать не нужно;
- если же подотчетные суммы не подтверждены документально, то в этом случае НДФЛ удержать просто необходимо.
Особенности выдачи денег под отчет директору
Директор — главный человек в компании, но с точки зрения трудового законодательства он точно такой же сотрудник, как и остальные ее работники. Поэтому все изложенные выше правила выдачи денег под отчет распространяются и на руководителя.
ВАЖНО! Отношения, возникающие в результате избрания, назначения на должность или утверждения в должности, являются трудовыми. При этом факт заключения трудового договора с гендиректором значения не имеет (ст. 16–19 ТК РФ). Поэтому фирма может выдать подотчетные средства и директору — единственному учредителю.
Единственной особенностью выдачи денег под отчет директору является то, что он не может сам написать заявление на подотчет и сам его завизировать. Поэтому в данном случае следует использовать не заявление, а распорядительный документ.
Все остальные правила, приведенные в предыдущем разделе статьи, — в т. ч. обязанность составления авансового отчета, соблюдение сроков по предоставлению в бухгалтерию документации, подтверждающей произведенные расходы, — директор обязан соблюдать.
Необходимые сведения ↑
Следует знать, что в 2021 году начали действовать некоторые изменения. К примеру, теперь подотчетные средства можно легко перечислять на банковскую карту (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Для этого сотрудник обязан уточнить в своем заявлении, что деньги следует перечислить на его зарплатную карту.
Иногда писать заявление не нужно, так как выдача средств производится на основании соответствующего приказа.
Но специалисты настаивают, что заявление все-таки должно быть, чтобы впоследствии на организацию не был наложен штраф. Этот способ упрощает процедуру выдачи денег сотрудникам на различные расходы.
Главное, чтобы в назначении платежа была указана цель перевода денег, иначе эта сумма может быть расценена налоговиками как заработная плата.
Следует также соблюдать сроки выдачи средств. В целом, законодательством они не ограничиваются. Существует практика, когда руководитель сам устанавливает определенные сроки.
И тогда сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги не позднее этого периода. То есть отчет по ним работник обязан предоставить в течение 3 дней (подпункт 6.3 п. 6 Указания №749).
Сотрудник обязательно должен отчитаться за полученные деньги и вернуть ту сумму, которая осталась неиспользованной.
Сколько денежных средств можно выдать под отчет
Максимальная сумма подотчетных денег не ограничена законом. Также в законодательстве не установлен максимальный срок, на который выдаются подотчетные средства. Но нужно понимать, что согласно Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Поэтому, если выдаются денежные средства для расчета по контракту, то логично не превысить лимит 100 тыс. рублей.
Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.
Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.
- Истечения срока, на который были выданы деньги;
- Возвращения из командировки;
- Выхода на работу (с отпуска или с больничного).
К отчету необходимо приложить бумаги, которые могут подтвердить осуществление расходов. Этими документами могут быть различные чеки. Сдается данная отчетность либо бухгалтеру, либо главному бухгалтеру, а при их отсутствии – директору компании.
Сотрудник, которому был сдан отчет, должно проверить его на:
- Наличие подтверждающих бумаг;
- Целевое расходование денег;
- Правильность оформления самого отчета и подтверждающих бумаг;
- Соответствие потраченных сумм.
Срок проверки, утверждение отчета и окончательный расчет устанавливает директор организации. После того, как отчет был утвержден, подотчетные средства списываются с баланса организации.
Но не все так просто. Бывают случаи, когда сотрудник потратил больше или меньше денег, чем получил под отчет. Разберемся, что делать в таких ситуациях.
Выдача денег под отчет без заявлений
Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. Ранее выдача денег под отчет (на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или индивидуального предпринимателя), осуществлялись строго на основании заявления сотрудника. К примеру, для того, чтобы приобрести для компании офисные принадлежности или технику, сотрудник должен был писать заявление в произвольной форме. Заявление должно было содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя организации.
Теперь заявления на выдачу подотчетных сумм не требуется. Деньги сотруднику можно выдать из кассы, или перевести на его «зарплатную» карточку на основании распорядительного документа. Центробанк не уточняет, что является таким документом. Соответственно, деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа директора о направлении сотрудника в командировку. При этом, как и раньше сотрудники смогут получать подотчетные деньги на основании своего заявления. Поправки оставляют такую возможность.
Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством?
Порядок выдачи наличных под отчет зафиксирован в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.
При этом данный порядок однозначно устанавливает единственный срок — тот, в течение которого подотчетный сотрудник обязан отчитаться за полученные от работодателя средства. Он равен 3 дням, отсчитываемым от последнего дня периода, на который была выдана подотчетная наличность.
ВАЖНО! Правило о 3-дневном сроке необходимо соблюдать абсолютно всем работникам фирмы, и руководитель не исключение (даже если он владелец фирмы).
О том, как выглядит заявление подотчетника-директора, см. в статье .
Отдельно следует упомянуть о случаях направления сотрудников в командировку. При этом 3 дня отсчитываются от даты возвращения командированного (п. 26 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Данный срок увеличить нельзя.
Оформить авансовый отчет вам поможет наша публикация .
Больше никаких сроков ни указание № 3210-У, ни иные нормативные источники не устанавливают. Означает ли это, что деньги, выдаваемые под отчет, можно возвращать когда угодно?
Заявление на выдачу подотчетных денежных средств учредителю
Если руководителю необходимо получить под отчет деньги, то от него необходимо получить заявление по каждой получаемой сумме. Формулировка в заявлении генерального директора будет такой же, как и в заявлении обычного работника. Отличие заключается только в том, что визировать этот документ не потребуется. Заявление директор пишет на имя кассира, либо иного лица, ответственного за кассовые операции. В том случае, если подотчетные денежные средства переводятся на карту сотруднику, то в заявлении ему потребуется указать реквизиты карты. если в организации разработан шаблон заявления, то следует предусмотреть такое поле для реквизитов.
Таким образом, в заявлении должны указываться:
- денежная сумма, которую запрашивает сотрудник;
- период времени, на который выдаются деньги;
- дата и подпись руководителя.
Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет
Новые правила подотчета представляют собой следующий порядок последовательных действий:
- Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег подотчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
- Подотчетным лицам, изменения 2020 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
- Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
- Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.