Первичные документы бухгалтерского учёта

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичные документы бухгалтерского учёта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Можно ли на первичных документах ставить факсимильную подпись? Минфин считает, что это недопустимо. Ведь закон 402-ФЗ требует наличия на первичном документе определенных реквизитов, в числе которых личная подпись лица.

Подписывать первичные документы факсимиле рискованно

Соответственно, велика вероятность того, что налоговики не признают расходы, подтвержденные подписанной таким образом «первичкой». Поэтому лучше не рисковать и ставить на документах подпись собственноручно.

Справедливости ради заметим, что в судебной практике по таким спорам были решения как в пользу ФНС, так и в пользу компаний. И это лишь еще раз подтверждает рекомендацию не прибегать к подобному способу подписи документов.

Обоснование:

• письмо Минфина РФ от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951;
• постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010;
• постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010.

Подтверждение затрат на аренду

При подсчете налога на прибыль аренда включается в состав прочих платежей. Речь о недвижимости, которые используются для коммерческой деятельности. Подтверждающими документами являются:

• договор аренды;
• платежки о переводе денежных средств;
• акты приемки-передачи объекта.

При этом необходимости ежемесячно составлять акты на услуги аренды нет, если такое условие не прописано в договоре.

Обоснование:

• письмо Минфина РФ от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483;
• письмо Минфина РФ от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118;
• письмо Минфина РФ от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764.

Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Ошибки в первичных документах

В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).

К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.

Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).

А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:

• арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
• разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
• неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
• суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).

Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.

Откуда берется первичка

Первичные учетные документы организации создаются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, в крайних случаях – сразу после ее завершения. Например, договоры, приходники, акты и т.п.

Первичные документы делятся на две большие группы: внутренние документы и внешние.

• Внутренние документы создаются для отражения внутренних операций. Составляются на предприятии. К ним относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. п.
• Внешние документы приходят на предприятие уже оформленные. Составляются за пределами организации. К ним относятся счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т.п.

Три этапа прохождения документации:

1. Заведение первичной документации.
2. Перенос сведений из первичных документов в учетные регистры.
3. Подготовка отчетности по данным учетных регистров.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.

Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.

Первичные документы должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.

Сколько хранить первичку

Ведение документального учета – это важная часть деятельности бухгалтера. Налоговая инспекция предписывает хранить первичные документы в течение пяти лет после отчетного года (статья 23 пункт 1.8). Такие же сроки установлены в законе ФЗ-402.

Отсутствие отчетной документации – это грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. За отказ предоставить первичку по запросу инспекции (если сроки ее хранения еще не истекли), организация наказывается штрафом 5-10 тысяч рублей. Повторное нарушение увеличивает сумму до 10-20 тысяч рублей (КоАП РФ Статья 15.11.).

Важно

Согласно приказу Росархива от 20.12.2019 N 236, срок 5 лет устанавливается в случае успешной налоговой проверки. Однако если у инспекторов возникают вопросы, первичные документы должны храниться до принятия решения по делу (см. перечень 4.1).

Понятие бухгалтерских документов и их виды

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Они являются средством юридического оформления. Понятие документа представлено основой построения всей системы бухучета.

Документ — объект анализа в процессе документальной ревизии, аудиторской проверки и судебной экспертизе в области бухгалтерского дела.

Информация, отраженная на бумажных или электронных носителях, обладает одинаковой юридической силой.

Бухгалтерский документ, во-первых, отражает факт совершения хозяйственных операций, во-вторых является основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Классификация предполагает виды бухгалтерских документов в соответствии со степенью обобщения учетной информации.

Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

• накладная (отпуск на сторону, внутреннее движение ТМЦ);
• акт (приемки, передачи, списания, замены и пр.);
• требование (по отпуску материалов, платежные требования);
• ордер (ПКО, РКО);
• поручения (платежное поручение, сводно-платежное);
• счет (счет-фактура, лицевые счета и пр.);
• отчет (авансовые и пр.).

Первичный учетный документы предназначен для последовательной фиксации фактов совершения хозяйственных операций, что способно обеспечить для экономического субъекта сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.

Весь перечень фактов работы предприятия необходимо оформлять посредством первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402). По этой причине весь бухучет сотрудники должны вести при использовании первичных документов. Хозяйственная жизнь включает сделку, событие, операцию, оказывающую или способную оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающую финансовый результат их деятельности и движение денежных средств. В соответствии с этим документальная основа работы бухгалтерии представлена первичными учетными документами.

В соответствии с ч. 5 ст. 9 ФЗ № 402 первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, который должен обладать электронной подписью. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 ФЗ от 10.01.02 года № 1 «Об электронной цифровой подписи»).

Не повторяйте чужих ошибок

О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

1. Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.
2. Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.
3. Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т.д.
4. Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.
5. Потеряли документы.

1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов. Услуга «Процессинг» входит в комплексное бухгалтерское обслуживание клиентов.

Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

1. Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.
2. Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.
3. Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.
4. Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.
5. Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
6. Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.

Обязательные реквизиты первичного документа

Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.

В обязательном порядке первичный документ должен содержать:

• непосредственно название документа;
• дата, когда документ был составлен;
• название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
• суть хозяйственной операции;
• натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
• указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
• подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.

Для чего нужна первичная отчетность?

Первичные документы – это обязательный элемент, необходимый для ведения бухгалтерского учета, составляются они в процессе проведения хозяйственных операций и являются подтверждением их завершения.

В процессе совершения сделки может быть задействовано разное количество первичных документов. И зависит количество от особенностей проведения сделки.

Пакет необходимых документов подготавливает исполнитель или, другими словами, поставщик.

Перечень обязательных операций при совершении сделки:

• Заключение договора с получателем (клиентом). В случае, когда клиент является постоянным, есть возможность подписать один договор сразу на несколько сделок вперед, но в таком случае нужно заранее обсудить все детали, такие как последовательность расчетов, выполнения работ, особенностей оказания услуг, отпуск товаров.
• Выставление счета на оплату. Подает его получатель.
• Оплата счета. Когда получатель оплачивает, он получает от исполнителя чек (может быть кассовый или товарный), в случаях, когда расчет наличными средствами. Если же безналичными средствами, клиент перечисляет денежные средства на основании платежек.
• Передача накладной. В процессе отгрузки товара исполнитель должен выдать клиенту накладную и счет-фактуру.
• Выдача акта оказания услуг. После того, как услуги исполнителем были оказаны, клиент должен выдать ему акт оказания услуг и счет-фактуру при наличии.

Товарная накладная ТОРГ- 12

Товарная накладная ТОРГ- 12 – это первичный сопроводительный документ. Он применяется при отгрузке товара или товарно-материальных ценностей от продавца к покупателю. Этот документ подтверждает отпуск товара (выдачу со склада). По накладной покупатель может сверить номенклатуру отгруженных товаров, а продавец – списать товарно-материальные ценности с общего складского учёта. Водитель-экспедитор, имея на руках ТОРГ-12, может подтвердить законность перевозки груза.

Накладная ТОРГ- 12 выписывается кладовщиком или бухгалтером компании, которая реализует товарно-материальные ценности. Документ оформляется в двух экземплярах на основании договора, заключённого между сторонами (например, договор о поставке). При необходимости к накладной могут быт выписаны дополнения (акт о передаче товара или др.).

Унифицированная форма товарной накладной была утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, но не является обязательной для использования. Компания-продавец может самостоятельно разработать фирменный бланк для отгрузки товарно-материальных ценностей.

Товарная накладная ТОРГ-12 должна содержать полную информацию об отправителе, получателе груза и непосредственно о самом товаре.

В верхней части документа нужно указать:

• Наименование, порядковый номер и дату (должна совпадать с датой отгрузки) составления документа.
• Данные поставщика/грузоотправителя товарно-материальных ценностей: название, реквизиты, контактные данные и банковский счёт организации или ИП.
• Данные плательщика/грузополучателя: название, реквизиты, контактные данные и банковский счёт организации или ИП.
• Основание составления товарной накладной (приказ и пр.) и дополнения к ней (транспортная накладная и др.).

Информацию об отпущенной продукции лучше оформлять в виде таблицы. В обязательном порядке должны быть указаны: наименование, количество, цена за единицу и общая стоимость товара. Также можно добавить графы, которые нужны для учета товарооборота компании-поставщика.

Данные о товаре:

• Порядковый номер.
• Наименование товара (сорт, характеристики, артикул) – обязательное поле.
• Код товара.
• Единицы измерения – обязательное поле.
• Количество товара – обязательное поле.
• Вид упаковки.
• Количество единиц товара в упаковке.
• Количество упаковок.
• Масса брутто.
• Масса нетто.
• Цена за единицу товара – обязательное поле.
• Сумма (цена, умноженная на количество) без учёта НДС – обязательное поле.
• НДС (% ставка или сумма в рублях) – обязательное поле (если НДС не указывается, то в графе ставится прочерк).
• Сумма с учётом НДС.

Нижняя строка таблицы является итоговой. В ней указывается общее количество, вес и стоимость товара.

Ниже таблицы нужно поставить отметку о количестве листов накладной. Также, стоит указать количество наименований товара и общую сумму денег, на которую отпущены товарно-материальные ценности числом и прописью.

В конце товарную накладную ТОРГ-12 должны подписать ответственные лица с расшифровкой подписи:

• Отпуск товара разрешил;
• отгрузку произвёл;
• главный бухгалтер;
• груз принял и др.

Первичная документация и отчётность

Первичная документация используется для расчета бухгалтерского и налогового отчетов. Поэтому, к оформлению первичных документов нужно подходить ответственно. Контролирующие органы в ходе проверки смотрят на формальную составляющую документа (реквизиты, подписи), правильность заполнения основной части документа, в которой описываются передача товарно-материальных ценностей, оказание услуг, условия и нюансы выполнения договорённости, а также комплектность «первички».

Только правильно составленная документация может подтвердить факт осуществления хозяйственной операции. В противном случае, она (операция) может быть не признана как таковая. Тогда нужно будет переделывать первичную документацию, отчёты и заплатить штраф (особенно – если нарушение не первое).

Основные понятия документации

• Первичная документация (ПД) — свидетельство, зафиксированное на бумаге, о том, что имели место определенные хозяйственные операции.
• Первичный учет — начальный этап фиксирования операций, характеризующих происходящие в фирмах действия.
• Хозяйственная операция — это событие, повлекшее за собой изменения в активах или капитале компании.

Обычно на предприятии действует следующая схема:

1. Работники получают бухгалтерские данные;
2. Проводится предварительная обработка поступившей информации и документации;
3. Оформляется первичная документация;
4. Она утверждается начальством или уполномоченными работниками;
5. Начинается процесс обработки ПД и выполнение связанных с ней действий.

Учет ПД, как и бухучет в целом, является обязательным требованием ст.18 закона «О бухгалтерском учете».

Первичная документация бывает:

• Разовая, нужна один раз для подтверждения операции.
• Накопительная, оказывается нужной в течение какого-то периода, если операции проводятся не единожды. Информация из нее переносится в регистр.

Бухгалтерская первичная документация и ее значение

Важность первичной бухгалтерской документации проявляется в следующем:

• Практическое значение. Первичная документация служит не только для того, чтобы отображать в бухгалтерском учете хозяйственные операции. По сути, это инструмент, который используется во время всех финансово-хозяйственных операций. Для руководства и управления субъектом экономики также необходимо использование документации. С помощь документации отслеживаются все движения денежной массы, товаров и материальных ценностей. Также документы служат законной основой для осуществления операций любого вида. С помощью первичной документации можно найти ошибки в бухгалтерском учете;
• Юридическое значение. Важной является правовая составляющая первичной документации. При разрешении юридических споров между объектом хозяйствования и другим объектом или физическим лицом ключевое место занимают первичные документы. Если первичный документ имеет правильное оформление, то он имеет силу во всех судах, в том числе и арбитражных. Основой судебно-бухгалтерской экспертизы также являются первичные документы;
• Значение контроля. С помощью первичной документации происходит сохранение и контроль за ним материальных ценностей, состоящих на балансе организации. Контрольная функции я выражается также в том, что при помощи первичных документов проводятся документальные ревизии и аудиторские проверки. В последнем случае первичная документация выступает основным источником информации. Обработка первичной документации и ее оформление являются видом самоконтроля на предприятии;

Похожие записи:

• Расчёт отпускных в 2024 при увольнении
• Возврат лампочки в магазин в течение 14 дней с чеком, если товар не понравился
• Изменения правила строительства дома на арендованном участке в 2024 году