Адаптация персонала: как помочь новичку влиться в работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Адаптация персонала: как помочь новичку влиться в работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Процесс поиска и адаптации нового сотрудника — это задача, которая порой занимает много времени и усилий. Ведь важно найти не только человека с нужными навыками, но и обеспечить его успешное включение в компанию.

4. Создайте психологически безопасные условия для работы

Со стрессовыми ситуациями сталкивается практически каждый сотрудник. Стрессы даже записали в число «эпидемий» XXI века.

Эмоциональный дискомфорт могут вызвать не только внешние факторы, но также язвительная критика действий со стороны коллег и руководства, осуждение, понукание, сплетни. Всё это делает работу неудобной, человек боится ошибиться, находится в постоянном напряжении.

Если стрессовые ситуации типичны для компании, новички обязательно это заметят. А если негативный эмоциональный груз свалится на них в первые дни работы, с большой вероятностью поспешат покинуть организацию.

Задача работодателя — создать на рабочих местах среду психологической безопасности.

Справка! Термин «психологическая безопасность» предложила профессор Эми Эдмонсон. Он предполагает, что рабочее место — это безопасная зона. Здесь можно совершать ошибки, рисковать и признавать уязвимости.

Сотрудник должен быть уверен, что всё, что им сказано или сделано, не будет использовано ему во вред. Конечно, если его действия не были вредоносными для команды.

Чувство психологической безопасности играет важную роль и служит ключом к эффективности команды. Оно может снизить ощущение стресса, желание покинуть рабочее место.

Помочь сотрудникам побороть стресс и почувствовать себя в психологически безопасной обстановке могут руководящие менеджеры. Для этого нужно:

• обеспечить постоянное открытое общение с каждым членом команды;
• продемонстрировать заботу, предложить дополнительную поддержку, наставничество и обучение;
• помочь сотрудникам переосмыслить стрессовую ситуацию, рассмотреть её как источник опыта, возможность для обучения и профессионального развития.

Начните с неформальных правил

Неформальные правила не подкреплены инструкциями или внутренними регламентами, но от них сильно зависит атмосфера в рабочей среде. Что к ним относят:

• Общение на «ты» с коллегами и непосредственными руководителями.
• Открытые доверительные разговоры с руководителями вне планерок и совещаний.
• Возможность проявить инициативу без страха, что высмеют или просто отмахнутся.
• Коллективные поздравления с днем рождения, рождением ребенка и другими значимыми событиями.
• Приглашение на корпоративное мероприятие жен/мужей (для коллективов с высокой долей семейных людей).
• Совместные походы на обед в соседнее кафе или чаепития в комнате отдыха.
• Поездки на природу на майские праздники или в день рождения компании.
• Коллективные занятия спортом или йогой.
• Посещение квест-комнаты раз в месяц.
• Эпизодическое угощение коллег кофе или свежей выпечкой из соседней пекарни.
• Прокачивание hard и soft skills, когда обучение воспринимается как естественный процесс, а не навязывается.

Пять вдохновляющих примеров от известных компаний: способы неформально поощрить сотрудников

• В Twitter проводят совещания на крыше офисного здания, бесплатно кормят в штаб-квартире компании, а еще выделили отдельное помещение для занятий йогой.
• Etsy поощряет женщин-разработчиков и выдает гранты на обучение в Hacker School, чтобы они могли совершенствовать свои технические навыки.
• В офисах Facebook есть специальные помещения, где могут отдыхать сотрудники, которые регулярно сталкиваются со стрессовыми ситуациями.
• В Quora предпочитают объединять новых сотрудников в пары с более опытными коллегами, и уже к концу недели первые готовы к самостоятельной работе над проектами.
• Scripps заботится о здоровье сотрудников и… тем делают массаж прямо на рабочем месте.

Работающие методы адаптации персонала в организации

1. Метод неформализованного сопровождения.

   Внедрение адаптации персонала таким путем наиболее эффективно, но только если проводятся мероприятия, направленные на решение конкретной задачи. Это метод предполагает ведение новичка, что, конечно, отнимает время.

   При составлении плана адаптации сотрудников менеджер по персоналу должен четко рассчитать, сколько времени потребуется для его реализации. При этом каждый аспект внедрения нового специалиста учитывают в рамках системы финансового поощрения. Менеджер по персоналу должен познакомить новичка с коллективом и рассказать об основных нюансах работы.

2. Метод проведения мероприятий.

   Задача менеджера по подбору персонала — организовать мероприятия, в рамках которых новичок мог бы лично познакомиться с другими сотрудниками. Такой подход улучшает взаимоотношения в коллективе. Через определенный период после прихода нового специалиста, как правило, организуют внеплановое посещение ресторана или торжество в честь именинников. В больших компаниях нередко организовывают мини-мероприятия для конкретных подразделений.

   Задача руководителя — подготовить новичка к корпоративу и дать определенные советы:

   • как лучше одеться, уместно ли будет шутить на мероприятии;

   • как выбрать тему и начать беседу;

   • нужно ли произносить на корпоративе тосты.

   Если традиции предприятия предполагают самопрезентацию, новичку следует помочь ее подготовить, а также порекомендовать, с кем побеседовать на мероприятии.

   Адаптировать нового сотрудника можно в рамках корпоратива в честь успешного завершения квартала или достижения запланированных целей в ушедшем месяце. Помните, перед мероприятием работника лучше заранее познакомить с коллективом. В противном случае праздник не доставит ему радости, а лишь заставит нервничать.

3. Метод корпоративного PR.

   В соответствии с ним составляют особый список требований к поведению в компании. Каждая организация формирует собственный перечень, в основе которого лежит специфика работы и принятая модель поведения персонала. Также в перечне может быть сказано о дресс-коде, трудовом графике и выходных, правилах организации рабочего места и проч.

4. Командный тренинг.

   Метод, в отличие от других, используют нечасто. К примеру, если персонал очень сплочен и дружен, то появление нового человека — профессионала в своей области — вызывает негатив. Благодаря командным тренингам снимается напряженность, а новый руководитель лучше понимает, какая система взаимоотношений сформировалась в коллективе.

   На командном тренинге каждый сотрудник может высказать претензии к новичку. Перед тренингом работников нужно проинструктировать, рассказав о нормах и правилах. Если все пройдет благополучно, межличностные отношения в коллективе улучшатся.

   Командный тренинг проводят в формате деловых игр или методом кейсов. Чаще всего компании приглашают для этого опытных коучей.

5. Методы организационной адаптации.

   Новичок должен понимать, что ему предстоит делать на своей должности. Если он усвоит основные правила и сможет грамотно выстроить отношения с персоналом, то быстро и легко адаптируется. Допустим, работник отправляется в командировку. В этом случае ему придется узнавать, как приобрести билет, где взять деньги, какие документы понадобятся. После знакомства с коллегами таких вопросов у него не возникнет.

6. Инструктаж в подразделениях.

   Новому специалисту предоставляют всю информацию о требованиях для каждого подразделения. В любом отделе есть свои правила, которым обязаны следовать все работники.

   Все требования необходимо зафиксировать на бумаге и структурировать так, чтобы любой работник мог их усвоить. Если сотрудник не воспримет правила, то наверняка потратит много времени на выявление нюансов в работе. Поэтому правила должны быть понятны для любого. Целесообразно привлечь к их разработке самих сотрудников.

   Об основных требованиях новому работнику лучше рассказать еще в ходе начального инструктажа. Впоследствии он сам узнает остальные правила работы в том или ином подразделении.

Какие ошибки в процессе адаптации персонала допускают руководители

• Руководитель не подготовил для новичка рабочее место. Наем и адаптация персонала должны быть продуманы. Не должно возникать ситуаций, когда новый специалист впервые приходит на работу, но из-за отсутствия рабочего места проводит время в комнате переговоров, столовой или в кабинете сотрудника, который в этот день не вышел.

• Новичку не провели экскурсию по офису. Многие руководители считают это важным, полагая, что новичку помогут освоиться другие сотрудники или же он все сам узнает. В результате человек стесняется о чем-либо спрашивать персонал и долго чувствует себя не в своей тарелке.

• Новому специалисту не рассказали об обучении, карьерном росте, мотивационных схемах (из чего формируется заработная плата, за что могут вычесть из премиальных, какие есть компенсации и т. д.).

Пример. Руководитель не сообщил новичку, что компания каждый месяц в субботу проводит тренинг для персонала его отдела. Когда коллеги накануне, в пятницу, сказали новому сотруднику «до завтра, увидимся на тренинге», он очень удивился. Впоследствии выяснилось, что работник не хочет проводить законный выходной на тренинге. Спустя немного времени он ушел из компании.

• В первый рабочий день новичка руководитель отсутствовал в офисе, а ответственного вместо себя не назначил. Сотрудник отдела по персоналу встретил нового работника и проводил его до рабочего места. Другой вариант — руководитель не представил новичка другим работникам, сочтя, что все сами познакомятся. В итоге — неприятие, общение на дистанции и т. д. Условия адаптации персонала должны быть благоприятными.

Пример. В маркетинговую службу пришла новая работница. Персонал был осведомлен о ее приходе, но когда именно она приступит к работе, не знали. В понедельник руководитель привел девушку в кабинет и посадил ее за пустой стол. Работники думали, что он познакомит ее с ними, но этого не случилось. На следующий день девушку также никому не представили. Все видели, что она общается с начальством, спрашивает о чем-то, но не разговаривает с другими работниками. Через какое-то время руководитель спросил у главного менеджера, почему коллектив не общается с сотрудницей, сказав, что уже устал вводить ее в курс дела. Когда он понял, что забыл познакомить девушку с коллегами, то очень удивился. Именно из-за этого упущения сотрудники не общались с ней.

• Новичку не рассказали о взаимоотношениях в коллективе. Очень часто новым сотрудникам не сообщают о традициях в их подразделении и именно это становится причиной плохой коммуникации с коллегами.

Пример. Каждую пятницу после работы сотрудники отдела проводили неофициальное совещание, на котором подводили итоги недели и рассказывали друг другу последние новости за чашкой чая. Каждый приносил с собой что-нибудь вкусное. Но новичок об этой традиции не знал. И, когда все отправились на совещание, он ушел домой, подумав, что раз рабочий день завершился, то и на это неофициальное мероприятие идти необязательно. Коллеги решили, что он «много о себе думает» и безответственно относится к работе. А сам новичок в результате не узнал все важные новости.

• Нового сотрудника перегрузили информацией в виде справочников, каталогов, учебников, интернет-ссылок и других источников данных о специфике компании, производственном процессе, продукции и услугах и т. д., чтобы он быстро это осваивал.

• Руководитель ставит перед новичком труднодостижимые задачи. Из-за этого новый сотрудник сильнее переживает и демонстрирует не лучшие результаты.

• Между начальником и новичком нет обратной связи. Руководитель не следит, в каком настроении сотрудник, нравится ли ему работа, коллектив, насколько его ожидания от фирмы совпадают с реальностью и проч.

Основные «ступени» адаптации

В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.

1. Информационный этап. Чтобы помочь человеку, нужно сначала узнать, в чем именно ему требуется помощь. На первой ступени необходимо собрать информацию об опыте самого работника, уровне его знаний, подготовленности. Даже при высоком значении этих показателей непривычные факторы проявятся в той или иной сфере, что поможет выявить самые «проблемные» моменты, которым и следует уделить первоочередное внимание при адаптации. Это может быть как производственный процесс, так и коммуникативные моменты.
2. Выбор курса. Это первичная ориентация сотрудника на новом месте. Ему нужно как бы «проложить фарватер» в незнакомом ему русле новых обстоятельств. На этом этапе работнику необходим инструктаж, практическое ознакомление его с новыми обязанностями, требованиями, нормами. На практике используется стажировка, наставничество, кураторство или просто непосредственное участие руководства и коллег. Деятельность программ по адаптации происходит в большинстве именно на данной ступени.
3. Включение в деятельность. Получив первичный набор по адаптации, сотрудник начинает его «обкатывать» в реальных условиях, непосредственно включаясь в производственную деятельность и межперсональное общение. Поначалу процесс будет сопровождаться напряженностью и, возможно, ошибками, но по мере продвижения, адаптация наберет обороты. Именно на данном этапе происходит «переломный момент» адаптации – у сотрудника получится приспособиться к новым условиям или же он примет решение оставить эти попытки.
4. «Стань своим среди своих — или уходи». Пример успешного прохождения адаптации, когда сотрудник полностью вливается в жизнь и общение внутри организации, выполняя производственные функции и поддерживая коммуникацию с коллегами. На практике, при спонтанной адаптации 4 уровня сотрудник достигает к концу первого рабочего года, при профессиональной помощи на него возможно выйти уже спустя несколько месяцев. В случае, если адаптация не удалась, последним этапом может стать увольнение.

Как влиться в коллектив

✔️ Придерживайтесь традиций. Присоединяйтесь, когда сотрудники скидываются на подарки, покупают сладости к чаю или вместе ходят на обед. Если что-то сильно противоречит вашей точке зрения, мягко отказывайтесь, но не осуждайте.

✔️ Не сплетничайте. Когда что-то не нравится, говорите прямо. Не обсуждайте никого за спиной, даже если коллега сам поднимает тему. Иначе есть риск раздуть конфликт или настроить против себя команду.

✔️ Не ведите себя вызывающе. Не хвастайтесь достижениями с прошлой работы или дорогими вещами. Не влезайте в задачи коллег, если они этого не просят. Лучше больше слушайте и наблюдайте, чтобы оценить обстановку.

Помните: коллеги оценивают новенького не только по уровню профессионализма, но и по личным качествам.

✔️ Соблюдайте принятые правила. Это может быть деловой стиль одежды, беззвучный режим телефона, субординация.

✔️ Узнайте, кто в коллективе лидер. Часто есть сотрудник, с которым общаются почти все. Возможно, это самый опытный член команды или тот, кто всем помогает. Постарайтесь наладить контакт с этим человеком и заручитесь его поддержкой.

✔️ Не пытайтесь понравиться всем. Не обращайте внимания на тех, кто вас намеренно игнорирует. Во-первых, нельзя понравиться каждому. Во-вторых, навязчивость никому не идет на пользу. В-третьих, со временем люди могут изменить свое мнение сами.

Что может пойти не так в адаптационный период

😨 Не сориентируетесь в новой обстановке. Например, ошибетесь в кабинетах — хотели зайти к юристам, а попали к бухгалтерам. Забудете, где сидит начальник, как включить принтер, кому отнести договор на подпись. Ничего страшного. Со временем вы всё запомните, а пока осваиваетесь — просите помощи.

😨 Не хватит знаний и практического опыта. Не будете знать, как выполнить задачу. Успокойтесь. Честно скажите, что у вас нет опыта, и попросите совета. Вам дадут наставника или объяснят, как быть.

Помните: вы на испытательном сроке. Что-то будет получаться лучше, что-то — хуже. Если руководитель увидит потенциал, он оставит вас в штате, несмотря на ошибки.

😨 Не наладите отношения с коллективом. Не переживайте, когда никто не зовет на обед, не общается в перерывах или если просто не замечают — коллегам тоже нужно время, чтобы привыкнуть. Если кто-то всё же пригласит вас на обед или попросит с чем-то помочь — не отказывайтесь.

Основные подходы к адаптации

Компании применяют в своей работе один из трех основных подходов к адаптации сотрудников:

• оптический

Компания особо не вовлекается в процесс адаптации, а наблюдает, как сотрудник будет самостоятельно справляться со своими обязанностями и вливаться в коллектив. Новичка не обучают, а просто после какого-то определенного времени работы решают, что с ним дальше делать – справился ли он с обязанностями, какой зарплаты достоин и стоит ли работать с ним дальше. Такие организации уверены, что в любой момент без труда найдут отличных специалистов. В них часто есть текучка кадров, потому что новички чувствуют себя «брошенными», ненужными, мотивация снижается, они начинают хуже работать и в итоге уходят искать другое место.

• армейский

По сути, компания выбирает лучших из лучших, устраивая проверку новичка на прочность. Только что пришедший специалист не получает четких инструкций и наработок, зато перед ним сразу ставят сложные цели, которых он должен достичь за время испытательного срока. Справился – хорошо. Не справился – ищут нового специалиста. Армейский подход в адаптации часто приводит к тому, что человек за испытательный срок так устает, что, став полноценным членом команды, стремится отдохнуть, отлынивает от новых задач или увольняется.

• партнерский

Для чего нужна адаптация персонала

Адаптация требуется для создания максимально комфортных условий работы. Она подразумевает целый комплекс процедур, направленных на устранение различного рода сложностей при вхождении нового человека в коллектив.

Адаптация:

• Повышает уверенность в себе.

  Человек лучше работает, если знает, что может получить совет у коллег, воспользоваться их поддержкой.

• Позволяет проявить свои способности.

  Отсутствие строгих рамок и ограничений, а также поддержка со стороны коллег и начальства позволяет каждому сотруднику проявить все свои лучшие стороны. Он может усовершенствовать имеющиеся технологии и предложить новые, разработать эффективные методики увеличения клиентской базы и т. д.

• Помогает компании получить максимальную прибыль.

  В слаженном коллективе всё работает как швейцарские часы — без перебоев и сложностей. Взаимопомощь в таких ситуациях — основа трудовой деятельности, ведь каждый сотрудник стремится помочь друг другу, чтобы достичь наилучшего результата.

• Эффективно борется со сложностями взаимодействия с персоналом.

  В большинстве случаев HR выбирает такие методы адаптации, при которых каждый специалист находит свою работу вторым домом, в котором его понимает каждый. В этом и заключается особенность трудовой деятельности управляющего персоналом.

Цели адаптации персонала можно сформулировать следующим образом:

• Грамотное распределение рабочей силы с учетом компетенций и профессионализма работников. Это позволяет компании повышать качество продукции и услуг, занять новые позиции на рынке, обойти конкурентов.

• Минимизация возможности появления психологической травмы. При проведении правильной адаптации люди не будут испытывать психологические проблемы, а эйчар сможет исключить всевозможные неприятные последствия в виде психосоматических нарушений, которые прямо или косвенно будут влиять на работоспособность.

• Возможность сформировать кадровый резерв. Специалисты, хорошо справляющиеся с поставленной перед ними задачей, могут претендовать на продвижение по карьерной лестнице, повышение в должности, увеличение дохода.

Это лишь основные моменты, которые следует учитывать при подготовке и проведении адаптации. Важно помнить, что система или программа реализации должна быть подготовлена лучшим образом. Только так навык персонала будет раскрыт в полной мере, а компания сможет достичь лучшего результата.

Какие виды адаптации персонала существуют

Выделяют несколько типов классификаций адаптации работников:

С учётом опыта нового сотрудника адаптация может быть:

• первичной. Человек только получил диплом, ещё нигде и никогда не работал;

• вторичной. Сотрудник имеет стаж трудовой деятельности. У него есть определенные представления о том, что и как ему предстоит делать.

Но приведённая выше классификация я не принимает в расчёт реалии, предлагаемые новому работнику. С учётом этого фактора выделяют следующие виды адаптации персонала:

• профессиональная.

  Работодателю предстоит проверить имеющиеся у сотрудника компетенции, дать ему знания, необходимые для работы;

• производственная.

  Работник узнаёт, с каким оборудованием ему предстоит работать. Обязательно проводятся инструктажи по ОТ и ТБ;

• социальная. Не менее важно стать частью коллектива, влиться в него;
• финансовая.

  Смена компании-работодателя или даже должности в большинстве случаев сопряжена с изменением доходов. Где-то приходится корректировать и расходы, например, приходится делать пересадку с метро на автобус. Либо в новой компании больше платят, но не предусмотрена компенсация обедов;

• психофизиологическая.

  Например, на работу необходимо теперь приезжать на час раньше. Из-за этого меняется режим сна и отдыха. В новой компании могут быть и иные требования к внешнему виду.

Почему компаниям выгодно адаптировать сотрудников

Комфорт для нового сотрудника, который ему обеспечивает работодатель на этапе адаптации, экономически выгоден. Адаптация помогает:

• снизить текучесть кадров в первые месяцы после трудоустройства и сэкономить бюджет на подбор новых специалистов;

• увеличить прибыль, которую будет приносить сотрудник;

• сократить количество ошибок новичка;

• обеспечить быстрый старт выполнения непосредственных обязанностей — без адаптации сотрудник будет тратить дорогой временной ресурс на то, чтобы искать необходимую для работы информацию, преимущественно техническую, а не на решение рабочих задач.

Этапы адаптации нового сотрудника

Организационная, психологическая и профессиональная адаптация проходят параллельно. Выделяется несколько этапов адаптации с точки зрения хронологии событий.

Этап 1. Ознакомление. Длится в среднем от двух недель до трех месяцев, в зависимости от специфики компании, должности и психологических особенностей сотрудника. На этом этапе новичок знакомится с командой, корпоративной культурой, целями, задачами. Оценивает, совпали ли его ожидания с тем, что компания предлагает.

Этап 2. Приспособление. Средняя продолжительность этапа — от одного месяца до одного года, она зависит от уровня ответственности специалиста, сложности работы, атмосферы в коллективе. Сотрудник обучается действовать по правилам компании, справляться со своими обязанностями, показывать те результаты, которых от него ждут.

Этап 3. Ассимиляция. Наступает в среднем через полгода – год, начиная с момента, когда человек поступил на работу. Сотрудника принимает коллектив, и он чувствует свою ценность, осознает место в команде и компании. Выходит на уровень высокой эффективности, приносит прибыль работодателю, совершенствует профессиональное мастерство.

📌 Совет
Систему адаптации следует наладить такую, чтобы она способствовала успешной ассимиляции каждого работника.

Из-за чего возникают сложности с привыканием к новому коллективу? На это влияют несколько факторов:

• Сильная привязанность к привычной атмосфере и коллегам. Чувство, что ты чужой, во время смены школы, переезда в новый дом, ухода из коллектива, который стал второй семьёй. Боязнь перемен и изучения чего-то неизвестного наводит нас на мысли, что изменения полностью уничтожат наше прошлое.
• Принижение своего достоинства. Создаётся ощущение, что новый коллектив слишком хорош для вас. Такие размышления возникают из-за низкой самооценки, завышенных ожиданий от новых коллег и стремления быть тем, кем ты не являешься. Чаще всего с подобным сталкиваются перфекционисты, люди с синдромом отличника, которые не видят границы идеальности. Они считают, что новый коллектив будет воспринимать их не за человеческие качества, а за успехи в работе, учёбе и прочее.
• Человек превозносит себя над коллективом. Подобная ситуация тоже появляется из-за слишком высоких ожиданий, возникающих в наших головах. Эгоистичное отношение к другим людям говорит о том, что у человека недоразвитая самооценка. В подобной ситуации новые знакомые оцениваются очень субъективно: даже самый незначительный факт может привести к унижению и оскорблению другого человека.

Похожие записи:

• Как уехать на бесплатную стажировку во Францию?
• Льготы пенсионерам в 2023 году
• Льготы и гарантии для людей с инвалидностью