Правила составления служебной записки о командировке, образец
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила составления служебной записки о командировке, образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебная записка на командировку образца 2020-2021 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.
Кто и когда должен заполнять служебную записку?
К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.
Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).
Сообщение об использовании своего транспорта
СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.
Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.
Служебная записка обязательно должна дополняться:
- путевым листом;
- квитанциями о произведенной оплате парковки;
- кассовыми чеками на топливо.
Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.
Понятие и нормативное регулирование служебной записки на командировку
Под служебной запиской на командировку понимается внутренний документ компании, основной целью которого является подтверждение факта командировки субъекта, а также даты его отъезда и прибытия обратно с РФ.
Исходя из ПП РФ № 1595 от 29.12.2014г., требование относительно составления командировочных удостоверений больше не актуально. Начиная с 2015 года, основной бумагой, которую принимают во внимание при формировании документации о командировках, является служебная записка.
Помимо указанного акта, также актуален Приказ Президента РФ № 765 от 12.12.2014г., в котором фиксируются условия и порядок командирования сотрудников, трудящихся в государственных компаниях.
Также важно подчеркнуть, что положения, которые были актуальными в период СССР, были отменены Приказом Министерства финансов РФ № 147 от 29.12.2008г. и Министерства труда РФ № 1044 от 15.12.2014г.
Помимо Приказа Президента, в вопросе порядка оформления командировки также следует руководствоваться ПП РФ № 749 от 13.10.2008г.
Однако, несмотря на наличие ряда нормативов, регламентирующих условия командировок, законодательство РФ не предусматривает правила составления служебных записок.
Зачастую компании самостоятельно разрабатывают образец рассматриваемого документа и вносят туда информацию локального значения, ссылаясь на местные нормативы.
Заявление на командировку образец бланк (бланк, образец — 2020)
- Нормами трудового права регулируются взаимоотношения работников со своими руководителями в рамках выполнения рабочих задач.
- Поэтому при возникновении вопросов или при необходимости верного кадрового оформления, следует обращаться к закону, которым к тому же установлены правила составления различных документов и заявлений.
- Понятие командировки
- Рассматривая данное понятие с юридической точки зрения, можно сделать вывод, что командировка – это выезд сотрудника от основного рабочего места по заданию и в интересах руководства на какой-либо срок.
- Причем надо отметить, что:
- когда сам рабочий режим сотрудника предполагает постоянные выезды и поездки, то они не могут считаться командировками, а являются частью обычного рабочего процесса в рамках должностных полномочий;
- командировка может быть оформлена только при условии, что работник трудится на основании официального трудового договора.
Также следует иметь ввиду, что установлен список сотрудников, которые не могут быть отправлены по делам фирмы в командировки.
К ним относятся:
- Беременные женщины;
- Работники, возраст которых еще не достиг восемнадцати лет;
- Женщин, дети которых имеют возраст до трех лет, отправляются в командировки на добровольной основе только после своего письменного согласия.
Как правильно оформить заявление на командировку
Инициатором командировки всегда является работодатель, так как сотрудник, выполняя свои функции, всегда действует в его интересах.
Таким образом, во всех случаях основным документом будет изданный работодателем приказ о назначении своего работника в командировку. И уже на основании его начисляются выплаты работнику, которые должны покрыть его расходы.
Таким образом, по общим правилам, заявление работником в таких случаях не пишется, а работодателем должны быть оформлены следующие документы:
- Приказ или распоряжение по определенной форме;
- Служебное задание;
- Командировочное удостоверение.
Возмещаются сотруднику при его рабочей поездке следующие расходы:
- На проезд;
- На жилье, при необходимости;
- Другие расходы, которые оплачиваются по договорённости с руководством.
- Для получения командировочных, сотруднику следует написать заявление о выдаче денег под отчет, на основании которого и выдаются денежные средства по общеустановленному тарифу.
- После принятия такого заявления бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер и выдаются деньги на руки работнику.
- Ниже расположен типовой бланк и образец заявления на командировку, вариант которого можно скачать бесплатно.
Положение о служебных командировках — образец 2020
- Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки
- Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется
- Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки
- Описание в положении процесса направления в командировку
- Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020
- Где скачать образец служебной записки по командировке в 2020 году
- Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы
- Положение о командировках про оплату суточных
- Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках
- Итоги
Что такое «служебная записка»
Служебная записка — довольно распространенный инструмент общения начальника и подчиненного, часто используется для сообщения сути проблемы сотрудника. Например, требуется оформить отпуск за свой счет, и тут служебная записка будет первичным документом для оформления внутрифирменного приказа. Служебная записка может содержать предложения по улучшению производственной деятельности компании.
Служебная записка — это способ связи сотрудника отдела со своим начальником, начальников из разных отделов, да мало ли кого ещё. Этот документ помогает передать необходимую информацию лицу, заинтересованному в её получении. Служебная записка может содержать:
- просьбу подчинённого к руководителю отпустить в отпуск за свой счёт (или предоставить очередной оплачиваемый отпуск);
- объяснение действий сотрудника в производственной ситуации, в ней делается акцент на отклонение от общепринятой нормы;
- доклад о (или невыполнении) поручения сотруднику;
- отчёт о командировочной поездке, совершённой на личном транспорте (или транспорте третьих лиц).
Текст документа оформляется в свободной форме. По форме, как правило, состоит из шапки, тела записки, подписи.
В шапке записывается адресат сообщения, здесь прописывается должность и фамилия с инициалами должностного лица, которому собираются передать информацию.
После одного-двух отступов по центру листа пишут фразу «служебная записка» и с новой строчки с учетом абзацного отступа в свободном тексте сообщают причину обращения.
Для чего нужна служебная записка на командировку
Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.
Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. Какие расходы на командировки примет налоговая инспекция
Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами.
Но когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте либо личной или арендованной машине, таких документов у него нет. Поэтому документ для подтверждения размера суточных — это служебная записка.
А вот оформлять служебную записку о направлении в командировку не обязательно. Действующее законодательство не требует составлять такой документ.
Но если руководитель компании решит, что составлять служебки целесообразно, это правило можно закрепить внутренним документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Например, приказом директора или Положением о командировках. Составлять такие документы власти не запрещают.
Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1.
Что такое служебная записка?
Ответ: Служебная записка – это официальный документ, который выдается командированному лицу, отделом кадров предприятия с подписью руководителя для подтверждения официального места нахождения в командировке. Данная записка составляется отделом кадров, подписывается руководителем учреждения.
Вопрос №2.
Как подтверждается факт командировочных расходов?
Ответ: Законодательством Российской Федерации закреплено, что сроки нахождения в командировке в обязательном порядке должны быть подтверждены проездными билетами или же их копиями. Если сотрудник потерял проездной билет, командировка может быть не оплачена. Однако бывают такие ситуации, когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, в данном случае необходимо сообщить руководителю учреждения о данном факте
Вопрос №3.
Какой основной текс должен содержать документ, подтверждающий факт командировки?
Ответ: В данном разделе необходимо указать основную цель командировки, место командировки, сроки продолжения служебной командировки, если сотрудник использует личный транспорт для командировки, необходимо указать полные данные автомобиля.
Вопрос №4
Что необходимо сделать сотруднику по приезду из командировки?
Ответ: Для того, что бы сотруднику оплатили расходы, которые он понес в командировке, ему необходимо написать заявление на компенсацию расходов, связанных с командировкой и приложить все чеки и билеты, которые были в командировке. Данный документ составляется сотрудником в свободной форме, по приезду из командировки. Необходимо указать:
- Цель командировки;
- Сроки командировки;
- Документы, связанные с расходами в командировке.
В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.
Командировки позволяют направлять сотрудников в деловые и служебные поездки в структурные подразделения организации или к фирмам-партнерам, расположенным в других городах или даже странах.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Если командировка была запланирована давно, то приказ о ней кадровая служба компании подготовит на основании плана.
Но если ситуация не терпит отлагательств и необходимость поездки появилась только сейчас, то быстро оформить ее вне графика можно через служебную записку. Именно она станет достаточным основанием, чтобы издать приказ на командировку.
Служебная командировка и служебная записка
Служебная командировка — отправление сотрудника по решению работодателя для проведения необходимых мероприятий и осуществления ряда работ в местах, которые не относятся к основной компании. На основании статьи 166 ТК РФ поездка оформляется на определенный период. Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий:
- За работником сохраняется основное рабочее место;
- Средняя заработная плата остается без изменений и рассчитывается согласно Постановлению Правительства под номером 922, изданное в 2007 году;
- Сотруднику компенсируют потраченные для целей денежные средства. Сюда относятся расходы на аренду жилого помещения, транспорт и другие затраты, предусмотренные в статье 168 ТК РФ.
За чьей подписью и согласованием формируется документ
Подписывает и утверждает все документы, связанные с будущей командировкой и по ее окончанию, руководитель предприятия.
Согласование служебной записки требуется с бухгалтерией, кроме этого любые расходы, понесенные в ходе подготовки поездки и во время нее, необходимо документально оформить для бухгалтерской отчетности.
Согласно законодательным актам, четкой даты подачи отчета за командировку для осуществлявшего ее работника не существует, однако существует требование в отношении совершения этого действия как можно раньше по возвращению из командировки.
Служебная записка на данный момент является основным документом в документальном оформлении командировки, так как она является носителем всех основных фактов и отчетом за понесенные расходы.
Особенности оформления служебных командировок подробно представлены в данном видео.
Служебная записка на командировку: образец 2017 для подтверждения сроков поездки
При издании приказа о командировке в тексте документа приводятся даты отъезда и приезда обратно. По факту отведенного времени может оказаться недостаточно или слишком много. Для подтверждения и уточнения периода служебной поездки командируемым сотрудником представляются проездные билеты и квитанции с мест проживания. При отсутствии такой документации разрешается составлять служебную записку работником, в которой приводятся ссылки на другие подтверждения пребывания в том или ином месте во время поездки.
Служебная записка на командировку от работника необходима при поездке на:
- транспорте, принадлежащем предприятию;
- личном автомобиле или другом транспортном средстве;
- пассажирском транспорте третьих физических лиц.
Для возможности использовать один из перечисленных вариантов необходимо заранее согласовать такой вариант с руководством фирмы. К служебной записке надо будет приложить:
- путевой лист на автомобиль, которым командируемый добирался до пункта назначения;
- квитанции, чеки, подтверждающие осуществление расходов в точках по пути следования с указанием названий населенных пунктов.
Правила написания заявления на командировочные расходы и его образец
Наниматель должен обеспечить выдачу денег на командировку. Эти деньги выдаются на аренду жилья, проезд и проживание (суточные). Документ заполняется непосредственно работником и подлежит одобрению руководителем путем проставления резолюции. Выдача денег производится в кассе предприятия/бухгалтерии в виде аванса. По возвращении работник должен написать отчет о расходовании выданных денег с приложением подтверждающих документов (билеты, квитанции).
Заявление на выдачу денег на командировочные траты должна содержать:
- данные о работнике и нанимателе (вверху справа);
- текст документа отображает сумму требуемую на расходы;
- дата написания и подпись сотрудника.
Форма и структура заполнения служебной записки
В законодательных актах не зафиксировано каких-либо строгих требований, которые должны быть выполнены работником при оформлении служебной записки на командировку. В связи с этим, трудящийся имеет право по собственному усмотрению заполнить данную отчетность. Как правило, записка оформляется на фирменном бланке, разработанном в компании, а если такового нет, то на обычном чистом листе формата А-4. К основным правилам внесения сведений, которые требуют соблюдать работодатели, относятся:
- В шапке документа (в правом верхнем углу), располагаются личные сведения о нанимателе: ФИО, а также занимаемая им должность, указывается наименование компании;
- Далее указывается структурное подразделение, руководитель которого стал инициатором для направления подчиненного в командировку;
- В противоположном верхнем левом углу, перечисляются все подразделения организации, которые тем или иным образом примут участие в организации деловой поездки сотрудника;
- Наименование документа;
- Индивидуальный номер, который необходимо присвоить служебной записке;
- Дата оформления документа;
- Обращение к руководителю организации, например: «Уважаемая Ирина Константиновна»;
- Текстовая часть служебной записки должна содержать подробное изложение обстоятельств, на основании которых сотрудник обязан отбыть в деловую поездку, обозначается личность командируемого, длительность выезда, а также сумма финансов, которую следует предоставить лицу для покрытия нужд в отъезде;
- ФИО обращающейся стороны, его должность и личная подпись.
Заявление на командировку образец бланк
- Нормами трудового права регулируются взаимоотношения работников со своими руководителями в рамках выполнения рабочих задач.
- Поэтому при возникновении вопросов или при необходимости верного кадрового оформления, следует обращаться к закону, которым к тому же установлены правила составления различных документов и заявлений.
- Понятие командировки
- Рассматривая данное понятие с юридической точки зрения, можно сделать вывод, что командировка – это выезд сотрудника от основного рабочего места по заданию и в интересах руководства на какой-либо срок.
- Причем надо отметить, что:
- когда сам рабочий режим сотрудника предполагает постоянные выезды и поездки, то они не могут считаться командировками, а являются частью обычного рабочего процесса в рамках должностных полномочий;
- командировка может быть оформлена только при условии, что работник трудится на основании официального трудового договора.
Также следует иметь ввиду, что установлен список сотрудников, которые не могут быть отправлены по делам фирмы в командировки.
К ним относятся:
- Беременные женщины;
- Работники, возраст которых еще не достиг восемнадцати лет;
- Женщин, дети которых имеют возраст до трех лет, отправляются в командировки на добровольной основе только после своего письменного согласия.
Как правильно оформить заявление на командировку
Инициатором командировки всегда является работодатель, так как сотрудник, выполняя свои функции, всегда действует в его интересах.
Таким образом, во всех случаях основным документом будет изданный работодателем приказ о назначении своего работника в командировку. И уже на основании его начисляются выплаты работнику, которые должны покрыть его расходы.
Таким образом, по общим правилам, заявление работником в таких случаях не пишется, а работодателем должны быть оформлены следующие документы:
- Приказ или распоряжение по определенной форме;
- Служебное задание;
- Командировочное удостоверение.
Возмещаются сотруднику при его рабочей поездке следующие расходы:
- На проезд;
- На жилье, при необходимости;
- Другие расходы, которые оплачиваются по договорённости с руководством.
- Для получения командировочных, сотруднику следует написать заявление о выдаче денег под отчет, на основании которого и выдаются денежные средства по общеустановленному тарифу.
- После принятия такого заявления бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер и выдаются деньги на руки работнику.
- Ниже расположен типовой бланк и образец заявления на командировку, вариант которого можно скачать бесплатно.
Командировочные расходы нужно возместить
В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.
Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Очевидно, что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой. В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
- иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
Конкретный порядок возмещения расходов, в том числе, размер компенсации произведенных работником затрат организации могут устанавливать самостоятельно. Причем размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным.