Зачем руководителю нужен ассистент, и как его выбрать
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем руководителю нужен ассистент, и как его выбрать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.
Общие обязанности помощника руководителя
Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:
- ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
- координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
- ведение переписки от имени организации;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя
Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.
Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:
-
Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.
-
Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.
-
Помогут доработать резюме, красиво его оформить.
-
Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.
Какие функции в компании выполняет помощник руководителя?
Обязанности ассистента определяются штатным расписанием. В перечень может входить:
- организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя (рабочее место, канцелярия и т. д.);
- прием входящей корреспонденции;
- подготовка документов на подпись начальнику;
- распределение документооборота по соответствующим отделам;
- подготовка материалов, необходимых для работы руководителя;
- контроль продвижения актуальных проектов по согласованному плану;
- сбор, обработка и представление информации, необходимой для принятия управленческих решений и доведения их до ведома персонала;
- выполнение служебных поручений начальства;
- составление писем, отчетов, запросов по отделам предприятия, а также ответов и коммерческих предложений;
- подготовка заседаний, селекторов, собраний разного уровня (включая подбор места, техническое обеспечение, уведомление участников и т. д.);
- контроль исполнения распоряжений персоналом;
- прием предложений и пожеланий работников с целью их структуризации и подачи на рассмотрение руководству;
- формирование дел и их сдача в архив;
- проведение встреч и телефонных переговоров;
- ведение контрольно-регистрационной картотеки и многое другое.
Для кого-то такая должность – это хороший старт управленческой карьеры. Действительно, будучи правой рукой опытного топ-менеджера, можно очень быстро научиться и правильному поведению с подчиненными, и быстрому принятию ответственных решений, и многое еще чему.
Кто-то рассматривает такой пост, как проходной. Но здесь есть нюанс, который считается одновременно и плюсом, и минусом. Секрет в том, что любой начальник за хорошего ассистента будет держаться. Далеко не каждый согласится его рекомендовать на повышение. Это минус.
Плюс – льготы и перспективы, которые сулит статус незаменимого человека для топ-менеджера. На посту помощника можно заниматься отчасти и руководительской работой. При этом ответственность несет директор, который доверяет различные серьезные задания своему протеже.
Кроме того, видя способности сотрудника, даже при очень большой его ценности настоящие руководители все же дают зеленый свет его карьере. Важно установить добрые межличностные отношения.
Что до первых шагов к месту ближайшего к руководителю сотрудника, то здесь проще начинать с малого. Например, претендовать на должность помощника главы департамента, отделения, отдела. Занять такой пост проще. Часто на него берут людей, чтобы присмотреться к их способностям, и возможно, очень скоро повысить.
Где искать ассистента?
Помощника можно искать через специальные биржи, где собраны все объявления соответствующей категории. Кроме того, к поиску можно подключить знакомых и партнеров. Иногда хорошие, во всем разбирающиеся люди, легко обучаемые и чрезвычайно коммуникабельные, приходят по объявлению. Но подобное, скорее, редкость, чем правило, поэтому на поиск подходящей кандидатуры может уйти от нескольких недель до нескольких месяцев.
Поскольку взаимодействовать с ассистентом руководителю придется чаще, чем остальным сотрудникам, лучше проводить отбор лично. Чтобы это не занимало много времени, всех кандидатов лучше пригласить в один и тот же день.
Поиском помощников также занимаются специальные агентства. Если нет желания или времени, можно обратиться к ним, выслав список требований и качеств, которые руководитель желал бы видеть в человеке, достойном стать его помощником.
Возможно, следует попросить совета у партнеров или же обратить внимание на кого-то из сотрудников, который за дополнительную плату или в случае повышения в должности согласится выполнять такую работу.
ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ
Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:
1) наличие высшего образования
По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.
2) знание иностранных языков
Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.
3) опыт работы
Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.
Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.
4) знание конкретной сферы
Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.
Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.
Требования к личным чертам ассистента
Помимо профессионализма, к помощникам топ-менеджеров предъявляется ряд личных требований. Прежде всего, это:
- стрессоустойчивость: ведь помощнику часто приходится первым сносить гнев начальства и выслушивать недовольство подчиненных;
- многозадачность — способность делать несколько дел одновременно — самое ценное качество хорошего помощника;
- позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя не справится с дополнительными задачами, ведь его деятельность зачастую выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
- высокая обучаемость: желание узнавать новое и качественно разбираться в рабочем процессе должно присутствовать у каждого хорошего помощника.
Это лишь основные, базовые черты характера, которые необходимы каждому помощнику менеджера для успешной карьеры. Но самое главное личное требование: темперамент и поведение помощника должны не диссонировать, а идеально дополнять друг друга.
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник начальника», должностные обязанности, требования к образованию, опыт работы должны быть указаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за выполнением сотрудниками своих обязанностей.
Должностная инструкция носит нормативный характер и подлежит обязательному соблюдению. В этом документе подробно описаны все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности разрешения трудовых конфликтов.
В отношении деталей деятельности помощника руководителя при составлении его должностной инструкции следует отнестись с особым вниманием. Обязательно надо прописать особенности работы, нюансы организации труда и времени отдыха, компенсацию за сверхурочную работу.
Необходимо отличать должностную инструкцию помощника от того же документа на должность «заместитель руководителя проекта». Обязанности последнего часто носят временный характер, как и сама работа. Кроме того, название должности должно быть четко указано в должностной инструкции. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «директор-менеджер». Убедитесь, что эта запись соответствует действующим правилам и актуальна.
Обязанности личного ассистента руководителя
Должность помощника-ассистента появилась относительно недавно, поэтому единого профессионального стандарта для этого специалиста пока нет. Но, согласно требованиям к выполнению работ, можно соотнести профессионального секретаря и помощника по схожести задач. Однако разница все же есть.
Кто такой личный ассистент-руководителя? Секретарь или нет?
Они, конечно, очень похожи. Только у последнего обязанностей больше, как и ответственности.
На многих предприятиях ассистент является вторым человеком в компании, иногда он замещает руководителя, принимает решения в рамках дозволенного и контролирует выполнение приказов директора.
Поэтому, резюмируем, что — это специалист, который выполняет львиную долю работы своего начальника, чтобы максимально разгрузить его и освободить время для новых дел. Рамки или границы, устанавливает сам начальник.
Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.
Кто такой личный ассистент и чем он занимается?
Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.
В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:
|
Деловые задачи |
Личные поручения |
|
|
1. Административный помощник относится к категории специалистов.
2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее
профессиональное (техническое, экономическое, высшее; среднее
юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее
лет в (2 лет; 3 лет; др.) (указать направление) сфере бизнеса.
3. Административный помощник должен знать:
3.1. Структуру управления предприятием.
3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
3.3. Структуру и оборудование современного офиса.
3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах
местного самоуправления, сторонних организациях.
3.5. Принципы и методы администрирования.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Основы этики и эстетики.
3.8. Правила делового общения.
3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с
использованием современных информационных технологий.
3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4. Назначение на должность административного помощника и освобождение от
должности производится приказом руководителя предприятия.
5. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю
предприятия.
1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)
или
высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
2. Наличие опыта работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
- Высшее или средне специальное образование (профильное — по специальности «Помощник руководителя», «Секретарь», или в сфере бизнеса, документооборота, менеджмента).
- Организаторские способности.
- Умение работать с документами.
- Знание основных офисных программ.
- Возможность работать в режиме многозадачности.
- Дипломатичность и знание делового этикета.
- Знание иностранных языков.
- Внимание к деталям.
- Стрессоустойчивость.
- Неконфликтность.
- Умение хранить информацию. Ведь множество данных, получаемых помощником в ходе работы, представляют собой коммерческую тайну.
Пример резюме помощника руководителя
Юлия Михалкина
Телефон
Почта
Город: Санкт-Петербург Дата рождения: 15 июня 1992 Желаемая зарплата: от 80 000 рублей Занятость: Полная занятость График работы: Полный день Цель: Помощник руководителя Ключевые навыки:
- Знание делопроизводства, деловой этики, навыки ведения деловой переписки.
- Уверенный пользователь ПК и оргтехники. Знание Microsoft Office (Excel, Word).
- Навыки планирования времени, тайм-менеджмент.