Как написать заявление правильно
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать заявление правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Простыми словами, что такое заявление — это письменное обращение, в котором автор — заявитель сообщает что-либо адресату или просит его о чем-либо. Такая форма общения очень распространена в деловом обороте.
В каких случаях составляют заявления
В ОКУД 1 названы три разновидности кадровых заявлений, оформляемых в рамках документирования трудовых отношений:
- заявление о переводе на другую работу,
- заявление об увольнении,
- заявление о предоставлении отпуска.
Однако список ситуаций, при которых оформляются заявления, значительно шире. Они используются в кадровой деятельности с целью фиксации инициации работником того или иного кадрового действия.
Некоторые действия строго требуют оформления заявления работника. Например, увольнение «по собственному желанию» не может быть осуществлено без отражения этой инициативы в виде письменного заявления. И об этом прямо говорит ст. 80 ТК РФ: «работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении».
Заявление должно оформляться и в других случаях, прямо названных в ТК РФ. Как правило, эти ситуации предполагают какие-либо действия работодателя, совершаемые с целью реализации прав работника и в интересах работника. Например, заявление составляется, если работник просит:
- оформить новую трудовую книжку в связи с утратой, повреждением предыдущей (ст. 65 ТК РФ);
- выдать трудовую книжку или копии документов, связанных с работой (ст. 62 и 84.1 ТК РФ);
- предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск (например, до истечения шести месяцев со дня трудоустройства у данного работодателя) или разбить его на определенные части (ст. 122 ТК РФ);
- продлить или перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ);
- предоставить отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
- предоставить перед увольнением дни неиспользованного отпуска вместо денежной компенсации за них (ст. 127 ТК РФ);
- заменить часть отпуска (превышающую 28 календарных дней) денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ);
- оплатить труд частично в неденежной форме (ст. 131 ТК РФ);
- перевести оплату труда в безналичном виде на определенные реквизиты (ст. 136 ТК РФ).
Порой работодателю необходимо получить согласие работника: на перевод, на отзыв из отпуска, на направление в командировку (для некоторых категорий работников) и в других случаях. Как правило, необходимость такого согласия закреплена законодательно (например, в ст. 72.1 ТК РФ говорится о согласии на перевод). При этом закон не определяет вид документа, с помощью которого согласие работника должно быть оформлено. Заявления в этих ситуациях, хотя по смыслу и не отражают суть такого действия, как «согласие», но очень часто применяются как наиболее понятная и привычная форма взаимодействия работника и работодателя. Когда необходимо письменно зафиксировать согласие работника, можно оформить и другой документ – уведомление в двух экземплярах; на экземпляре работодателя просят работника собственноручно написать свое согласие, поставить подпись и дату.
Заявление может оформляться в самых разных ситуациях, а не только в оговоренных законодателем случаях, например:
- о внесении изменений в состав персональных данных работника,
- внесении сведений в трудовую книжку по основному месту работы,
- предоставлении дополнительных дней к отпуску за сверхурочную работу,
- предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска перед отпуском по беременности и родам и др.
Часто практикуют составление этого документа с целью предварительного согласования кадрового действия с работником перед получением резолюции руководителя. Например, заявление о приеме на работу может не оформляться, однако на практике его порой просят составить. Заявление в этом случае подкладывается к трудовому договору работника до его подписания, и на нем проставляются визы заинтересованных должностных лиц и фиксируется решение руководителя о дате приема, особых условиях и пр.
Особенности оформления
Форма заявления законом не определена. Однако любой вид документа составляется более или менее одинаково. В нем должны присутствовать обязательные реквизиты:
- Название документа («Заявление на…»).
- Дата составления.
- Регистрационный номер.
- Информация о получателе: наименование, адрес и прочее.
- Информация о заявителе: ФИО, адрес, должность, телефон.
Заявление должно также соответствовать общим требованиям:
- Текст может быть составлен как от руки, так и с помощью ПК.
- Если это письменное заявление, должна быть подпись, поставленная вручную.
- Текст нужно писать ручкой с одной и той же пастой.
- Исключены ошибки, помарки, исправления и зачеркивания.
- Текст носит деловой стиль. Исключен сленг и мат, излишняя эмоциональность.
При составлении заявления следует быть лаконичными. Однако текст не должен быть тезисным. Из него должно быть все понятно. Нельзя допускать формулировок, которые можно толковать двояко.
В каких случаях пишется заявление
Эта форма документа используется во многих сферах деятельности человека и множестве жизненных ситуаций. Граждане обращаются в письменной форме в государственные органы, в правоохранительные органы, в частные и государственные компании и учреждения.
Например, они пишутся:
- на выдачу паспорта, загранпаспорта или любой другой официальной бумаги;
- на оказание государственной услуги;
- на предоставление путевки в санаторий или места в детском саду.
Типичный пример — заявления, которые пишутся при решении трудовых вопросов: большинство вопросов с работодателем, начиная с трудоустройства и заканчивая увольнением, решаются с помощью письменных обращений.
По желанию работника:
в трудовую книжку по месту основной работы вносятся сведения о работе по совместительству (ст. 66 ТК РФ);
определенной категории – в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для работника время (ст. 123 ТК РФ);
сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха (ст. 152 ТК РФ);
за работу в выходной или нерабочий праздничный день может быть предоставлен другой день отдыха (ст. 153 ТК РФ);
осваивающего имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры, а также программы среднего профессионального образования по заочной и очно-заочной формам обучения, на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации устанавливается рабочая неделя, сокращенная на 7 часов (ст. 173, 174 ТК РФ);
осваивающего программу подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения, на последнем году обучения дополнительно предоставляется не более 2 свободных от работы дней в неделю без сохранения заработной платы (ст. 173.1 ТК РФ);
предоставляется день отдыха за день сдачи крови, если он в день сдачи вышел на работу или день сдачи пришелся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, выходной или нерабочий праздничный день (ч. 2, 3 ст. 186 ТК РФ);
присоединяют день отдыха за день сдачи крови к ежегодному оплачиваемому отпуску или работник использует его в другое время в течение года после дня сдачи крови и ее компонентов (ч. 4 ст. 186 ТК РФ);
усыновившего ребенка, предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (ч. 2 ст. 257 ТК РФ), если ребенка усыновит женщина – предоставляется отпуск по беременности и родам (ч. 4 ст. 257);
предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу женщины за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное время одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
Как уже было сказано, Трудовым кодексом предусмотрена подача работником «заявления» и «письменного заявления». Заявление – это, по сути, личная просьба работника, направленная на реализацию его трудовых прав. И в тех случаях, когда просьба работника облекается в письменную форму, создается документ – заявление. В Трудовом кодексе предусмотрена подача заявления при необходимости:
1. Предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ).
2. Снижения норм выработки беременным женщинам в соответствии с медицинским заключением или перевода на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, а также перевода на другую работу женщин, имеющих детей в возрасте до 1,5 лет, в случае невозможности выполнения ими прежней работы (ст. 254 ТК РФ).
3. Предоставления женщинам отпуска по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ).
4. Предоставления отпуска по уходу за ребенком (ч. 1 ст. 256 ТК РФ).
5. Предоставления во время отпуска по уходу за ребенком работы на условиях неполного рабочего времени (ч. 3 ст. 256 ТК РФ).
6. Присоединения перерывов для кормления ребенка к перерыву для отдыха и питания либо их переноса на начало или конец рабочего дня (смены) с соответствующим его (ее) сокращением (ст. 258 ТК РФ).
7. Возмещения стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска, если работник трудится в районах Крайнего севера или приравненных к ним областях (ст. 325 ТК РФ).
Случаев, когда работнику нужно подать письменное заявление, Трудовым кодексом установлено больше всего, представим их в таблице.
|
№ |
Случаи подачи письменного заявления |
Норма ТК РФ |
|
1 |
Выдача работнику трудовой книжки в целях обязательного социального страхования |
Статья 62 |
|
2 |
Выдача работнику заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой |
Статья 62 |
|
3 |
Оформление работнику новой трудовой книжки в случае ее отсутствия в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине при приеме на работу |
Статья 65 |
|
4 |
Увольнение работника по собственному желанию |
Статья 80 |
|
5 |
Выдача работнику документов, связанных с работой, при увольнении |
Статьи 80, 84.1 |
|
6 |
Несогласие работника с отказом работодателя исправить или исключить его неверные персональные данные |
Статья 89 |
|
7 |
Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска работника на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата времени отпуска либо он своевременно не был предупрежден о начале отпуска |
Статья 124 |
|
8 |
Замена части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией |
Статья 126 |
|
9 |
Предоставление работнику неиспользованного отпуска при увольнении |
Статья 127 |
|
10 |
Предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы |
Статья 128 |
|
11 |
Оплата труда в неденежной форме (в размере не более 20 % зарплаты) |
Статья 131 |
|
12 |
Получение работником зарплаты безналичным способом или замена кредитной организации, куда работодатель переводит зарплату |
Статья 136 |
|
13 |
Замена выдачи работникам молока за труд во вредных условиях компенсационной выплатой |
Статья 222 |
|
14 |
Возмещение работнику ущерба работодателем |
Статья 235 |
|
15 |
Продление срока действия срочного трудового договора с беременной в случае его истечения до окончания отпуска по беременности и родам |
Статья 261 |
|
16 |
Предоставление 4 дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами |
Статья 262 |
|
17 |
Предоставление 1 дополнительного выходного дня в месяц без сохранения зарплаты женщине, работающей в сельской местности |
Статья 262 |
|
18 |
Предоставление ежегодного дополнительного ��тпуска, присоединение его к основному оплачиваемому, использование отдельно или по частям работникам, перечисленным в статье |
Статья 263 |
|
19 |
Предоставление выходного дополнительного дня ежемесячно одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), работающему в районе Крайнего Севера или в приравненной к нему местности и имеющему ребенка в возрасте до 16 лет |
Статья 319 |
|
20 |
Перечисление на счет профсоюзной организации членских профсоюзных взносов из зарплаты работника |
Статья 377 |
Этап третий — приказ о приеме на работу
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Если вы устраиваетесь на работу, как писать заявление? Образец, размещенный в нашей статье, поможет сделать это без ошибок. Порой от того, насколько корректно написан документ, зависит решение руководителя предприятия или рекрутера. Заявление о приеме на работу требуют не все работодатели. Есть случаи, когда договоренность между соискателем и начальником составляется устно. Это не совсем правильно. Именно на основании вердикта руководства, проставляемого на заявлении, человек оформляется на работу. В дальнейшем документ может учитываться при расчете отпуска или начислении денежных средств.
Согласно ФЗ № 79 от 27.07.2004 года, необходимо предъявлять заявление работодателю в случае трудоустройства на гражданскую службу перед заключением контракта.
Обращение за защитой в правоохранительные органы
Нередко в жизни возникают ситуации, когда надо защитить себя от мошенников, других нарушителей закона. В этом случае приходится обращаться в полицию и писать заявление. Образец составления такого документа представлен ниже. При подаче данной бумаги важно помнить, что ни в коем случае не следует писать то, с чем вы не согласны, даже если в дежурной части участка согласились помочь составить обращение.
Заявление в правоохранительные органы имеет такую же структуру, как и другие подобные документы. Только в описательной части указывается суть обращения. К примеру, можно написать так: «На основании ст. 145 УПК прошу возбудить уголовное дело…».
В заявлении обязательно должны иметься данные, которые позволяют идентифицировать заявителя. В противном случае оно не будет рассматриваться. Если есть документы, которые подтвердят правоту слов заявителя, то их копии необходимо приложить. В обязательном порядке после изложения сути обращения необходимо написать: «Приложения». В них указывается перечень всех документов.
В самом конце рекомендуется написать фразу о том, что заявитель предупрежден об уголовной ответственности по ст. 306 УК за заведомо ложный донос. Документы можно отправить по почте с уведомлением.
Всех этих правил следует придерживаться при обращении в прокуратуру и другие надзорные органы.
Несколько заключительных советов
Можно выучить требования, как писать заявление, но при устройстве на работу сразу же настроить работодателя против своей кандидатуры, если не следить за грамотностью изложения. Грамматические ошибки в официальном документе говорят о личности заявителя. Если предстоит подготовить документ в вышестоящую организацию, его лучше напечатать, чтобы воспользоваться помощью программ, проверяющих грамотность.
Следует избегать излишней подробности. Необходимо сознавать, что сам прокурор, директор организации или руководитель любого ранга вряд ли будут заниматься изучением вопроса лично и подготовкой ответа. Им необходимо лишь понять суть просьбы, чтобы правильно определить, кому его нужно отдать в работу в соответствии с их компетенцией.
Сложные вопросы необходимо дополнять документами, которые помогут разобраться в проблеме.
Выписки из документов
Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.
Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.
Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.
Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.
Справки и другие документы
Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.
При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.
Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.
Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР – не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).
А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.
Муниципальное учреждение
здравоохранения «Поликлиника № 2»
(МУЗ «Поликлиника № 2»)
г. Пермь 20.12.2013
Выписка из трудовой книжки
Болотовой Л. И.
Трудовая книжка АТ-IX № 5261347
Фамилия Болотова
Имя Лариса
Отчество Ивановна
Дата рождения 20 апреля 1985 г.
Образование высшее
Профессия, специальность врач
Дата заполнения 08 мая 2011 г.
Подпись владельца книжки Болотова
Подпись лица, ответственного
за выдачу трудовых книжек Мороз
МП
| №
записи |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
|
Муниципальное учреждение |
|||||
|
здравоохранения «Поликлиника № 2» |
|||||
|
(МУЗ «Поликлиника № 2») |
|||||
| 3 | 15 | 07 | 2012 |
Принята на должность |
Приказ от 15.07.2012 |
|
врача-терапевта. |
№ 21-к |
Заявление на отпуск, как и любое другое, начинается с заполнения «шапки». Так как такой документ служит обращением внутри организации, то здесь указываются должность ответственного сотрудника, наименование подразделения или самого предприятия, ФИО должностного лица. Потом уже со слова «от» ваша должность, ФИО.
Суть самого текста будет сводиться к периоду, когда планируется отпуск. Выглядит это примерно так:
«Прошу предоставить мне очередной отпуск с 03.05.2016 по 16.05.2016».
Даты проставляются включительно начала и конца отпуска. Если в этот период попадают праздники, то лучше написать с какого числа вы планируете отдыхать и указать количество календарных дней: «с 03.05.2016 г. на 14 календарных дня».
Оформляя отпуск за свой счет, нужно вместо фразы «очередной отпуск» написать «отпуск без сохранения заработной платы» и также проставить даты. Ниже указывается дата составления и подпись.