Кассовая дисциплина для ИП на УСН в 2024 году порядок ведения кассовых операций

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина для ИП на УСН в 2024 году порядок ведения кассовых операций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кроме лимита наличных расчетов, кассовой дисциплиной установлены ограничения по операциям с использованием наличной выручки. То есть ИП может тратить деньги из кассы, полученные от покупателей и заказчиков, только на определенные цели.

Кассовый аппарат и касса: в чем различия

Кассовый аппарат (ККТ) — это устройство, необходимое для расчетов с клиентами. Сегодня практически все ИП, которые принимают оплату от клиентов, обязаны иметь кассовый аппарат (онлайн-кассу).

Нет исключений и для предпринимателей, которые реализуют товары онлайн через свой сайт, социальные сети, на маркетплейсах. Они также должны вести расчеты с покупателями с применением кассовой техники.

В этом случае ИП может установить виртуальную онлайн-кассу, однако для нее будут действовать все те же требования.

Касса (операционная касса) — это совокупность всех операций с наличностью предпринимателя (прием, хранение, выдача). Например, в кассу поступает выручка от продаж, которая в том числе может быть получена и через ККТ. Из кассы выдают деньги под отчет. Кассой может быть сейф или даже отдельное помещение.

Среди них:

• выплата зарплаты и пособий работникам;

• выдача средств в подотчет;

• возврат денег покупателям, если они рассчитывались наличными;

• выдача денег ИП на его цели, не связанные с предпринимательской деятельностью, без ограничений;

• оплата товаров и некоторых услуг для бизнеса.

Нельзя рассчитываться полученными от покупателей наличными:

• за аренду недвижимости, например офиса или торговых площадей;

• операции с ценными бумагами;

• операции по выдаче и возврату займов и процентов по ним.

Обращение с документами кассовой дисциплины

Контроль должен проводиться каждый квартал или месяц. Необходимо распечатывать пересчёт лимита кассы на бумаге и подписывать главным бухгалтером, чтобы подтверждение правильности определения кассового остатка наличности всегда было в наличие на случай проверки. Все приказы и периодические пересчёты хранятся по общим правилам документооборота.

Приём и выдача денежной наличности из кассы оформляется кассовым ордером, он может быть следующим:

• при выдаче наличных денежных средств – расходный кассовый ордер (РКО);
• при приёме наличных денег в кассу – приходный кассовый ордер (ПКО).

Кассовая дисциплина. Что это такое?

Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.

Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.

О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.

Кто и как проверяет ведение кассовой дисциплины?

Соблюдение требований и в частности кассовые документы проверяет ФНС. При их отсутствии или неправильном оформлении — штраф.

Основное внимание налоговые органы уделяют следующим нарушениям:

1. Превышение лимитов расчетов наличными и остатка в кассе.

1. Несоответствие фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах.

1. Неполнота и несвоевременность оприходования выручки.

1. Выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Нужна ли ИП армейская дисциплина, чтобы вести кассу

Дисциплина в бизнесе сродни армейской, поэтому ИП, принявшие решение вести кассовые операции в полном объеме, должны строго соблюдать требования, установленные Центробанком РФ. Это поможет избежать повышенного внимания контролирующих органов. Предприниматель должен руководствоваться Указаниями ЦБ РФ:

• 3210-У от 11.03.2014 (в ред. от 05.10.2020) — документ регламентирует порядок ведения кассовых операций как для ИП, так и юридических лиц;
• 5348-У от 09.12.2019 — определяет правила наличных расчетов.

Для обеспечения единого подхода к ведению учета, Госкомстат РФ разработал унифицированные формы БСО и регистров бухгалтерского учета:

• кассовая книга — ф. КО-4;
• приходный кассовый ордер — ф. КО-1;
• расходный кассовый ордер — ф. КО-2.

Выдача заработной платы сотрудникам отражается в зарплатной ведомости (Т-53) или расчетно-платежной (Т-49). При выплате на банковские карты эти ведомости не заполняются. Вместо них оформляется расчетный документ ф. Т-51.

Упразднены такие требования, как: обязательная нумерация страниц, установка дневных лимитов, заполнение последнего листа с подсчетом количества страниц. В остальном налоговики обязывают бизнес придерживаться утвержденных правил.

Особенности проверок кассовой дисциплины в 2023 году

Главные бухгалтеры нередко сами осуществляют проверку ведения кассовых операций. При этом производится инвентаризация кассы с составлением инвентаризационного акта, выявляются проблемные участки учета операций с наличными.

В связи с последними изменениями в законодательстве:

– с 2022 и в 2023 году действует так называемый мораторий на ряд проверок – плановых и внеплановых, в том числе на плановые проверки работы налогоплательщиков с контрольно-кассовой техникой, с 01.07.2023 перечень оснований для проведения внеплановой проверки ККТ расширен и дополнен новыми индикаторами риска.

Так, ФНС обратит внимание и может назначить внеплановую проверку ККТ, если:

• отсутствуют выданные чеки у организации с зарегистрированной онлайн-кассой в течение 60 дней и более;
• в течение месяца доля корректировочных чеков и БСО превысит 30 %;
• в течение месяца доля чеков возврата наличных превысит 30 %.

Проверка соблюдения кассовой дисциплины

ИФНС в 2022–2023 гг. проводит проверки кассовой дисциплины в соответствии с приказом Минфина РФ № 133н от 17.10.2011 по распоряжению руководителя ИФНС.

В ходе проверки должны быть предоставлены и изучаются проверяющими из ИФНС:

• кассовые документы, книги, журналы по учету операций с наличными денежными средствами за проверяемый период;
• фискальные отчеты;
• регистрационные документы и договоры на обслуживание ККТ;
• выданные БСО и связанные с ними документы о приобретении, уничтожении и учете;
• распоряжения на установление лимитов остатка денег в кассах предприятия на проверяемый период;
• отчеты подотчетных лиц.

Новые правила оплаты наличными с 2022 года

С 10 января 2021 года официально вступили в силу поправки в Федеральный закон №115-ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путём».

Закон направлен на ужесточение контроля над операциями с наличными, в том числе и по отношению к обороту розничной торговли. Причем новый регламент работы затрагивает не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей, и даже физических лиц.

Закон о наличных деньгах в 2022 году распространяется практически на все категории операций с наличкой, в том числе на транзакции цифровых финансовых активов, лизинговые сделки и даже на обычные почтовые денежные переводы.

Росфинмониторинг взял под контроль все денежные переводы через счета мобильных операторов. Любая операция снятия-пополнения средств на сумму более 100 000 рублей со счёта мобильного телефона будет подвергаться обязательному контролю. Аналогичная процедура финансового контроля предусмотрена и для почтовых денежных переводов (операции на сумму от 100 000 рублей и выше).

Радует, что на текущий момент никаких ограничений для граждан в части магазинных покупок не предусмотрено. Новые формы контроля распространяются только на переводы и операции по зачислению и снятию денег.

Кроме того, с 2022 года изменяются правила оплаты наличными через электронные кошельки («Ю-моней» (бывшие «Яндекс деньги»), PayPal, «QIWI кошелёк», WebMoney и тд.). Теперь банки обязаны передавать в ФНС информацию об открытии и закрытии электронных кошельков.

Материал отредактирован в соответствии с актуальными изменениями законодательства РФ 25.12.2021

Контроль налоговыми органами

Ранее контроль над соблюдением дисциплины возлагался на банки. Теперь это возложено на работников ФНС. Вот что проверяется во время выездной проверки кассовой дисциплины налоговыми органами 2020 года:

• осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями — для выявления сверхлимитных расчетов;
• порядок учета наличных в кассе, включая проверку фискальной памяти ККТ, — с целью обнаружения фактов неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;
• порядок хранения свободных денежных средств в кассе и сумму остатка — для проверки его соответствия лимиту кассы;
• порядок выдачи чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя в соответствии с нормами Фед. закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Порядок проверки кассовой дисциплины

Инспектор может контролировать порядок ведения кассы с любой периодичностью и неограниченное количество раз, т.е. теоретически даже каждый день. К тому же план проверок, утвержденный налоговой службы, не хранится в открытом доступе. Поэтому каждая организация и ИП должны быть готовы к проверке в любой момент.

На практике чаще всего контроль осуществляется раз в год, а для фирм, ранее замеченных в нарушениях – 2-3 раза в год. Инспектор выезжает на место, предъявляет поручение о проверке и сразу приступает к процедуре. Начать он может с осмотра кассового аппарата, после чего запрашивает оригиналы документов из следующего списка:

• паспорт на кассу;
• карточка регистрации;
• КМ-1, 4, 8;
• КО-1, 2, 4;
• авансовый отчет;
• книга учета расходов/доходов;
• оборот по счету;
• документы, в соответствии с которыми определен лимит наличных в кассе;
• иные первичные документы.

По результату проверки принимается решение и составляется акт. Там описываются выявленные нарушения и требования о погашении штрафа либо констатируется отсутствие таких нарушений.

Правила работы с кассой в 2021

Кассовые операции можно вести с применением автоматических устройств без участия работника. Деньги, изъятые из устройства, принимают по приходному ордеру, а для загрузки денег в устройство оформляют расходный ордер.

Такие автоматы должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех из следующих машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России:

• размеры, местоположение и визуальный образ в видимом диапазоне спектра элементов художественного изображения, надписей, числовых обозначений, номеров банкноты, защитной нити;
• поглощение инфракрасного излучения элементами оформления банкноты;
• магнитные свойства элементов оформления банкноты;
• люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
• отсутствие фоновой люминесценции бумаги банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
• люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием инфракрасного излучения.

Раньше в последний день выдачи зарплаты нужно было проставить в платежной ведомости отметку о депонировании не выданной в срок зарплаты. В новой редакции Указаний такого требования нет.

Что делать кассиру, если не вся зарплата выдана, зависит от того, установлен ли лимит по кассе, и если да, то превышен ли он. Если лимит установлен, в течение пяти дней (которые отведены для выплаты зарплаты) его можно превышать — в кассу приходят средства для выплаты зарплаты. После истечения этого срока снова становится актуальным требование соблюдать лимит. Если часть денег не выдали и лимит по кассе превышен, их нужно сдать в банк. Если лимит не установлен или не превышен, деньги можно оставить в кассе.

Порядок оформления операций с наличностью, картами и электронными платежными средствами установлен Центробанком России. Регулятор определил требования к приемке платежей, расходованию выручки, хранению наличных денег. Основными нормативными актами являются Указания № 3210-У от 11.03.2014 и № 4416-У от 19.06.2017 годов. Положение для предпринимателей и юридических лиц неодинаково.

Требование кассовой дисциплины	Организации	ИП
Лимит наличности	Обязательно устанавливается внутренним распоряжением	Не требуется
Передача излишков наличности в банк	Обязательно, за исключением дней выдачи заработной платы, поощрений персонала или оказания мер поддержки	Вся выручка поступает в полное распоряжение предпринимателя
Проведение операций	Руководитель, кассиры, бухгалтеры, уполномоченные соответствующим приказом	Предприниматель и ответственные наемные сотрудники
Оформление ордеров	Разрешено использование электронных расходных и приходных документов при наличии ЭЦП. Допускается совмещать традиционный бумажный и прогрессивный цифровой варианты. Оформлять первичную отчетность можно по фискальным данным
Учет поступлений в реестрах	Все платежи и возвраты регистрируют в кассовой книге. Отражению подлежат потоки денег между сотрудниками бухгалтерии	Если учет доходов и расходов ведется по правилам налоговой системы, кассовая книга не требуется
Прием выручки от работников	Оформляется приходный ордер и выдается квитанция
Выдача наличности	Составляется расходный кассовый ордер
Расчеты с подотчетными лицами	Основанием выдачи денег является распоряжение руководителя фирмы или предпринимателя. Указание дают в письменной произвольной форме. Заявление с работника брать необязательно, а отсутствие отчета по предыдущим авансам не признается препятствием

Центробанк РФ закрепил правило, согласно которому подписывать кассовые документы должен не только кассир-операционист, но и главный бухгалтер. Росчерк руководителя или предпринимателя нужен только при их непосредственной работе с ККТ. Пункт 4.4. Указаний обязывает участников расчетов снабжать кассиров специальными штампами. Это требование вступает в противоречие с нормами о свободе использования печатей. Специалисты рекомендуют выполнять предписание во избежание споров с налоговой инспекцией.

Учет денег в кассе и правила ведения кассовых операций

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Исполнять требования, связанные с соблюдением кассовой дисциплины, обязан весь персонал, в функции которого входит проведение операций по кассе.

Контроль за работой бухгалтерской службы, частью которой является операционная касса, осуществляет главный бухгалтер.

Руководитель (ИП) отвечает за ведение хозяйственной деятельности в целом.

Проведение проверок кассовой дисциплины находится в компетенции налоговых инспекций.

При проверке инспекторы обращают пристальное внимание на следующие документы:

• все бланки, оформляемые по кассовым операциям;
• приказ об утверждении кассового лимита;
• бухгалтерские регистры;
• авансовые отчеты;
• книги (журналы) по учету БСО.

За применением онлайн-касс налоговые органы осуществляют контроль следующим образом:

1. Проводят мониторинг и анализ данных (в том числе с помощью автоматизированных систем) с целью контроля учета выручки (резкое снижение уровня выручки у налогоплательщика – повод для пристального внимания проверяющих органов);
2. Проводят проверки использования ККТ, а также удаленные проверки операторов фискальных данных;
3. Проверяют выдачу покупателям чеков ККТ (БСО), в том числе и путем проведения контрольной покупки;
4. Запрашивают дополнительные сведения у налогоплательщика, в том числе через личный кабинет ККТ;
5. Получают полный доступ к фискальным данным в базе оператора ОФД;
6. Получают полный доступ к ККТ налогоплательщика для снятия информации с фискального накопителя.

Также инспекторы имеют право требовать любые документы, относящиеся к объекту проверки.

В результате проверки могут быть обнаружены следующие факты:

• превышение предельного размера расчетов наличными и кассового лимита;
• отражение поступившей выручки в неполном объеме;
• невыдача клиентам БСО и чеков ККМ;
• применение ККТ, не отвечающей установленным требованиям;
• несоответствие фактических остатков наличности в кассе суммам, заявленным в документах;
• необоснованно длительные сроки выдачи финансовых средств под отчет и пр.

Если в результате проведенной проверки инспекторы выявят нарушения, могут быть предъявлены штрафы согласно следующим статьям административного законодательства:

Кассовая дисциплина
п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ	4 000 – 5 000 руб. для должностного лица (ИП)
40 000 – 50 000 руб. для юр. лиц
Неприменение ККТ
п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ	25 – 50% от суммы платежа, принятого без применения ККТ, но не меньше 10 000 руб. – для должностного лица (ИП)
75-100% от суммы платежа, принятого без применения ККТ, но не меньше 30 000 руб. – для юр. лиц
Неприменение ККТ повторно, при сумме продаж без применения ККТ свыше 1 млн. руб.
п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ	1 – 2 года дисквалификации ответственного лица
до 90 суток – приостановление работы юр. лица (ИП)
Применение ККТ, не соответствующей требованиям
п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ	предупреждение или штраф 1 500 – 3 000 руб. для должностного лица (ИП)
предупреждение или штраф 5 000 – 10 000 руб. для юр. лица
Непредставление документов по требованию налоговых органов
п. 5 ст. 14.5 КоАП РФ	предупреждение или штраф 1 500 – 3 000 руб. для должностного лица (ИП)
предупреждение или штраф 5 000 – 10 000 руб. для юр. лица
Невыдача бумажного чека (отказ в передаче чека в электронном виде)
п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ	предупреждение или штраф 2 000 руб. для должностного лица (ИП)
предупреждение или штраф 10 000 руб. для юр. лица

Следует отметить, что привлечь к административной ответственности налогоплательщика возможно в течение двух месяцев с момента совершения нарушения.

И при однократном нарушении кассовой дисциплины субъект может избежать штрафов. Но такой факт неизбежно привлечет внимание налоговых органов и при обнаружении дополнительных недочетов в работе субъекта может спровоцировать проведение выездной проверки.

Нововведения 2023 года по подотчетным операциям ИП

Начиная с июля 2023 года в обороте применяются преимущественно электронные кассовые чеки. Подотчетные лица, приобретающие в интересах предприятия товары или услуги за наличные средства, должны прилагать к отчету распечатанные электронные кассовые документы. Предусмотрена проверка подлинности чеков. При возникновении сомнений официальный сайт ФНС позволяет воспользоваться сервисом «Проверка чека».

Порядок ведения электронного и иного документооборота определяет предприятие. Предусмотрены особенности оформления подочетных форм.

Условие	Описание применения	Дополнения
Реквизиты, необходимые при оформлении электронного чека на приобретение товаров	Продавец товаров обязан указать в чеке реквизиты покупателя (название и ИНН), страну происхождения товара, номер таможенной декларации, сумму акциза	Реквизиты предоставляются при наличии у покупателя доверенности от предприятия, подтверждающей правомочность представления интересов
Подтверждение полноты информации о товаре	Часть ИП, работающих на специальном режиме, предоставляют чеки без расшифровки номенклатуры и количества товара	При получении чека без выделения наименования товара необходимо предоставить дополнительный документ с расшифровкой данных
Возможность получения чека от самозанятых лиц	Самозанятые граждане также должны предоставить информацию об оказываемых услугах	При получении услуг у самозанятых лиц чек печатают из мобильного приложения «Мой налог»
Получение услуг с оформлением БСО (например, при получении в командировке услуги проживания в гостинице)	БСО, свидетельствующий о полученных услугах должен соответствовать требованиям по форме и набору реквизитов. БСО новой формы практически соответствует электронному кассовому чеку	Подотчетное лицо в составе оправдательных документов после 01.07.2023 не вправе предоставлять БСО в типографской форме, принятой ранее

Остальные требования к оформлению подотчетных операций не изменились. Выдача средств производится по распоряжению руководящего лица. Если подотчетная сумма используется самим предпринимателем, распоряжения и расходный кассовый ордер оформлять не требуется. Для предоставления отчета об истраченных средствах работнику предоставляется срок, отведенный учетной политикой.

Похожие записи:

• Как получить статус участника вов в пермском крае 2021
• Как защитить имущество от взыскания по кредиту?
• Каковы особенности взыскания алиментов на ребенка-инвалида?